Service 360 CRM

Versión 22.1.0

Operación

Contenido

 

CRM POSTVENTA 

Citas

Búsqueda directa en citas programadas por Código de Cliente

Se requiere en la recepción y en las citas poder realizar la búsqueda de clientes por código de cliente, por lo que se implementó la búsqueda por este campo en las siguientes opciones del sistema:

CRM POSTVENTA > Citas > Búsqueda Directa

POSTVENTA > Citas Programadas > Nueva Recepción > Búsqueda Directa

En Citas cuando se busca por nombre del cliente y muestra las coincidencias, también se agregó un campo para buscar por código de Cliente.

De la misma forma en la Recepción cuando se busca por nombre del cliente y muestra las coincidencias y el campo para buscar por código de Cliente.

Al buscar un cliente al recibir una cita rápida o una cita comodín

Si no se encuentra el resultado en las coincidencias se puede buscar por código

Asignar color a trabajos de los Técnicos

Se creó la mejora de poder asignar colores a los Técnicos, con el objetivo de que los trabajos de cada uno se visualicen de color diferente en el calendario de citas.

La asignación de color puede ser por técnico o por grupo de técnicos.

ASIGNACIÓN DE COLOR POR TÉCNICO

Debemos entrar al Manejo de usuarios.

El usuario debe tener privilegios de Supervisor.

En la sección Usuarios de Taller se mostrarán los Técnicos, en cada uno de ellos se mostrará un cuadro el cual nos permite seleccionar el color que se desea asignar.

Al dar clic al cuadro, aparece una paleta de colores para seleccionar el color que se desea asignar.

Puede solicitar apoyo para realizar esta configuración al departamento de soporte técnico o a su consultor asignado.

ASIGNACIÓN DE COLOR POR GRUPO DE TÉCNICOS

Entramos a los Ajustes de concesionaria.

El usuario debe tener privilegios de Supervisor.

En la sección CRM Postventa se muestran los grupos de técnicos, en cada grupo se muestra un cuadro para seleccionar el color.

Los grupos se definen en el campo Sección, dentro del Mantenimiento de Mecanicos en Multimarca W32.

Al oprimir el botón del cuadro aparece una paleta de colores, en la cual podemos seleccionar el color que se desee asignar al grupo.

FUNCIONAMIENTO

Al asignar color directamente al técnico, solo este tomará el color asignado. 

Al realizar la configuración de color por grupo de técnicos, todos los mecánicos del grupo tomarán el mismo color.

En caso de no configurar colores, los trabajos de todos los técnicos se mostrarán en azul claro.

El sistema tomará el color que tenga asignado el técnico, si este no tiene un color asignado, entonces tomará el color que tenga asignado el grupo al que pertenece, si el grupo tampoco tiene un color asignado, entonces tomará el color por defecto (azul claro).

Agregar modelos desde alta de vehículo

Al dar de alta un vehículo podemos agregar valores en los campos modelo y modelo técnico taller.

Para seleccionar o crear un modelo o modelo técnico taller, es necesario dar clic a los botones mostrados a la derecha de cada campo.

Al dar clic a cualquiera de los 2 botones, se muestra una ventana en la cual podemos seleccionar un modelo existente o crear uno nuevo si es necesario.

Se pueden presentar 2 escenarios:

2. Seleccionar modelo existente
3. Registrar nuevo modelo

SELECCIONAR MODELO EXISTENTE

Para seleccionar un modelo existente debemos desplegar el campo de valores precargados. 

(en el campo de búsqueda podemos capturar el modelo del vehículo que estamos buscando)

Elegimos el modelo y damos clic al botón seleccionar

Al realizar esta acción, el modelo se asigna al vehículo.

REGISTRAR NUEVO MODELO

Cuando el modelo del vehículo no existe, podemos crearlo con el botón Nuevo.

Procedemos a capturar el MODELO en el campo VALOR, añadimos una descripción y guardamos.

Aceptamos el mensaje de confirmación.

El nuevo modelo se asigna automáticamente al vehículo.

Si el modelo que se desea crear ya existe, se mostrará un aviso y no se registrará el valor.

El campo MODELO TÉCNICO TALLER tiene el mismo funcionamiento.

Paquetes de servicio con refacciones inexistentes 

Puede ocurrir que al importar los kits de servicio que proporciona la marca, algunas de las refacciones de las que se componen no existan en nuestro catálogo de refacciones, en estos casos, el sistema mostrará un distintivo en el kit para indicar que cuenta con elementos inexistentes.

Al entrar al detalle del kit, se mostrará el número de parte y una leyenda en las refacciones que no existan en el catálogo.

