Inventario Físico de Refacciones

Manual para realizar Inventario físico

Contenido

Introducción:

El Sistema W32 cuenta con varias herramientas para mantener un inventario de refacciones, de las cuales puede hacer uso en cualquier momento para mantener bajo supervisión sus movimientos de Compras, ventas y stock.

Además, cuenta con la herramienta para realizar inventarios físicos en el momento que lo desee, a continuación, se detallará la forma correcta de realizar un inventario físico desde W32, sin embargo, antes del inventario se deben preparar algunos reportes y respaldos que a continuación se detallan: 

 Es muy importante que: Antes de iniciar con el proceso se realice un respaldo de su base de datos.

Paso 1. Generar Reportes para Inventario

Los reportes se generan en la siguiente ruta:

RUTA: Inicio | Consultas| Consultas | MMW32 | Kit Básico 

Reportes Necesarios Antes de:

• RE01. Catálogo Valuado
  
• RE09. Refacciones en Proceso
  
• RE07.1 Venta en Proceso Mostrador (Remisiones no facturadas)
  

Inventario Físico.

Para iniciar el proceso de inventario físico debe ingresar a la siguiente ruta:

RUTA: Gestión | Menú| Recambios | Entradas Almacén 

Al ingresar debe seleccionar del lado superior derecho, en Documento: Regularización sin emitir. 

Posteriormente seleccionaremos el botón de Nuevo  para indicarle al sistema que se creará un documento de regularización o (ajuste al inventario). 

Si la agencia cuenta con varios almacenes, se desplegará la opción de almacenes, en la cual debemos seleccionar el almacén que se afectará con el inventario físico. 

Si no tiene configurados almacenes abrirá la regularización (ajuste al inventario) directamente.

Al seleccionar el almacén que afectará, el sistema mostrará la pantalla con un registro en blanco para crear el recuento. (Solo aparecerá esta pantalla si tiene varios almacenes, de lo contrario NO aparecerá la pantalla)

En el campo de Regularización se puede grabar una breve descripción que identifique el documento que se creará del inventario.

Para crear los listados o recuentos debe oprimir el botón de recuento en la parte inferior de la pantalla.

Recuento.

Esta opción sirve para seleccionar parámetros para el inventario físico tales como forma de ordenar los reportes para conteo, ubicación(es) que se requieren inventariar, stock (solo lo que tiene stock, todas, etc.)

Desde esta opción se imprimen los listados para conteo.

Así mismo en esta opción se realiza la captura de los conteos realizados que serán 2 (Primer y Segundo conteo), una vez que ya no hay diferencias en la captura de los conteos se traspasan los mismos para que el sistema muestre las diferencias teórico contra físico.

Para lograr esto, se deben crear los recuentos, una vez que se dio clic al botón de recuento aparecerá la siguiente pantalla: 

En esta pantalla podrá crear un nuevo grupo de conteo, y podrá crear tantos grupos como sea necesario, la intensión es que pueda clasificar sus piezas ordenando por Estantería o artículo y pueda imprimir un listado por cada grupo para facilitar el conteo. 

Por ejemplo, el primer conteo puede crearse del estante A, para que el grupo de personas que realice este conteo solo se mueva en el estante A. 

El segundo conteo puede ser del estante B, y este conteo se podrá imprimir independiente para que sea contado por otro grupo de personas.  

Esta clasificación dependerá de sus ubicaciones o nomenclatura de sus estantes.

Para realizar la selección de estantes se hará una vez que se de clic al botón de nuevo, nos mostrará la siguiente pantalla. 

Deberá dar clic en el botón de la hoja en blanco para crear el recuento, aparecerá la siguiente pantalla para que anote las condiciones o filtros para cada recuento.

Puede seleccionar el filtrar por Estante o por artículo, en el ejemplo de arriba está marcado que sea filtrado por Estantería y se graba en el campo desde y hasta de la estantería. De haber seleccionado Artículo tendría que grabar en los campos desde y hasta los códigos de Artículo.  

La siguiente opción es seleccionar la Marca, podrá seleccionar solo una marca o todas las que tiene en su empresa.

