Service 360 CRM

Versión 21.0.1

Operación

Contenido

 

CRM POSTVENTA 

Creación de Citas

Identificar Citas para vehículos que pertenecen a una Flotilla.

Dentro de Multimarca en GestiónArchivos de tallerMatrículas, entrando a modo ficha tenemos el campo llamado Tipo Venta:

En este campo se define si este automóvil pertenece a una FLOTILLA.

Con esta configuración desde Multimarca, dentro de WEB en CRM POSTVENTACitas, si seleccionamos una matrícula que tenga el identificado de tipo de venta Flotilla, al seleccionar la sección únicamente nos mostrará la sección previamente configurada en el sistema, en este ejemplo tenemos la sección de H.T. FLOTILLA.

Esto ya que se identificó que esta matrícula pertenece a una Flotilla.

Si este mismo vehículo entra por una garantía, se habilitan todas las secciones para poder seleccionar la que corresponda a Garantía.

Después de reservar el tiempo del Asesor y asignar el trabajo a los técnicos, en la sección de Datos básicos de la orden, en el campo de Sección, nos muestra todas las secciones para poder seleccionar la de garantía.

Lo mismo sucede si el vehículo no tiene asignado el tipo de venta como FLOTILLA desde la matricula, nos habilita todas las secciones.

Control Citas Servicio

Visualizar los comentarios ingresados desde las Citas de Servicio.

Al ingresar comentarios ya sea en Citas, Citas rápidas desde Citas o desde la opción de Citas rápidas, no se visualizaban en la opción de Administrador.

Al crear una Cita desde CRM POSTVENTACitas, dentro de la pantalla donde se ingresan los trabajos a realizar se ingresa el comentario de lo que el cliente Reporta, si se ingresa información aquí, esta se va a la pantalla en la cual se hace la programación de los trabajos del técnico y se reserva el tiempo del asesor.

En la parte inferior de la pantalla se muestra el comentario ingresado previamente o si no se ingreso nada desde la pantalla anterior se puede ingresar el comentario del cliente aquí.

Ya ingresado el comentario del cliente y guardada la cita, nos vamos a CRM POSTVENTAControl Citas ServicioAdministrador, en esta pantalla nos muestra por default las citas del día, en esta lista hay un botón con el nombre de Ver.

Al oprimir este botón, nos muestra el detalle de la cita, en esta pantalla en el campo de Comentarios no estaba mostrando información aun ingresada desde la cita.

En el caso del proceso de CitasCitas Rápidas, es el mismo proceso, nada mas que en este proceso el comentario se ingresa al reservar el tiempo del Asesor.

Para el caso de Citas Rápidas, desde CRM POSTVENTACrear cita rápida, es el mismo proceso que una cita rápida desde citas.

Revisamos en la opción de Administración y se observa que las diferentes citas creadas, muestran los comentarios ingresados.

Checklist

Para un mejor funcionamiento de los Checklist, se creo la configuración y mantenimiento y que el usuario final no dependa de solicitar el requerimiento a desarrollo. Este modulo se integra de la creación de la cabecera y la creación del detalle del Check List.

Configuración de cabecera Checklist.

Para poder accesar al Mantenimiento de Checklist, tenemos que accesar a Ajustes de concesionaria.

El entrar a esta opción nos deja en la sección de general, en esta se localiza un botón con el nombre de Mantenimiento de Checklist.

Si se oprime este botón nos mostrara los Checklist que tenemos configurados, en el cual nos pone el orden, nombre, empresa a la que pertenece, ubicación, estatus y las opciones disponibles.

Para la creación de un nuevo Checklist se oprime el botón de Nuevo Checklist , que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Al oprimir este botón nos abre la pantalla para poder configurar un nuevo Checklist.

Lo primero que hay que definir es el Nombre del Checklist, este no tiene ninguna validación especial, es el nombre que se requiera.

Ubicación= Aquí tenemos dos opciones, Recepción Activa o Citas Servicio.

