GDDS 

Operación

Índice

1. Funcionalidad de GDDS    3

2. GDDS Vehicle Inventory    4

3. GDDS Vehicle Sale    8

4. GDDS Parts Inventory    20

5. GDDS Parts Sales    21

6. GDDS Repair Order    27

1.- FUNCIONALIDAD

¿QUE ES GDDS?

La interfaz GDDS es una actualización de la interfaz DataSharing Agreement que hoy en día está funcionando, pero ahora se incluye información de:

VI (Inventario Vehículos) ---------- Ya certificado---------Envío diario

VS (Venta Vehículos) -------------- Aun no certificado----Envío diario

RO (Ordenes de Reparación) --- Ya certificado-----------Envío diario

PI (Inventario Refacciones) ------ Ya certificado----------Envío diario

PS (Venta Refacciones) ---------- Ya certificado-----------Envío diario

La información que se envía a la interfaz GDDS es extraída de la base de datos y enviada al servidor de DataPower en archivos XML, y este último se encargará de transmitir dicha información a la comunidad segura de GM Exchange. 

La información enviada servirá para el análisis, modelado y estrategias de mercadotecnia e iniciativas corporativas de la marca General Motors.

¿COMO FUNCIONA?

Hoy en día el usuario dentro del DMS realiza el proceso de: 

1. Mantenimiento de Inventario VN, por interfaz SOFIA o manualmente

5. Pedido/Facturación de VN/ Usados
6. Creación/Cierre/Facturación de Ordenes
7. Mantenimiento de Inventario de Refacciones, por actualizaciones de Precios o manualmente
8. Facturación de Refacciones
9. Mantenimiento de Citas de Servicio, por interfaz OSS o ContactCenter

En cualquiera de los procesos mencionados, el usuario opera de forma normal, es decir, debe ingresar los datos conocidos y es probable que sea necesario agregar otros campos. El armado de los archivos XML y sus envíos operan de forma transparente. Sin embargo, para garantizar que la información recibida por la interfaz GDDS sea correcta, es necesario conocer que campos de cada proceso son requeridos, lo cual se explican en los capítulos siguientes.

2.- Vehicle Inventory (VI) 

¿QUE ENVIA?

El archivo XML VI contiene datos del inventario de Vehículos nuevos con modelos del año corriente y solo modelos de año anterior siempre y cuando el kilometraje de entrega sea cero. Considerar que, en el caso de un vehículo nuevo, el año modelo se hereda de la versión del vehículo, donde el año modelo del vehículo nuevo debe ser el año modelo de la versión.

1. Campo Condición, este campo indica si el vehículo es Nuevo.

2. Campos Marca y Modelo

3. Campos Color Exterior, Color Interior, Transmisión, Tipo de combustible, N° de Cilindros, N° de Puertas, N° de Pasajeros, Motor, Año Modelo, VIN y N° de Inventario, 

4. Campo Paquete, se extrae de la versión del Vehículo

5. Campo Clave Comercial, se extrae de la versión del Vehículo

6. Campo Status, se envían 4 status: 

9. InTransit = En transito
10. AvailableForSale = Disponible
11. OnHold = Demo, aplica solo para vehículos nuevos
12. Allocated = Operación

Estos estatus los podemos ver en la pestaña “Estados”, en el campo Salida.

7. Campo Descripción de Accesorios, se extrae de la pestaña Accesorios y de la pestaña Extras de Fábrica,

8. Campo Localización, se utiliza del campo Descripción de la localización,

9. Campo Km Entrega, del vehículo, cuando un modelo de un año anterior contenga un valor mayor a cero, el inventario no será enviado a DDS. 

10. Campo Fecha de Adquisición, se obtiene el campo Fecha y hora del estado de Recibido

11. Campo Número de factura, se envía el campo “Num. Fact Compra”

12. Método de Adquisición, se utilizan 2 valores: OEM y Dealer Exchange

      El valor OEM se obtiene validando si el vehículo ingresó con la interfaz Sofía, caso contrario se envía el valor ingresado en el campo Método adquisición. Cuando el vehículo ingresa como compra en concesionario entonces se utiliza el valor Dealer Exchange.

13. Campo Costo Total de Compra Vehiculo, se envía el campo Total Factura Compra

14. Campo Precio Retail, se utiliza el campo Precio V.N. 2 

15. Campo Precio List, se utiliza el campo Precio dentro del Vehiculo 

3.- Vehicle Sales (VS) 

¿QUE ENVIA?

