INTRODUCCIÓN.

    El magnetoplano ó Planning  le ayudará a organizar y optimizar tiempos en   su taller.  

Generalidades  para el alta de Usuarios.

Esta configuración se realizará cada que se desee agregar un nuevo registro de  usuario de Taller

Ingresaremos  al sistema.

En su escritorio deberán tener un icono como el  que se muestra a continuación. , pulsaremos doble clic en el acceso directo. 

A continuación, nos solicitará el usuario y password para ingresar al sistema. Una vez ingresados los valores, nos aparecerá la pantalla de Inicio de nuestro CRM.

Alta de Asesores de Servicio y Mecánicos.

Para llevar a cabo la configuración de los usuarios, estando en el CRM, seleccionaremos de los módulos  de la parte superior el  módulo de Gestión. 

Del lado izquierdo seleccionaremos  la opción de Menú, y dentro de la opción  Archivos Taller seleccionaremos la opción de Operarios. En este módulo se darán de alta los Asesores de servicio y mecánicos.

Una vez que  damos clic nos mostrará la pantalla  de los operarios, donde veremos en modo tabla el listado de los asesores y mecánicos que ya fueron configurados previamente.

Para crear un nuevo registro  debemos selecciona en el menú principal la opción de Nuevo registro  enseguida nos abrirá en modo Ficha un registro en blanco para poder capturar la información correspondiente para el nuevo usuario.

Para el Alta de un Asesor de servicio  los campos a llenar  son:

Código del Mecánico: Este dato es  Numérico,  y se ingresará un código que se le asignará al Asesor o mecánico que se está creando.

Nombre del Mecánico: Se anotará el nombre completo del Asesor, con un apellido, se recomienda el nombre completo no exceda de 20 caracteres. 

Pasamos a la Pestaña de:

Campos Variables. 

Sin Marcaje: Para el caso del ASESOR, debe quedar ACTIVO. Ya que el Asesor no llevará un Marcaje (No realiza los trabajo de mecánica).

    Recepcionista: Este campo deberá quedar ACTIVO, ya que se trata de un Asesor de Servicio.

Foto: 

Para agregar una Foto del Asesor que se está dando de alta,  nos posicionamos en el cuadro de foto y con el botón derecho del Mouse, seleccionamos la opción <LOAD> para buscar la imagen que se cargará en la ruta que ustedes especifiquen. El formato debe ser  *.jpg ó  *.bmp,  dependiendo de la configuración que tengan en su sistema.

 

Una vez concluido esto debemos seleccionar del menú principal en la parte superior,  la opción de  Empresas asociadas. 

Nos mostrará la pantalla donde debemos seleccionar la o las empresas  a las que tendrá acceso el Asesor de Servicio. 

Para marcarlas, lo que haremos  es seleccionar del cuadro de lista de empresas  (lado izquierdo) la empresa a asignar, con el botón de la flecha hacia la derecha --> damos clic, y pasamos la empresa al recuadro de la derecha, indicando que esa será la empresa a la que el Asesor tiene acceso. 

Ya que se agrego la empresa asociada,  cerramos la pantalla Asociación de Empresas.

Para Guardar  el registro  damos clic en el botón de Guardar   .

Con esto concluimos el registro del Asesor de Servicio.   

Para el Alta de un Mecánico de Taller  los campos a llenar  son:

Código del Mecánico: Este dato es  Numérico,  y se ingresará un código para el mecánico que se está creando.

Nombre del Mecánico: Se anotará el nombre completo del mecánico, con apellidos y la información no deberá de pasar de 20 caracteres. 

Pasamos a la Pestaña de:

Campos Variables. 

Sin Marcaje: Queda Desactivo. Ya que el Mecánico si utilizará la herramienta de Marcaje (Reloj Checador), en el cual grabará el inicio y fin de sus trabajos de mecánica que realice.

    Mecánico: Este campo deberá quedar activo.