Recepción Activa= Significa que se podrá visualizar únicamente en la Recepción activa al realizar la recepción de las citas programadas o después de haber realizado la recepción si entramos a Recepciones en Proceso se puede hacer el llenado del Checklist.

Citas Servicio= Si seleccionamos esta opción el Checklist únicamente se podrá visualizar al crear una cita de servicio, cabe mencionar que únicamente se puede tener un Checklist con este esquema.

Tipo O.R.= En este campo se puede seleccionar la sección o secciones a las cuales se va a mostrar únicamente el Checklist, ejemplo únicamente requiero que se vea en las ordenes de tipo de Garantía, seleccionamos este tipo de OR.

 

Si no seleccionamos ningún tipo de OR significa que aplica para todas sin hacer algún filtro. 

Únicamente aplica para Recepción ya que en las citas no se tiene tipo de orden hasta que se concluye con el grabado de la cita y se tiene el tipo hasta ese momento.

Tipo O.R. excluir= Podemos seleccionar algún tipo de OR que se requiera Excluir, como por ejemplo H.T. FLOTILLA. Al crear una recepción si el tipo es H.T. FLOTILLA, el Checklist no se mostrará ya que está excluida.

Si no seleccionamos ningún tipo de OR significa que no se excluirá ningún tipo de orden. 

Únicamente aplica para Recepción ya que en las citas no se tiene tipo de orden hasta que se concluye con el grabado de la cita y se tiene el tipo hasta ese momento.

Posición= Este campo es para definir qué posición se va a presentar el Checklist al momento en que se llega a esta opción.

Habilitado= Si requerimos que se muestre este Checklist al realizar una cita o recepción es necesario que este habilitado este botón, de lo contrario estará creado pero no se mostrará ni en citas como en recepciones.

Incluye Diagrama= Este campo sirve para que al momento en que se realice la creación del formato del Checklist incluya el diagrama que seleccionemos. Cuando habilitamos este check nos abre un campo para poder seleccionar el diagrama que vamos a incluir.

Puede ser Diagrama general del vehículo, Interior del vehículo y Reporte de fallas.

Incluir Detalle O.R.= Si se marca este check al generar el formato del Checklist incluye el detalle de la Orden, como son los trabajos a realizar.

Incluir Nivel Combustible= Si marcamos el check al generar el formato del Checklist incluye el nivel de gasolina.

Genérico= Si está marcado el check indica que se podrá utilizar en todas las empresas, de lo contrario, si no se habilita únicamente se va a poder visualizar en la empresa seleccionada en el campo Empresa.

Permisos por perfil de usuario= Se tienen definidos 4 perfiles de usuario para darles permisos a poder Ver, Editar o ningún permiso al Checklist, estos perfiles son Asesor, Técnico, Auditor y Asesor Técnico.

Estos permisos son de forma general al Checklist, si a un perfil se le asigna únicamente Visible y en los ítems se le da otro permiso, el que rige en este ejemplo es el general, un usuario con perfil restringido en la cabecera del Checklist ejecuta este y quiere llenar el contenido, no podrá ya que aunque tenga permisos a los ítems el permiso general al Checklist lo tiene restringido a solo lectura.

Estos permisos por cada perfil pueden variar, ejemplo al perfil de Asesor le podemos asignar que sea Editable, que pueda llenar el check sin restricción. Él perfil de Técnico se le asigna el permiso de Visible, únicamente podrá visualizar el Checklist pero no podrá llenarlo, al Auditor se le asigna Ningún Permiso, el no podrá visualizar este Checklist, por último al Asesor Técnico se le asigna el de Visible, puede visualizar pero no llenarlo. 

De acuerdo con este ejercicio el único que podrá llenar el Checklist es el Asesor.

Por ultimo se Guarda el Checklist con el botón de Guardar de la parte inferior derecha de la pantalla , aquí únicamente hemos creado la cabecera, ya se puede visualizar en las citas o recepción, pero no se podrá llenar información porque no se ha configurado el contenido de este.