El archivo XML VS contiene datos de la venta de vehículos nuevos y usados, datos del:

12. Cliente, contacto del cliente
13. Vehículo
14. Vendedor
15. Financiamiento
16. Entrega del vehículo
17. Garantía extendida
18. Venta adicional 
19. Accesorios
20. Toma a cuenta
21. Arrendamiento
22. Tipo de venta
23. Otros datos

 

1. Cliente: se debe enviar los datos del cliente ya sea persona física o moral. 

1.- Persona Física: el aplicativo toma los datos del cliente, tal y como se muestra la imagen de abajo, el cliente asociado al vehículo del taller.  En caso de que no exista el cliente asociado a un vehículo del taller, entonces el aplicativo tomará los datos del cliente del Pedido.

Los datos de la persona física que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

Para que sea considerado una persona física, el aplicativo valida que el valor del campo Genero sea diferente a “N”.

2.- Persona Moral: el aplicativo toma los datos del cliente, tal y como se muestra la imagen de abajo, el cliente asociado al vehículo del taller en color rojo, y también se envían los datos del contacto por ejemplo en la imagen de abajo el contacto se llama “Eduardo Diaz Trujillo“, en color negro. En caso de que no exista el cliente asociado a un vehículo del taller, entonces el aplicativo tomará los datos del cliente del Pedido.

Los datos de la persona Moral que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

Los datos del contacto de la persona Moral que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

Nota: es importante que el usuario que factura las ventas de vehículos agregue el contacto de la persona MORAL, tal y como se muestra abajo:

Al terminar de facturar el pedido, el sistema abre la ventana de “Vehículos del taller” en la pestaña de Campos variables por default, y en ese momento se puede cambiar a la pestaña de Datos particulares y agregar los datos del contacto, en el recuadro que dice Conductor. En caso de que al terminar de facturar el pedido no se abra la ventana de “Vehículos del Taller”, usted puede abrirlo de forma manual, abriendo la ficha del vehículo y luego en el menú Acciones. 

 

2. Vehículo: los datos del vehículo que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

3. Vendedor: los datos del vendedor que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

4. Financiamiento: los datos del financiamiento que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

5. Entrega del vehículo: se envía la fecha y hora de la entrega del vehículo, recordar que esto se hace en el proceso de entrega en la interfaz de Sofía, en la operación VN y operación VO:

También se envía el kilometraje con el que se entrega el vehículo

6. Garantía extendida: los datos de la garantía extendida que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

7. Venta adicional: los datos de la venta adicional que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

8. Accesorios: se envía el código, descripción y el precio de los accesorios que se agregan al pedido:

9. Toma a cuenta: se envían los datos marcados en rojo:

10. Arrendamiento: cuando el tipo de venta es arrendamiento se valida por la sección del pedido.

11. Tipos de venta: se envían el tipo de venta menudeo y flotillero para lo cual se valida la sección del pedido:

12. Otros datos: en caso de que se proporcione el servicio de emplacamiento, el aplicativo busca las placas.

Además, el aplicativo busca la fecha de la orden interna previa entrega por medio del VIN 

4.- Parts Inventory (PI) 

¿QUE ENVIA?

El archivo XML PI contiene datos del inventario de refacciones:

1.- Código de la refacción

2.- Descripción de la refacción

3.- Cantidad en stock

4.- Cantidad reservada, las piezas reservadas

5.- Cantidad en tránsito, lo que esta en pedidos sin surtir

6.- Costo de refacción

7.- Marca de la refacción

8.- Proveedor de la refacción

5.- Parts Sales (PS) 

¿QUE ENVIA?

El archivo XML PS contiene datos de la venta de refacciones solo de Mostrador:

6. Cliente, contacto del cliente
7. Vendedor
8. Factura
9. Tipos de venta
10. Descuentos
11. Refacción

 

1. Cliente: se debe enviar los datos del cliente ya sea persona física o moral. 

1.- Persona Física: el aplicativo toma los datos del cliente, tal y como se muestra la imagen de abajo:

Para que sea considerado una persona física, el aplicativo valida que el valor del campo Genero sea diferente a “N”.

2.- Persona Moral: el aplicativo toma los datos del cliente al que se le facturó, tal y como se muestra la imagen de abajo en color rojo.

Como se puede ver en la ficha del cliente PERSONA MORAL, existe un valor en el campo “Cliente asociado” el cual contiene los datos del contacto del cliente. Este campo al desplegarse lo que hace es mostrar la lista de clientes dados de alta, por lo que es importante que el usuario que crea la factura considere crear un cliente con datos del contacto, además del cliente al que se le va a facturar.

Los datos del contacto del cliente PERSONA MORAL son lo que se indican en color rojo en la imagen de abajo:

Nota 1: En el caso del campo Estado se envía de acuerdo con el catálogo de la norma ISO 3166

Nota 2: es importante que el correo electrónico se capture de forma correcta.

