Service 360 CRM

Versión 23.2.0

Operación

Contenido

 

CRM POSTVENTA 

Citas

Servicio Exprés

Esta funcionalidad permite generar el proceso de Servicio Exprés solicitado por la marca Toyota.

El servicio exprés, requiere reducir el tiempo de los procesos que se realizan desde que el cliente entrega su automóvil hasta que lo recibe.

Por lo tanto, en Service 360 se generaron los siguientes cambios para los servicios exprés:

5. Las citas exprés se agendan en el calendario con un menor rango de tiempo (configurable)
6. Desde el agendamiento de la cita de recepción, se debe agendar la cita de entrega (el rango de tiempo de la cita de entrega es configurable)
7. En los diferentes módulos de Service 360 se muestran distintivos en las órdenes de Servicio Exprés, para que todo el personal involucrado las pueda identificar
8. En el marcaje de lavado se agregó un contador de minutos cuando se trate de un servicio exprés
9. Se añade un visor que muestra el seguimiento de la orden (para proyectar en una pantalla en la sala de espera).

Funcionamiento

Al dar de alta una cita, en la parte final de la primer pantalla, se muestra el parámetro Servicio Exprés. Al activarlo, se le indica al sistema que es una cita de este tipo.

Cuando pasamos a la sección del calendario, se mostrarán 2 cambios importantes:

7. Solo se muestran los asesores y técnicos habilitados para Servicio Exprés
8. Los bloques de tiempo para las citas se muestran según lo configurado (toma el menor tiempo)

Muestra los bloques de 5 minutos por tener la siguiente configuración:

9. Tiempo de duración de citas exprés = 10 minutos
10. Tiempo de duración de citas de entrega exprés = 5 minutos

Después de agendar la cita de recepción y los trabajos, se muestra la banda de la cita de entrega para ser agendada.

Debemos asignar la cita de entrega al mismo asesor de la recepción, para cumplir con el proceso de Servicio Exprés.

Se puede observar la diferencia de tiempo entre una cita normal y una cita de Servicio Exprés (por la configuración de 10 minutos en citas de Servicio Exprés).

Lo restante de la cita se trabaja de manera normal, llenando los datos faltantes y posteriormente guardando para terminar el proceso.

En la parte final de la cita se puede activar o desactivar el indicador de Servicio Exprés.

CONSIDERACIÓNES EN CITAS

14. En cualquier momento de la creación de la cita se puede activar o desactivar el parámetro de Servicio Exprés.
15. Si a la cita se le quita la propiedad de Servicio Exprés, se mostrará el calendario de forma normal (todos los asesores y bloques de tiempo normales).
16. En caso de que la cita esté agendada antes de activar o desactivar la propiedad de Servicio Exprés, se eliminarán los elementos asignados para realizar nuevamente el proceso.
17. En caso de mover una cita de Servicio Exprés a otro horario, se tendrán que agendar nuevamente los trabajos y la cita de entrega.
18. En cita de garantía no es posible activar el indicador de Servicio Exprés (no se muestra).

Adjuntar archivos multimedia desde la cita

Esta funcionalidad se creó para poder ingresar archivos multimedia desde la cita de servicio.

Esta funcionalidad únicamente es para órdenes con una preorden, si es una cita rápida no se habilitará la opción de Medios multimedia al crear la cita. Esta función se habilita al momento en que estamos en el calendario para reservar el tiempo al asesor y reservar el tiempo al técnico.

Al asignar el tiempo al asesor y los trabajos al técnico se habilita la opción de Medios en la parte superior derecha de la pantalla.

Al oprimir esta opción nos muestra las opciones de Agregar Foto, Agregar Video, Carga múltiple archivos y Ver medios existentes.

Al oprimir cualquiera de estas, si es un dispositivo móvil se habilitará la cámara para tomar fotos o videos, si es en un dispositivo fijo, se habilita la opción para poder cargar desde una carpeta.