El sistema permite asignar el kit mandando una alerta de confirmación.

Al confirmar, el kit se traspasa a Multimarca W32 dejando vacíos los registros que pertenecen a las refacciones inexistentes.

Esta funcionalidad se implementó en los módulos donde se puede cargar un kit:

3. Citas
4. Recepciones
5. Ampliaciones

Control Citas Servicio

Confirmación: Complementar datos de citas rápidas o comodín en Confirmación de Citas

Cuando realizamos citas rápidas o comodín, ya no es necesario esperar hasta la recepción para buscar el cliente y/o vehículo, o en caso de ser necesario, crearlos. A partir de esta versión podemos realizar este proceso desde la Confirmación de la cita.

Dentro del módulo Confirmación de Citas 

Cuando el sistema detecta que se trata de una Cita Rápida o Cita Comodín, se muestra el botón Coincidencias.

Al dar clic a este botón, se realiza la búsqueda del cliente mostrando las coincidencias encontradas, estas se muestran ordenadas por porcentaje de coincidencia de manera descendente. En caso de que el cliente no exista se puede crear.

En esta ventana se presentan 2 escenarios:

2. Seleccionar un cliente existente 
3. Registrar nuevo cliente

SELECCIONAR CLIENTE EXISTENTE

En caso de que el cliente aparezca en el listado al buscar Coincidencias.

Basta con seleccionarlo para que se desplieguen en la parte inferior los vehículos de los que es propietario. Si en el listado de vehículos se muestra el que corresponde a la cita, damos clic al botón Vincular Cliente/Vehículo para que ambos queden vinculados a la cita.

Si el vehículo que corresponde a la cita no se encuentra en el listado de vehículos, tenemos la opción de Buscar Vehículo (por si existe con otro propietario) o Registrar nuevo Vehículo.

1. BUSCAR VEHÍCULO 

Nos permite buscar el vehículo por PLACAS o VIN.

En caso de que el vehículo exista debemos dar clic al botón Vincular Cliente / Vehículo. 

Este botón asignará el vehículo al cliente y ambos se vincularán a la cita.

2. REGISTRAR NUEVO VEHÍCULO

Nos muestra la ventana para capturar los datos del nuevo vehículo.

Al guardar, el vehículo se asignará al cliente y ambos se vincularán a la cita.

Al Vincular cliente-vehículo a la cita, se genera automáticamente la preorden.

En el módulo de Confirmación, se muestra la Cita con O.R. y desaparece el botón coincidencias.

REGISTRAR NUEVO CLIENTE

Cuando buscamos la coincidencia de un cliente que no existe en la base de datos.

El sistema muestra un aviso para registrar el cliente o realizar una búsqueda personalizada.

Damos clic al botón Registrar cliente.

En caso de que el sistema hubiera encontrado alguna coincidencia (nombre, email o teléfono), pero no se trate del cliente que estamos buscando, debemos dar clic al botón Registrar nuevo Cliente.

Independientemente del escenario que se presente, en ambos casos es el mismo proceso para crear el cliente.

Al dar clic al botón Registrar nuevo cliente, se muestra la ventana para capturar los datos.

Capturamos los datos del cliente y guardamos.

Al guardar el cliente nos permite buscar un vehículo por si existiera con otro propietario, o en su defecto, registrar nuevo vehículo.

3. BUSCAR VEHÍCULO

Nos permite buscar el vehículo por PLACAS o VIN.

En caso de que el vehículo exista, debemos dar clic al botón Vincular Cliente / Vehículo. 

Este botón asignará el vehículo al nuevo cliente y ambos se vincularán a la cita.

4. REGISTRAR VEHÍCULO

Nos muestra la ventana para capturar los datos del nuevo vehículo.

Al guardar, el vehículo se asignará al nuevo cliente y ambos se vincularán a la cita.

Al Vincular cliente-vehículo a la cita, se genera automáticamente la preorden.

En el módulo de Confirmación, se muestra la Cita con O.R. y desaparece el botón coincidencias.

Citas No Show: Crear llamada 

Se solicitó que al crear una llamada desde la opción de Citas no Realizadas (No Show), al seleccionar en el campo de resultado secundario la opción “CITA CONFIRMADA”, el sistema ya no muestre las opciones de CREAR RECORDATORIO y AVISAR ANTES DE

Se selecciona el botón de crear llamada y al abrir la pantalla para registrar llamada, se selecciona la opción fue contactado y como resultado secundario CITA CONFIRMADA

Ya no se muestran los campos para generar un recordatorio o avisar antes de cierta fecha, quedan estos campos ocultos, ya que se localizó al cliente y nos confirma la cita.