Posteriormente viene la condición del Stock, podrá elegir si solo desea que el sistema le liste los artículos con Stock Mayor a Cero, Stock Menor a Cero, Stock igual a cero o bien Todos los artículos sin importar el stock. 

En el ejemplo se listarán los artículos con stock mayor a Cero, que serán los artículos que tengan stock en sistema.

Una vez realizada su selección, de clic en el botón de Aceptar 

Se presentará la barra de actualización para que vea el avance del listado que presentará.

Una vez finalizado el proceso, se mostrará el listado con los artículos seleccionados.

En la parte superior en las opciones de Clasificado por:  Seleccione Estantería y mostrará el listado ordenado por la estantería.

En el campo de Numero y Descripción del conteo, que se ubica del lado izquierdo en la parte superior, el sistema agrega de manera automática un número consecutivo el cual podrá editarlo para agregar el número y la descripción que desee.

Podrá agregar tantos listados como se requieran.

Descripción de Botones en Recuento. 

Las funciones de los botones son las siguientes: 

1.- Crear un nuevo Recuento 

2.- Imprimir el recuento seleccionado

3.- Imprimir etiquetas de cada pieza del recuento seleccionado

4.- Traspasar 1 recuento, será el recuento seleccionado, al documento de regularización.

5.- Traspasar todos los recuentos 

6.- Grabar Recuentos ya sea por que se creo nuevo o por que se editaron.

7.- Clasificado por:  en este campo podrá ordenar las piezas del recuento en el orden que desee, por estantería, código de artículo, básico u orden de grabado en el recuento.

8.- Número y descripción, Podrá editar estos campos para agregar la descripción que desee.

9.- Cantidad 1 y Cantidad 2. En estos campos deberá capturar de manera manual la cantidad de piezas encontradas en sus conteos. 

10.- Campo de Búsqueda. En este campo podrá capturar el código de pieza que esta buscando en el recuento, antes deberá marcar el campo clasificado por, posteriormente oprima el botón del rayo. Si el sistema encuentra la pieza, pasará el cursor al renglón de la pieza. 

Listados para Conteo.

Para sacar los listados, podrá hacerlo después de crear el recuento, con el botón de la impresora que sería el botón 2 de la imagen anterior. Verifique que este marcado en el campo clasificado por, el check de estantería o si desea por artículo. 

Captura de Conteos.

Después de imprimir los listados y que se haya recabado la información de cantidad de piezas, deberán capturar el conteo 1 y conteo 2 en las columnas del lado derecho.

Capturar el conteo en Varios Equipos.

Para realizar su captura de conteos, en más de un equipo, deberá ingresar al menú de Opciones, estando en la Regularización o Ajuste de inventario.

Dentro de opciones, seleccione Recuento, el proceso de captura de conteo es igual que, utilizar el botón de recuento de abajo, pero en casos de capturas en equipos diferentes, esta opción del botón provocará un error. 

Cada equipo que va a capturar conteo deberá tomar conteos diferentes, y no afectar los conteos que se están modificando en otros equipos de cómputo. 

Por ejemplo, en la Pc 1 Podrá capturar una persona el Conteo 1 Anaquel ‘A’

Y en la PC 2, otra persona podrá capturar el conteo 2 Anaquel B. 

Visualizar Diferencias. 

Después de la captura podrá visualizar las piezas que contengan diferencias entre el conteo 1 y el conteo 2.

Debe oprimir en la parte superior el check del campo Visualizar diferencias. 

Al marcar el check de Visualizar Marca: Mostrará en la última columna la marca de la pieza

Al activar check de Visualizar Diferencias, hará que solo se muestren los registros de las refacciones, que tuvieron diferencias entre el conteo 1 y conteo 2. 

Después de este filtro se deberá pulsar el botón de impresión, para obtener nuevamente el listado, de estas diferencias y realizar un tercer, o un cuarto conteo, o bien, los que sean necesarios, hasta que no existan diferencias.

Traspasar Conteos.

Una vez terminada la captura y cuando ya no se presenten diferencias se deberá:

1. Deshabilitar el check de “Visualizar diferencias”, de tal forma que se muestren nuevamente todas las refacciones.
   

2. Pasar los registros de nuestro conteo al documento de Regularización que tenemos abierto. Para esto tenemos dos opciones:
   

•  Pasar alguno de los grupos de conteo, uno por uno.
  