Seleccionamos la imagen en este caso y se oprime Guardar, y esto se puede hacer tantas veces como se requiera.

Ya que se ingresaron los medios necesarios, se oprime en la misma opción de medios el botón de Ver medios existentes.

Con esto nos abre la pantalla con los archivos que se cargaron a la cita.

Para cerrar esta pantalla se oprime el botón con forma de X, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla:

Con esto nos regresa a la pantalla de la cita. Dentro de la cita en la parte inferior derecha se encuentra la sección de Fotos y Videos de la Cita de Servicio, en esta hay un botón con forma de flecha hacia abajo, la función de este es mostrar en la cita los archivos multimedia cargados.

Los archivos que se cargaron en la cita se podrán visualizar en la recepción.

Campañas

Opción para No volver a contactar Candidatos de Campaña 

Al realizar una llamada a un Candidato de Campaña, si el Cliente lo indica, se podrá indicar que ya no desea ser contactado, aunque no se hayan cumplido los intentos de contacto configurados.

Desde CRM POSTVENTA – Campañas – Candidatos Campañas, al dar clic en el botón [Contactar] se abre la ventana emergente con el formulario para llevar a cabo la llamada. Si el Cliente es contactado e indica que ya no quiere que se le llame, se podrá habilitar la opción “No volver a contactar”:

Al Registrar la Llamada, en el listado se visualizará el cambio de estatus a “Finalizado”, así como la etiqueta de “No Contactar”, como referencia de que fue el Candidato se marcó como tal a su petición y sin posibilidad de volver a abrir el formulario para el registro de una llamada adicional.

Si al intentar llamar al Cliente no es posible contactarlo, entonces se deshabilita la opción de “No volver a contactar” y se continúa con el proceso, dejando el Candidato con estatus “Abierto”:

Control Citas Servicio

Administrador de Citas Servicio Exprés 

Las citas de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Confirmación de citas se agrega la verificación del cliente

Esta funcionalidad se creó para poder corroborar los datos del cliente desde la confirmación de la cita y poder hacer cambios si es que así se requieren.

Esta funcionalidad únicamente es par órdenes con una preorden, si es una cita rápida no se habilitará la opción para poder validar los datos del cliente.

Dentro de Confirmación de citas de servicio se visualizan las citas pendientes de ingresar al taller, en el caso de las citas con preorden se agrega un botón extra, el cual se llama Cliente/Vehículo.

Al oprimir este botón nos abre una pantalla en la cual nos muestra la información del cliente y de la matrícula.

Esta pantalla sirve para validar los datos del cliente y de su unidad desde la llamada de confirmación, si fuera necesario hacer algún cambio aquí se podrá realizar, tanto los datos del cliente como de la matrícula.

Confirmación de citas Servicio Exprés

Las citas de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Al editar una cita de Servicio Exprés, se mostrará de esta forma con el calendario correspondiente.

Recordar que al mover la cita de recepción, es necesario reagendar los trabajos y la cita de entrega.

Al cancelar una cita de Servicio Exprés, también se elimina automáticamente la cita de entrega.

Columna de Asesor Digital en listado de Confirmación de Citas

Al ir a CRM POSTVENTA – Control Citas Servicio – Confirmación, en el listado se mostrará la nueva columna “Asesor digital”, la cual muestra el nombre de la persona que agendó la cita original.

Además, se podrá filtrar la información con base en el contenido de dicha columna:

Citas no Show Servicio Exprés

Las citas de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Al generar una cita a partir de una cita no show de tipo Servicio Exprés, esta tendrá activo el indicador automáticamente, por lo que se debe agendar la cita de recepción, trabajos y cita de entrega (Se puede desactivar el indicador si se desea).

Calendario de Citas Servicio Exprés

Los elementos de la cita de Servicio Exprés se muestran con un indicador de Exprés (bandera).

Elaboro	Modifico	Reviso	Versión del Documento
Horacio Barrientos/Gabriela Rojas/ Julio García		Horacio Barrientos	23.2.0