Ya creado el Checklist este se puede Editar, Duplicar o hasta Eliminar.

Editar: Al oprimir ese botón lo que hace es editar el Checklist, nos abre la pantalla para poder visualizar o modificar el mismo.  Aparte nos muestra una nueva opción que es Agregar Secciones; esta opción es para configurar los ítems que se verá más adelante.

 

Duplicar: Esta función hace una copia exacta del Checklist seleccionado, con todo y los ítems que contenga el Checklist seleccionado, ya duplicado se pueden hacer las modificaciones necesarias, tanto en la cabecera como en los ítems.

Eliminar: Esta acción elimina por completo un Checklist, elimina tanto la cabecera como los ítems, después de realizada esta acción no es posible restablecer e Checklist eliminado.

Configuración de Secciones en Checklist.

Ya con el Checklist creado, tenemos que oprimir el botón de Editar .

Nos abre la composición de la cabecera del Checklist pero nos agrega la opción de Agregar Sección. Esta opción es para agregar el contenido del Checklist.

Para poder agregar el contenido del Checklist es necesario oprimir el botón de Agregar Sección, aquí definiremos las secciones del Checklist, ejemplo Exterior, Interior, Motor, Frenos, etc.

Se oprime este botón y nos muestra la siguiente pantalla:

De finimos el Nombre y la posición en la que se presentará. Se oprime el botón de Agregar Sección y con esto queda integrada a la Lista de secciones.

Podemos agregar tantas Secciones como sean necesario.

También contamos con los botones de Editar, este sirve para crear y visualizar los ítems, tenemos el de duplicar, que puede duplicar una sección completa con todos los ítems que contiene y tenemos el botón con forma de “X” que sirve para eliminar la sección con todos los ítems que contenga.

Configuración de Ítems en Secciones de Checklist.

Configuradas las secciones es necesario agregar los ítems al Checklist, esto se hace dentro del Checklist ya creado, al editar nos muestra la pantalla con las secciones ya creadas.

Para agregar los ítems por cada una de las secciones hay un botón en forma de lápiz , este botón edita la sección, al editar por primera vez nos abre la pantalla de Ítems vacía.

Al oprimir este botón nos abre un configurador para agregar los ítems.

Nombre= Aquí se define el nombre del ítem, este campo no puede contener espacios y es único, no se podrá repetir este mismo nombre a otro ítem en la misma Sección que se está configurando.

Etiqueta= Es la etiqueta con la que vamos a visualizar el campo al llenar e Checklist, este campo como tal no tiene reglas, si se puede ser duplicado y puede contener espacios.

Tipo de Campo= Aquí vamos a definir qué tipo y cómo vamos a utilizar para este ítem en específico, tenemos los siguientes tipos.

Booleano= En este tipo de campo muestra los valores de Verdadero o Falso para que el usuario únicamente decida entre estos dos valores.

Para el campo de Obligatorio, no es necesario que se marque el check ya que por default todos los ítems se marcan en automático. El campo Valor Por Default, si queremos que este tipo de campo este marcado el check de color verde se agrega el 1. Posición, es en que orden queremos que se muestre en el Checklist. 

Booleano con un único check= Este tipo de campo es de tipo botón para que el usuario únicamente lo habilite o deshabilite.

Para el campo de Obligatorio, no es necesario que se marque el check ya que por default todos los ítems se marcan en automático. El campo Valor Por Default, si queremos que este tipo de campo este marcado el check de color verde se agrega el 1. Posición, es en que orden queremos que se muestre en el Checklist. 

Semáforo= Este campo es de tipo semáforo, muestra 3 posibles opciones para que el usuario seleccione.

