Configuración de Crédito a Clientes

Gestión-Clientes

Contenido

En este módulo se crea y da mantenimiento a los clientes de la agencia. Los datos del cliente, tal como: Dirección, correo, nombre. Será común para todas las empresas, por tanto, si creamos otra empresa, o ya existe la otra empresa no será necesario introducir de nuevo los datos de los clientes. Sin embargo, la configuración de crédito y los consumos o movimientos del cliente, se manejan de forma independiente por empresa. 

Para configurar el crédito de un cliente, ingresaremos a la siguiente ruta. 

RUTA: Gestión| Menú | Mantenimientos | Clientes

Una vez que entramos en el menú de clientes encontramos un listado con los datos más relevantes de nuestros clientes mostrados en modo tabla:

Para hacer una búsqueda rápida de un cliente, ya sea manualmente, posicionándonos en el campo por el cual queremos hacer la búsqueda, ej. Nombre y anotar de manera manual con el teclado los datos que coincidan con el registro grabado, o pulsando el botón selección y capturamos el dato de búsqueda en el campo, A partir de, o Contenido. (Si tiene dudas con la búsqueda, consulte Manual de Mantenimiento Clientes)

Cuando ya se localizó el registro buscado, pulsamos el botón modo ficha o con doble clic abrimos el registro para editar. Pasamos a la pestaña de Saldos.

Pestaña de Saldos

En esta pestaña se configurará el crédito que será otorgado a los clientes, aquí se definirá el monto disponible que tendrá el cliente. Una vez que el cliente cubra el monto, el sistema no permitirá emitir ningún documento de débito hasta que no salde parte o el total de su deuda. 

El Monto del crédito se agregará oprimiendo el botón de Riesgo del Cliente. 

Definir el Crédito

Podrá Definir el Crédito de la siguiente manera. Debe oprimir el botón de Riesgo de Cliente, una vez que abre la pantalla de Riesgo, dé clic al botón de nuevo y en la pantalla elija el tipo de Riesgo, considerando lo siguiente: 

Por Cliente.

Cuando indica que el crédito será por cliente, solo debe agregar el monto autorizado de crédito. Esto indica que el cliente podrá adquirir algún servicio o prestación en Refacciones y/o Servicio, desde cualquiera de sus agencias que tenga dadas de alta, si es que maneja más de una empresa. Cada que el cliente realice una compra se irá descontando de su crédito disponible. 

Por Cliente y Empresa.

Al elegir la opción de Cliente y Empresa, está limitando a que el cliente solo consuma algún servicio o artículo desde la empresa que le asigne a este cliente. Mientras no rebase su crédito el cliente podrá consumir a crédito desde el área de Refacciones y/o Servicio.

Este tipo de crédito, de igual manera se le asigna un monto de crédito al cliente, pero se limita a que, solo sea utilizado ese crédito de la empresa que se le asigne y el Origen (Servicio o Refacciones) que se le defina. No podrá utilizar el crédito para consumir en una empresa diferente a la que tiene definida o un Origen diferente. 

Una vez que haya definido las opciones para el crédito, guarde la configuración con el botón de Aceptar. .

Enseguida verá reflejado el crédito en la pantalla de RIESGOS. 

Podrá agregar Más de un Crédito.

Si, desea agregar un crédito para cada una de sus empresas, o bien un crédito diferente por cada área. Podrá agregar más de un crédito dependiendo de sus necesidades o de sus políticas. 

Por ejemplo:

En esta pantalla vemos 4 Créditos diferentes.

1. El primero se otorgó a la Empresa: Sucursal INFORSERVEIS MÉXICO, con un límite de $5,000.00 pesos. Esto nos indica que el cliente podrá facturar solo en la Sucursal de Inforserveis, desde servicio o Refacciones a crédito, mientras no rebase su límite de cinco mil pesos. 
   
2. El segundo crédito otorgado es para utilizarlo, en la empresa de INFORSERVEIS MEXICO, por un importe de $10,000.00 pesos. Pero sólo aplica para el área de Refacciones, por lo que el cliente podrá comprar mercancía en refacciones, hasta por diez mil pesos. 
   
3. El tercer crédito otorgado es para utilizarlo, en la empresa de INFORSERVEIS MEXICO, por un importe de $8,000.00 pesos. Pero sólo aplica para el área de Servicio, por lo que el cliente podrá realizar servicios en taller, hasta por ocho mil pesos. 
   
4. EL cliente tiene un cuarto crédito otorgado para ser usado en la empresa de SUCURSAL INFORSERVEIS, pero solo por el área de Refacciones, por un importe de $3,000.00 pesos. 
   

EN ESTE CASO, el crédito 1 para la sucursal de iforserveis no tiene definida el área, por lo que, si el cliente consume los $3,000.00 pesos de refacciones y no ha consumido los $5,000.00 del primer crédito en Taller, podrá utilzar también este credito 1 para refacciones.

Eliminar un Crédito Otorgado. 

Cuando ya se le otorgó un crédito al cliente, y se desea Modificar o  quitar, deberá ingresar al cliente, en la pestaña de SALDOS, y ampliar los Riesgos de cliente. 

1. Seleccione el Crédito a eliminar.
   
2. En la parte superior, de clic al botón de Eliminar.
   
3. El sistema enviará una pregunta, con los datos del cliente, solicitando que confirme, si desea eliminarlo. Debe daar clic al botón de SI. 
   
4. Inmediatamente el crédito será eliminado. 
   

Cuando un cliente Tiene crédito otorgado, el sistema permitirá generar facturas a crédito, es decir, emitir sus facturas, sin que se tenga que grabar el pago de estas. Esto sólo aplica para el módulo de Servicio y Refacciones. 