Este botón pasa únicamente los registros del grupo en el cual estamos posicionados. Al terminar el proceso, automáticamente se eliminará el grupo de recuento y se presentará el siguiente grupo.

• Pasar todos los grupos de conteo. Con este botón se pasan todos los registros de todos los grupos de recuento. Al finalizar el proceso todos los grupos de conteo se eliminan y debemos cerrar la ventana que queda en blanco.
  

En la imagen puede observar que se ha traspasado el primer conteo, que es el Número 1 a la regularización, al realizar el traspaso desaparece el conteo.  Podrá seguir traspasando uno a uno o bien todos juntos con el botón de pasar todos los grupos de conteo.

Generar la Regularización 

En la pantalla de Regularización “no emitido” se mostrarán los resultados del recuento hecho, donde podrá observar:

1. El comparativo del Stock Actual (Kardex) contra el real (físico).
   
2. Precio costo de la refacción
   
3. Importe o diferencia entre el Kardex y el físico, pieza por pieza.
   
4. Las refacciones que quedan con Stock Real en blanco son porque se encontraban en cero en el conteo físico.
   
5. Las piezas que muestra importe negativo indican que se encontraron menos piezas de las que marca el Stock en sistema.
   

Aún en esta pantalla de Regularización No Emitida, se podrán realizar ajustes, antes de afectar al Kardex, modificando la cantidad de Stock real, además puede obtener una impresión de este listado en pantalla, simplemente pulsando el icono de imprimir en la parte inferior izquierda de la pantalla. 

Este reporte servirá para compararlo contra el Reporte Valuado que genero al inicio del proceso. 

Afectación del Kardex

Después de realizada la revisión, el siguiente paso es emitir la regularización, la cual afectará al Kardex, para esto se deberá emitir el documento de regularización, pulsando el icono correspondiente.

Si se diera el caso de que por error una pieza esta duplicada dentro de la regularización, al intentar emitir, el sistema mandara un mensaje con los números de parte duplicados, para que se tomen las medidas correspondientes (eliminar uno de los códigos, realizar un conteo nuevo de ese artículo, unificar los registros y existencias, etc.).

Si todo está bien, solicitará el número de documento que respalde la regularización (el sistema sugerirá un numero consecutivo y serie, configurable en Archivos / empresas). puede modificar de manera manual capturando un nuevo número y Serie.

Este proceso actualizará el Kardex en las piezas afectadas, además se mantendrá en el histórico, la regularización, para futuras revisiones en Regularizaciones “Emitidas”.

Como se comentó, las regularizaciones afectaran el Kardex.

Al revisar el Kardex de alguna refacción afectada se identificará el movimiento por la literal R, de tal forma que cuando la regularización indica salida de piezas indicará las unidades en negativo y en positivo cuando sean entradas.

Puntos importantes

Lo que se recomienda cuidar rigurosamente antes y durante el proceso de inventario físico de refacciones es lo siguiente:

1. Generar el reporte valuado de refacciones antes y después de inventario, así como tener antes del inventario los reportes de refacciones en proceso y remisiones no facturadas.
   
2. Realizar un respaldo de la base de datos completa antes de iniciar el proceso.
   
3. Capturar la estantería y/o ubicación de todas sus refacciones.
   
4. Realizar un segundo respaldo una vez que se tengan los grupos de recuento con su respectiva captura de conteos sin diferencias. 
   
5. No emitir el documento de regularizaciones hasta que se hayan revisado completamente las diferencias, pues la emisión es el momento en el que el Kardex se ve afectado.
   
6. Realizar un tercer respaldo cuando se tengan las diferencias, es decir, antes de emitir la regularización, es decir, antes de afectar el Kardex.
   
7. Podrá validar su Inventario final después de haber emitido su regularización sumando el valor total de su actual Inventario Valuado (+/-) el Valor total del resultado de su Regularización emitida. El total deberá ser igual al valor total del Inventario Valuado que genero al inicio del proceso. 
   
8. Realizar un cuarto respaldo el cual contiene los movimientos tal y como quedaron en el Kardex una vez ajustadas las diferencias.