Para el campo de Obligatorio, no es necesario que se marque el check ya que por default todos los ítems se marcan en automático. El campo Valor Por Default, si queremos que este tipo de campo este marcado el check de color verde se agrega el 2. Posición, es en que orden queremos que se muestre en el Checklist

Texto libre= En este tipo de campos se puede ingresar texto libre, este campo tiene una parametrización en la cual se indica el número máximo de caracteres que puede capturar el usuario, como máximo son 300 caracteres.

Rango= Es un tipo de ítem donde se selecciona un rango de acuerdo con los valores configurados, en este tipo de ítem es necesario introducir el parámetro inicial y final separado por un pipe, ejemplo 0|100.

En este tipo de campos no se requiere introducir un valor por defecto, no se considera ya que es de un rango de valores pre configurados.

Para el campo de Obligatorio, no es necesario que se marque el check ya que por default todos los ítems se marcan en automático. Posición, es en que orden queremos que se muestre en el Checklist

Combo= Es un campo de tipo Check, en el cual únicamente se marca el check si es que lo amerita, ejemplo se puede majar si tiene o no seguro el auto.

Multiselect= Es un campo en el cual se pueden seleccionar una serie de valores ya predefinidos, se puede manejar para el estado de los asientos, de la batería, etc.

Es necesario pre configurar los valores que contendrá este combo, se ingresa el valor y separado por un pipe se ingresa el segundo valor, así hasta completar la lista desplegable de valores que se requiera mostrar.

 

Para el campo de Obligatorio, no es necesario que se marque el check ya que por default todos los ítems se marcan en automático. El campo Valor Por Default, no es necesario introducir un valor por defecto ya que es de múltiple selección. Posición, es en que orden queremos que se muestre en el Checklist

Operación de Checklist.

Ya construidos los Checklist la operación se desarrolla dentro de Citas y Recepción Activa y de acuerdo con los permisos que se le proporcione a cada uno de los usuarios.

Citas:

Si el Checklist fue creado para Citas Servicio, cabe mencionar que únicamente se podrá tener uno por Empresa de este tipo.

Se inicia la recepción del vehículo como cita normal, se ingresan los datos del cliente.

Se oprime el botón de buscar y nos muestra la información de los clientes que coincidan con la información capturada inicialmente, seleccionamos al cliente y se oprime el botón de Cita.

Seleccionamos el tipo de Orden que vamos a crear la cita, posterior nos abre la pantalla en la cual vamos a seleccionar que servicios le vamos a ofrecer al cliente, seleccionamos algún servicio y en la parte inferior de la pantalla tenemos el botón con el nombre de Prediagnóstico.

Se podrá ir llenando por secciones o de forma general en la sección de Ver todo. Como se ve en la imagen ya hay algunos campos que están habilitados por la configuración que se realizo inicialmente, pero esto no implica que se puedan cambiar.

Posterior se sigue con el llenado de Sistemas implicados, que son los diagramas que se tienen configurados.

Se llenan estos hasta llegar a la pantalla para asignar los trabajos al técnico y reservar el tiempo del asesor.

Recepción Activa.

Para la Recepción Activa se puede hacer el llenado del Checklist desde Citas Programadas, Nueva Recepción y ya emitida la recepción desde Recepciones en Proceso, siempre y cuando no se allá ingresado información en el ítem, de lo contrario únicamente se podrá visualizar lo que se ingreso inicialmente.

En esta sección si se realiza el llenado de acuerdo con los permisos proporcionados desde la configuración del Checklist, eso es de forma general o de forma individual por Ítem.

Cabecera:

Ejemplo tenemos el Checklist de Puntos de Seguridad, en la configuración de la cabecera tenemos permisos de Edición para Asesor y Técnico, visible para auditor y Asesor Técnico.

Si entramos con un usuario de perfil Asesor Técnico, podremos visualizar el Checklist pero no podremos Editar este Checklist.

Este usuario únicamente puede visualizar pero no modificar, por esa razón muestra el botón de no edición como se ve en la imagen.