Y queda de esta forma estandarizado con las demás opciones del sistema.

Calendario Citas: Mostrar carga de trabajo del taller en Calendario de Citas 

El Calendario de Citas puede mostrar la carga de trabajo del taller si así se desea.

Para esta mejora, es necesario tener creado un Magneto plano con los parámetros y mecánicos a considerar para medir la carga de trabajo del taller.

Ya teniendo el Magneto plano, procedemos a la configuración desde Ajustes de Empresa.

El usuario debe tener privilegios de Supervisor.

Seleccionamos la sección Postventa.

Buscamos el parámetro Visualizar carga de taller en calendario de citas y asignamos el Magneto plano mencionado anteriormente.

Puede solicitar esta configuración al departamento de soporte técnico o a su consultor asignado.

La carga de trabajo del taller del magneto plano seleccionado es la que se mostrará.

Campañas

Vincular Cita de Taller a Candidato de Campaña

Cuando en la lista de Candidatos de Campaña de Post-Venta existe alguno Pendiente de contactar asociado a una Matrícula/Cliente:

Si antes de realizar la Llamada de Salida se le genera una Cita con Pre-Orden:

Se mostrará una nueva sección llamada “Campañas de Postventa” donde se podrá seleccionar la que corresponda:

Una vez que se haya agendado y guardado la cita, al consultar nuevamente la lista de Candidatos de Campaña, el registro cambiará estatus a Finalizado con posibilidad de Ver la cita agendada:

Con lo anterior se evitará tener registros de candidatos pendientes de contactar cuando estos ya tienen una cita agendada.

Vincular Candidato de Campaña a Cita de Taller

Cuando en la lista de Candidatos de Campaña de Post-Venta existe alguno Pendiente de contactar asociado a una Matrícula/Cliente que ya tiene una Cita de taller agendada:

Al dar clic en el botón “Contactar”, en el formulario de la llamada de salida se mostrará el apartado de Citas donde se podrá habilitar la opción de “Asociar la llamada a la cita”

Al registrar la llamada, el registro del Candidato se marcará como Finalizado:

Con lo anterior se evitará realizar una llamada al Cliente cuando éste ya tiene una cita agendada.

Reportes Postventa

Mejoras a reporte Citas de Servicio 

En el Reporte de citas de servicio se añadió el botón Filtros, el cual despliega 3 opciones de filtrado para encontrar las citas de forma rápida.

3. Placas
4. VIN / Bastidor
5. Color

Adicional a lo anterior, se añadió la siguiente información al reporte con sus respectivas etiquetas:

6. Número de cita
7. Cita Confirmada
8. Año
9. Placas
10. Color
11. Técnico asignado a cada trabajo

Al exportar el reporte a Excel, también se muestran los nuevos campos.

Portal Citas

Búsqueda de Citas con más criterios para su búsqueda

Dentro del Portal Citas después de creada la cita, en la sección de Reagendar o Cancelar, se agregaron nuevos criterios de búsqueda, esto para facilitar la localización de la cita.

Al entrar al portal de citas, la última opción es el Re agendamiento de Citas o la Cancelación de esta.

Al entrar a esta opción nos muestra los posibles criterios de búsqueda, que son, Búsqueda por Cliente, por placa o VIN, búsqueda directa y la última es por cita.

Búsqueda Cliente. Se puede hacer por el nombre, más uno de los apellidos.

Se ingresan los valores y se oprime el botón de Buscar.

Posterior, nos mostrará el resultado de la búsqueda.

El proceso para Reagendar o Cancelar es el mismo.

Búsqueda Placa/VIN. Se puede hacer por alguno de los dos campos, ya sea por Placas o por el VIN de la unidad.

Se ingresa en este ejemplo el VIN de la unidad y se oprime el botón de Buscar.

Posterior, nos mostrará el resultado de la búsqueda.

El proceso para Reagendar o Cancelar es el mismo.

Búsqueda Directa. Se realiza la búsqueda por el número telefónico o por el correo electrónico.

Se ingresan los valores para la búsqueda y se oprime el botón de Buscar.

Posterior, nos mostrará el resultado de la búsqueda.

El proceso para Reagendar o Cancelar es el mismo.

Búsqueda Cita. Aquí se introduce de forma directa el número de cita

.

Se ingresa el número de cita y posterior se oprime el botón de Buscar.

Posterior, nos mostrará el resultado de la búsqueda.

El proceso para Reagendar o Cancelar es el mismo.

Elaboro	Modifico	Reviso	Versión del Documento
Horacio Barrientos		Horacio Barrientos	22.1.0