Foto: 

Para agregar una Foto del Mecánico que se está dando de alta,  nos posicionamos en el cuadro de foto y con el botón derecho del Mouse, seleccionamos la opción <LOAD> para buscar la imagen que se cargará en la ruta que ustedes especifiquen. El formato debe ser  *.jpg ó  *.bmp,  dependiendo de la configuración que tengan en su sistema.

 

Una vez concluido esto debemos seleccionar del menú principal, en la parte de arriba la opción de  Empresas asociadas. 

Cuando se da Clic, nos  abre la pantalla donde debemos seleccionar la o las empresas  a las que tendrá acceso el Mecánico. 

Para marcarlas, lo que haremos  es seleccionar del cuadro de lista de empresas la empresa a elegir, con el botón de la flecha hacia la derecha --> damos clic, y pasamos la empresa  para indicar que esa será la empresa a la que el mecánico tiene acceso. 

Para Guardar  el registro  damos clic en el botón de Guardar   .

Con esto se ha concluido la configuración del mecánico  en el módulo de Operarios.

Configuración del Operario dentro de Mantenimiento de Usuarios. 

Una vez que se tiene al Asesor de Servicio y/ó Mecánico configurado dentro  de la opción.

Archivos Taller/Operarios.

Deberá relacionarse con el Usuario del sistema, esto se hace de la siguiente manera:

Dentro de CRM,  seleccionamos el módulo de  Comercial. .

Del lado izquierdo seleccionaremos  la opción de Herramientas dentro de  la opción de Configuraciones seleccionamos la opción de Usuarios.

Inmediatamente abrirá la pantalla de mantenimiento de Usuarios, donde veremos lo siguiente: 

Para el Asesor ó Mecánico que estamos configurando ya deberá existir el Usuario con el que ingresa al sistema.

Lo que haremos es lo siguiente: 

Seleccionamos el Grupo de Mecánicos o Asesores de Servicio.

Luego seleccionamos al Usuario al cual le relacionaremos el operario.

En la derecha  debemos seleccionar:

Botón   U->O : Este botón nos sirve para Relacionar al Usuario con el Operario.  Damos clic,  y nos mostrará la siguiente pantalla.

Donde:

    

Usuario: Es  el usuario que se tiene configurado en el mantenimiento de Usuarios.

Nombre Completo: Nombre que se definió  en el mantenimiento de Usuarios.

Operario: Se deberá de seleccionar con el botón de los 3 puntos  el operario que se relacionará con el usuario que se tiene seleccionado.

    En este caso seleccionaré al mecánico que se ha dado de Alta. 

Quedando el registro completo de la siguiente manera:

Una vez que se realizo la relación cerramos la pantalla de Relacionar Usuarios con Operarios.

Ahora solo para los asesores de Servicio se relacionará al usuario con el asesor de servicio, a un lado del botón de Usuario operario, tenemos el botón de  asesor por defecto  aquí vamos a relacionar al asesor que tomará por defecto cuando se logue el usuario que se esta configurando.

Damos clic al botón de  asesor por defecto y nos mostrará la pantalla de asignar asesor, donde veremos  del lado derecho  la lista de Asesores disponibles. Estos asesores ya fueron configurados en  mantenimiento de Operarios.

Seleccionamos el  asesor que se asignará al usuario en el recuadro del lado izquierdo marcando el registro  y con las flechas  de en medio  pasamos el registro a la pantalla de lado derecho.

    

El campo de  Visualizar todos los asesores quedará activo solo para el usuario que podrá visualizar todos los asesores de servicio en el Planning por ejemplo  el usuario que crea las citas.

Con  esto concluimos la configuración en Mantenimiento de Usuarios.

Calendario Laboral

    El calendario Laboral, servirá para indicar los días y horario laborables de mecánicos y /o Asesores de Servicio. 

    Para configurar el Calendario Laboral ingresaremos a CRM, seleccionamos el modulo de Inicio, posteriormente la opción de Administración del lado inferior izquierdo después la opción de Calendario laboral en la parte superior, si la opción no está visible podemos movernos con la flecha del lado derecho de la barra de administración.

Al dar clic en Calendario Laboral podremos ver del lado derecho  los calendarios ya configurados si es que existe alguno.