Al igual a este perfil de usuario únicamente le mostrará un solo Checklist, ya que es al único que tiene permiso de entrar, ya que el Checklist de Inventario no tiene acceso, lo tiene como Ningún Permiso.

Si entramos con un usuario de perfil Asesor, este si podrá hacer el llenado del Checklist de Puntos de Seguridad, ya que el tiene los permisos para poder Editar el Checklist.

Esta es una forma de configurar los permisos en la cabecera del Checklist, 

Ítems:

Como existe la configuración de permisos por Cabecera, también existe la posibilidad de configurar los permisos a nivel ítems. Dentro de la cabecera del Checklist están las secciones, dentro de estas están los ítems.

Al editar cada ítem tenemos los permisos por cada uno de los perfiles de usuario.

Otro Ejemplo, a un perfil de usuarios se les da permisos de Edición a la cabecera del Checklist, pero en algunos ítems se limita a Visual o Ningún Permiso, al estar ingresando la información en el Checklist, al llegar a la sección en la que se le dio permiso de Visualizar únicamente, el usuario no podrá ingresar información en este ítem.

Ejemplo al perfil de Asesor en la sección de Bajo el Cofre, únicamente se le da el permiso de Editar en el ítem de Estado de la Batería.

Como ya se mencionó, los permisos se dan desde la construcción de la Cabecera de forma general y se pueden dar permisos individuales por Ítem a los perfiles de usuarios.

Validaciones Por Sección.

Dentro de la construcción de cada Checklist, en la cabecera se tienen la posibilidad de que aplique únicamente a una sección o todas, o que también se excluya de algunas secciones.

En este ejemplo tenemos el Checklist de Puntos de Seguridad, que este se excluye para la sección H.T. Garantías.

Esto significa que al crear una Orden de Tipo Garantía este Checklist no se mostrara, únicamente aplica para Recepción Activa, ya que en Citas no se conoce el tipo de Orden al ejecutar el Checklist.

Al igual como se puede excluir un Checklist se puede crear uno que aplique a una sección en específico. Ejemplo queremos que un Checklist aplique para H.T. Garantías únicamente, en la sección de Tipo O.R. se ingresa este valor, no es necesario ingresar un valor en Tipo O.R. excluir ya que se asume que únicamente aplicara para el tipo de OR ingresado.

Incluir tipo de O.R.:

Se crea una cita de tipo Garantía, en la sección se toma el tipo H.T. Garantías, es importante tomar el tipo de O.R. que se ingreso en la configuración para que se realice la validación, de lo contrario no se realizar esta.

Ya que se guardo la cita y el cliente llega al taller, se realiza la recepción de esta, por medio de POSTVENTARecepciónCitas Programadas.

Se ingresan los datos de la pantalla de inicio, y llegamos al Checklist, aquí únicamente nos mostrara los Checklist a los cuales se le dio acceso, en este caso para el tipo de O.R. garantías tiene configurado que se le muestre únicamente el Checklist de Garantías Pruebas.

Y es el único que tiene configurado, ya que a los otros se le excluyo para su llenado.

Excluir tipo de O.R.:

Se crea una cita de tipo Garantía, en la sección se toma el tipo H.T. Garantías, es importante tomar el tipo de O.R. que se ingresó en la configuración para que se realice la validación, de lo contrario no se realizar esta.

Ya que se guardó la cita y el cliente llega al taller, se realiza la recepción de esta, por medio de POSTVENTARecepciónCitas Programadas.

Se ingresan los datos de la pantalla de inicio, y llegamos al Checklist, aquí únicamente nos mostrará los Checklist a los cuales se le dio acceso, en este caso para el tipo de O.R. garantías tiene configurado que se le muestre únicamente el Checklist de Garantías Pruebas.

Y es el único que tiene configurado, ya que a los otros se le excluyo para su llenado.

Como se mostró en las imágenes de arriba, únicamente mostro un Checklist ya que las otras secciones están como excluidas.