Mensaje de Riesgo Excedido en Documentos de Facturas y Ordenes de Servicio.

Cuando, el cliente ha llegado a su Límite de Crédito, el sistema enviará un mensaje en pantalla informándo: Riesgo excedido. Esto indica que se ha rebasado el límite de crédito configurado en Saldos del cliente.

En la factura de Mostrador, enviará el siguiente mensaje, al querer grabar una refacción, esto nos indica que tiene que avisar al cliente que debe pasar al área de crédito o que el vendedor de refacciones deben pasar para validar el saldo de crédito del cliente. 

Tambíen puede pasar a la pestaña de Totales, para verificar las facturas pendientes o el saldo deudor del cliente. 

En una Orden de Servicio, enviará el mensaje de Riesgo excedido, desde que selecciona la matrícula o cliente, esto nos indica que tiene que avisar al cliente, que debe pasar al área de crédito o que, el Asesor de Servicio debe validar el saldo de crédito del cliente. 

Si hace caso omiso al mensaje de Riesgo excedido, cuando se intente emitir la factura en la caja, el sistema pedirá que se grabe la forma de pago del cliente, si no se graba el pago en el momento, no podrá generarse la factura, salvo que tenga el cliente Anticipos pendientes.

Bloqueo de Crédito de Cliente. 

Una forma de impedir que un cliente moroso, pueda seguir facturando en la agencia es, bloqueando al cliente. La funcionalidad de bloqueo hace que, el sistema no permita emitir ninguna factura de compra, aún cuando el cliente quiera realizar el pago de contado de la compra realizada.

Para bloquear al cliente, debe ingresar a Mantenimiento de clientes, desde la siguiente ruta. 

RUTA bloqueo: Gestión| Menú | Mantenimientos | Clientes | Saldos

Debe activar el check de Bloqueado, y guardar con el botón de grabado arriba, con la imagen de la palomita. 

La función de Bloqueo enviará un mensaje de Cliente Bloqueado en pantalla, indicándole al Vendedor o asesor de servicio, que no podrá grabar ningún artículo o servicio en los documentos de Facturas u Orden de servicio. 

Al querer grabar una refacción u operación de mano de obra, envía este mensaje de bloqueo impidiendo crear el documento de factura o de una orden de servicio. 

Para Desbloquear al cliente: Oprima el botón de 3puntos que está enfrente del check de bloqueo y el cliente quedará desbloqueado. 

Al dar clic en el botón, se desactiva el bloqueo

Saldo del cliente. 

Para validar el saldo pendiente del cliente, estando en el registro del cliente, en la pestaña de Saldos. Oprima el botón de Saldo, y le mostrará el importe de la deuda pendiente del cliente.

Movimientos Pendientes

Para ver qué documentos están pendientes de pago, podrá oprimir el botón de Movimientos Pendientes y el sistema mostrará todos los documentos de débito (Facturas, Notas de débito, cargo) y Documentos de Crédito pendientes de aplicar, como Anticipos, notas de crédito, abonos.  Sumados todos estos darán el saldo pendiente. 

Otra forma de Bloquear Cliente.

Recordemos que el Bloqueo impide que se genere algún documento de Factura de Mostrador o una Orden de Servicio. El sistema no permitirá Emitir el documento. 

Sin necesidad de otorgar un crédito, podrá bloquear al cliente, desde, Mantenimiento de Clientes.

Ingrese al Registro del cliente, en modo ficha y en el botón de Clasificación que se encuentra en la parte superior derecha podrá verificar si existe una clasificación de bloqueo. 

Para identificar cada Clasificación, debe ir al menú principal de esta pantalla, en Opciones, de clic en Clasificación de Cliente. Mostrará listado de Clasificaciones. 

Estas clasificaciones se agregan de manera manual, o se eliminan. Para agregar o eliminar, en la parte inferior de la pantalla de Clasificación oprima el botón de + para agregar o – para eliminar un registro.

El código, título, Foto y Comentario, usted lo define, al igual si desea que la clasificación que agregue bloqueará al cliente. 

La función de esta clasificación es, enviar un mensaje en pantalla, desde una Orden de servicio o desde una factura de mostrador desde que elije al cliente. De esta manera, el usuario del sistema se entera, de alguna notificación importante, como: El bloqueo de un cliente, La autorización de un crédito, informar sobre su buen historial crediticio, etc. 

Cuando tiene activo el check de Bloqueado, indica que el cliente estará bloqueado y no podrá emitir ningún documento, tal como se muestra en la sección de Bloqueo de este documento. 

Se asigna la clasificación en el cliente:

Para quitar la clasificación debe dar clic al botón de enfrente con 3 puntos y limpiará el campo. 

Mensaje en Pantalla.

El mensaje que se enviará en pantalla se mostrará de la siguiente manera: 

Esta es la muestra de un mensaje de bloqueo, recuerde, que los mensajes los puede personalizar. 

Desde el mantenimiento de clientes, en Opciones, elije Clasificación del cliente, y puede agregar el aviso que desea que se muestre y la imagen. 

Este mensaje indica que está bloqueado el cliente.

De igual manera, se podría enviar a los clientes con buen historial o que están al corriente con sus pagos, un mensaje que indique, que el cliente tendrá autorizado un crédito.

El que aparezca alguno de los mensajes en el cliente, no asegura que el cliente tenga definido un crédito, o que esté bloqueado. Dependerá de la configuración de créditos como se muestra al inicio de este manual. O para bloquearlo, depende de que tenga activo el check de bloqueo.