En la barra superior tenemos las siguientes opciones:

Nuevo:     Crear un nuevo calendario

Ver Ficha:    Podremos visualizar a detalle la configuración del calendario

Actualizar:    Aplica los cambios realizados recientemente.

Pruebas:    Podremos verificar la configuración de un calendario ingresando una fecha específica.

Para crear un Nuevo Calendario damos clic en el botón de Nuevo, nos abrirá en modo ficha el registro del calendario para iniciar con la captura de los datos necesarios que serán:

NOMBRE:     Se captura el nombre que se le dará al Calendario. Ej.  Asesores

DESCRIPCION:  Podremos capturar una descripción breve del calendario.

Enseguida tenemos 2 pestañas:

No laborales: Capturaremos los días que no se trabajará por fechas especiales, ejemplo Semana Santa, Navidad, Año nuevo, Inventario en la agencia, etc.

Laborales:  Capturaremos los días del año que serán laborales y los horarios o jornada de trabajo.

Iniciaremos configurando la pestaña de LABORALES.

El primer recuadro nos pide el Año y días de la semana, lo primero que haremos es ingresar el año ó años a configurar, daremos clic al botón de agregar  para un nuevo año. En el renglón de abajo indicamos el año y guardamos con el botón de grabar .

Ya que agregamos el año en la parte inferior aparecen los días de la semana de domingo a lunes, con el check que aparece delante de cada día indicaremos que días serán laborables activando el campo.

Una vez que se activa el campo por cada día que fue marcado como activo debemos configurar su tipo de jornada  y horario, para ello tenemos que seleccionar el día de la semana dando clic y definir el tipo de jornada que tendrá  ese día,  los tipos son:

Continuada: Tendrá un horario corrido, es decir no habrá descanso intermedio en el día.

Mañana y Tarde:  La jornada laboral podrá quedar dividida en un horario por la mañana y otro por la tarde, este tipo nos sirve para indicar que habrá un horario intermedio que no será laboral. 

Solo Mañana:  La jornada será en un horario corrido, pero solo por la mañana. Por default nos dará un horario de las 9 horas a las 14 podremos ampliar o reducir.

Solo Tarde:  La jornada será en un horario corrido, pero solo por la tarde. Por default nos dará un horario de las 16 a las 19 horas.

Los recuadros siguientes nos ayudarán para indicar días que normalmente no son laborales, pero por alguna eventualidad especial sí serán laborales ó bien el horario o jornada laboral difiere de la ya planeada por año.

En el recuadro de Fecha indicaremos una fecha específica en la que la jornada laboral cambiará o que sí será laboral por ejemplo un domingo, ó un sábado día completo ó un viernes que tenga una jornada laboral de 8 a 19 horas y que por única ocasión su horario será de 8 a 14 horas.

El último recuadro de Rango de Fechas y días de la semana, grabaremos un rango de fechas continuas donde igual que el anterior puede cambiar nuestro horario laboral o incluye días que estaban planeados como No laborales.  Por ejemplo, un fin de semana de Inventario físico en refacciones donde la jornada puede cambiar y se considerarán varios días por ejemplo de jueves a sábado.  De igual manera debemos definir la jornada laboral para esos días en la parte inferior.

Con esto concluimos la configuración de los días laborales.

Para configurar los días No laborales,  pasamos a la pestaña de NO LABORALES,  y nos mostrará  3 recuadros

Mes y Día para Todos los años:  Se agregara por mes los días  que no importando el año, ese día no será laboral. 

Se captura primero el Nombre dando una referencia del día, posteriormente el Mes y luego el día.  Por ejemplo, el 01 de enero, este día no será laboral en ningún año y por eso no es necesario agregar el año.

FECHA: Se captura el nombre y se indica la fecha que no será laboral por ejemplo los días festivos ó de asueto que marca la ley.  En este caso si indicamos una fecha específica con día, mes y año. 

Rango de Fechas: Igual que en los días Laborales aquí indicaremos un rango de días continuos que no serán laborales. Por ejemplo, semana santa. 

Con esto hemos terminado la configuración de nuestro calendario laboral.