Presupuesto de Refacciones

Presupuestos

En el módulo de Facturación de Mostrador se podrán crear Presupuestos de refacciones al cliente y que, posteriormente podrían ser facturados.

Para ingresar sigamos la siguiente ruta: 

RUTA: Gestión| Menú | Facturación | Facturas

Dentro del Facturas se encuentra la opción de Presupuestos, del lado derecho en la opción de Documentos.

Como puede observar, existen varios tipos de documentos dentro de este apartado. Para seleccionar el tipo de documento que se desea realizar, una vez que ingresamos a Facturas, del lado derecho de nuestra pantalla en el modo tabla elegimos el documento a realizar, en este caso son Presupuestos.

Desde el documento de Presupuestos sin emitir, damos clic en el botón de Nuevo. Si tenemos más de un almacén, el sistema nos pedirá que elijamos el almacén del cual saldrán las refacciones

En el Presupuesto, se requiere asignar al cliente, la sección o tipo de venta y el tipo de cliente. (Estos últimos dos vienen ligados en el sistema y sirven para determinar el movimiento contable)

Para asignar el cliente damos clic en el botón de vista rápida situado a la derecha del campo del código o en su defecto si conocemos el código del cliente lo teclea.

Podemos ordenar a los clientes por código o por nombre y con el campo a partir, se teclea el nombre del cliente y el sistema inicia una búsqueda o bien con el botón de búsqueda avanzada. 

El check de contenido nos permite poner una parte del texto de uno de los campos y hacer la búsqueda avanzada.

Si el cliente no existe podemos darlo de alta con el botón ampliar 

Presionamos el botón de registro nuevo + al hacer esto, primero solicita que se realice una búsqueda por coincidencia para verificar que, el nuevo registro efectivamente no exista; con los símbolos de % podemos hacer más eficiente la búsqueda.

Si el cliente ya existe lo seleccionamos y nos muestra los datos del cliente. Con el botón de asignar que está en la esquina superior derecha lo ingresamos a la factura.

Si el cliente no existe llenamos el resto de los campos de apellidos y quitamos los símbolos de %

Llenamos los datos del cliente considerando que, los campos sombreados de color diferente son obligatorios. Al finalizar damos clic en el botón de asignar que está en la esquina superior derecha y en automático graba al cliente en la factura.

El campo sección en el presupuesto, contiene valores predefinidos, para asignar el que corresponde, de acuerdo con el tipo de venta que se vaya a crear, dando clic en el botón de valores y con doble clic en el tipo de venta correspondiente o con un clic y el botón azul de asignar seleccionará el valor.

Es importante se capture esta información ya que será utilizada para reportes y así mismo se pasará en automático al efectuar la factura, este dato determinará el movimiento contable.

Una vez que se capturó la información del encabezado se llenará la información de las pestañas del detalle.

Pestaña de Datos Generales

Se deberá seleccionar al Vendedor que está realizando la venta, puede ser que el vendedor esté ligado al usuario y ya no sea necesario realizar esta búsqueda.

Asignamos el vendedor de mostrador, dando clic en el botón de vista rápida y seleccionando el vendedor con doble clic sobre el registro o con un clic y el botón de asignar de la palomita verde.

También en esta pestaña tenemos los datos del cliente a facturar.  Aquí se puede validar y verificar la información del cliente, si realiza alguna corrección a los datos del cliente se puede hacer tecleando sobre cualquier campo, sin embargo, debe considerar que dicha corrección será solo para este documento.

NOTA: Es recomendable asignar el vendedor antes de ingresar las refacciones.

Pestaña de Detalles

En esta pestaña se agregarán las refacciones que se van a presupuestar, en el campo de refacción se teclea el código de refacción o dando un clic aparece el botón con tres puntos, el cual nos ayuda a ingresar al catálogo de refacciones para buscar y seleccionar la que será vendida.

Ya que ingresamos la refacción nos desplazamos con el tabulador del teclado o con un clic en el campo Unidad. En este campo asignamos la cantidad de unidades que serán presupuestadas, debe considerar que no importa que la refacción no tenga STOCK suficiente ya que al generar un presupuesto el sistema no descuenta o considera el stock actual de la refacción.

En la columna Dto asignamos el descuento en caso de que se le quisiera hacer alguno al cliente, se captura el porcentaje.

El botón    en la parte inferior izquierda de la ventana nos permite ver la información de la refacción en la que estemos situados.

Funcionalidad F5

Estando dentro del presupuesto, podrá abrir el catálogo de refacciones de nuestro almacén, con el botón Refacciones en la parte superior de la ventana o presionando la tecla F5

NOTA: es importante no dejar Presupuestos sin emitir al final del día.

Pestaña de Totales

La pestaña Totales nos muestra el monto acumulado de la factura antes de IVA y en la parte inferior de la ventana el monto con el IVA. 

Al finalizar de validar la información podrá guardar con el botón de grabar en la parte superior izquierda de la pantalla, y podrá seguir modificando o agregando piezas o bien imprimir su presupuesto.

Emitir e Imprimir Presupuesto.

Una vez que ha terminado de Grabar las piezas, y después de haber guardado, podrá emitir el presupuesto con el botón de Emitir en la parte inferior izquierda.

Cuando se emite el presupuesto, no graba ningún movimiento de la(S) piezas en el Kardex, no se puede cambiar al cliente, pero si puede cambiar las partidas en cuanto a cantidad y precio, y se pueden eliminar, pero no podrá agregar nuevas partidas o refacciones. Estos cambios serán posibles mientras el presupuesto no esté facturado.

Estando en la pantalla de remisiones, en la parte superior derecha de la pantalla podrá visualizar el número de presupuesto.

Facturar un Presupuesto.

Para facturar un presupuesto, estando en modo ficha dentro del presupuesto después de haberlo emitido, debe presionar el botón de Trasp que se encuentra en la parte inferior. 

Al oprimir el botón de Trasp, el sistema envía una nueva pantalla para que elija la o las refacciones que desea facturar. Verifique en la parte inferior de esta pantalla que esté marcado el botón de Facturar.

Posteriormente podrá seleccionar la o las refacciones que va a facturar, seleccione la refacción y con el botón de flecha abajo pasará el registro seleccionado o bien con el botón de 2 flejas hacia abajo pasará en automático todas las refacciones cargadas en el presupuesto para que sean facturadas.  También podrá regresar refacciones con la o las flechas hacia arriba.

Al tener confirmada las piezas a facturar, solo debe seleccionar el botón de   e inmediatamente se creará una Factura. Enseguida enviará un mensaje en pantalla para que seleccionemos la opción de crear Factura o Remisión.

Seleccione el campo de Factura y damos clic en Aceptar. 

Enseguida nos enviará a la sección de Facturación para que sea emitida en el botón de emitir que se encuentra en la parte inferior izquierda.  

NOTA: Si decide generar una remisión podrá consultar el proceso de remisiones en el manual de Remisión de Refacciones.