 

 

2. Vendedor: se debe enviar los datos del vendedor. 

 

3. Datos de factura: se envían datos como fecha, número e importes. 

 

4. Tipos de Venta: el tipo de venta se obtiene del campo Sección. 

 

5. Descuentos: el aplicativo toma los descuentos de cada refacción facturada y a nivel global en la factura. 

6. Refacción: el aplicativo toma ciertos datos de cada refacción facturada. 

6.- Repair Order (RO) 

¿QUE ENVIA?

El archivo XML RO contiene datos de todas las ordenes de servicio:

11. Cliente, contacto relacionado con el vehículo
12. Datos de la Orden de servicio
13. Asesor de servicio
14. Tipos de ordenes
15. Mano de Obra
16. Refacciones
17. Técnico
18. Vehículo
19. TOT´s
20. Materiales diversos
21. Garantía GWM

 

1. Cliente: se debe enviar los datos del cliente ya sea persona física o moral. 

1.- Persona Física: el aplicativo toma los datos del cliente, tal y como se muestra la imagen de abajo, el cliente asociado a la matricula.

Para que sea considerado una persona física, el aplicativo valida que el valor del campo Genero sea diferente a “N”.

Recordar que el cliente que aparece en la orden de servicio es el cliente asociado en la matricula

2.- Persona Moral: el aplicativo toma los datos del cliente, tal y como se muestra la imagen de abajo, el cliente asociado al vehículo del taller en color rojo, y también se envían los datos del contacto por ejemplo en la imagen de abajo el contacto se llama “Francisco Javier Jiménez Godínez “, en color negro.

Los datos de la persona Moral que se toman son los que se muestran abajo en color rojo:

Los datos del contacto de la persona Moral que se toman son los que se muestran abajo en color rojo, siguiendo el ejemplo de 2 imágenes anteriores:

Nota: es importante que el usuario que crea las ordenes de servicio agregue el contacto de la persona MORAL

En el caso del campo Estado se envía de acuerdo con el catálogo de la norma ISO 3166

Nota 2: es importante que el correo electrónico se capture de forma correcta.

 

2. Datos de la Orden: se debe enviar datos como: kilometraje, fecha promesa de entrega, fecha de recepción, fecha de término, si la orden proviene de una cita. 

Se debe enviar los comentarios del técnico y los que se imprimen en la factura.

Se debe enviar el precio de venta total y el impuesto.

Se debe enviar el motivo del trabajo:

 

3. Asesor de servicio: se debe enviar los datos del asesor de servicio. 

 

4. Técnico del servicio: se debe enviar los datos de los técnicos que trabajaron cada operación. 

 

5. Tipos de Ordenes: los tipos de órdenes que se envían son: 

Garantías: se valida que sea el documento Garantía

Internas: se valida que la orden este activo el check Nota Interna

y Públicas, y dentro de las públicas hay una subclasificación de: 

HYP: se valida la sección 

Express: se valida la sección 

y Público en general: se valida la sección

 

6. Mano de Obra: se envían datos de cada operación trabajada en la orden, si la operación es código de LTG también se indican en el XML, en color rojo abajo se muestran los campos a enviar: 

 

7. Refacciones: se envían datos de cada refacción surtida en la orden, en color rojo abajo se muestran los campos a enviar: 

 

8. Materiales adicionales: se envían datos de los materiales diversos: 

 

9. Trabajos en otros talleres: se envían datos de los TOT´s: 

Para ello se valida que la operación este activo el check de Trabajo externo.

 

10. Datos de la garantía: estos datos son los que se registran en la interfaz GWM (aunque de momento esta inactiva la interfaz), código de falla, descripción de la falla, código de queja descripción de queja y descripción de la corrección: 

 

11. Estatus de la orden: se envían los estatus de:

 

Orden en Proceso: un estado distinto a TERMINADA,CANCELADO

Orden facturada: las ordenes que ya tienen una factura asignada

Orden cancelada: las ordenes que tienen el estado CANCELADO.

Cabe mencionar que para el envío diario de la información de ordenes de Servicio, se envían 3 eventos distintos:

*Open

*Cancelled

*Invoiced

Si en el día la Orden de Servicio se abrió y no se Facturó/Canceló entonces se envía el evento Open y todos los datos de la OR.

Si en el día la Orden de Servicio se abrió y se facturó entonces se envía el evento Open y evento Invoiced, y todos los datos de la OR. En el XML enviado se puede ver que hay 2 órdenes con sus datos, pero en realidad solo es una Orden.

Si en el día la Orden de Servicio se abrió y se canceló entonces se envía el evento Open y evento Cancelled. En el XML enviado se puede ver que hay 2 órdenes con sus datos, pero en realidad solo es una Orden.

 

12. Vehículo: se envían los datos del vehículo en color rojo: 

 

13. Paquete de mantenimiento: se envía el código del kit de mantenimiento: 

14. Datos de la garantía extendida: dentro del mantenimiento del vehículo se tienen datos de la garantía extendida.