Manual	Interfaz SAGA
Este manual le será útil para operar la interfaz con SAGA

Interfaz   SAGA

SAGA: Sistema de Administración de Garantías. (VolksWagen)

En nuestro DMS Multimarca W32, contamos con una interfaz con SAGA que envía y recibe información. La cual le permitirá al Administrador de Garantías obtener las siguientes ventajas:

•    Optimizar tiempos, evitando la doble captura

•    Evitar errores de captura

•    Carga automática a SAGA de:

1.Información del vehículo

2.Datos de la orden

3.Operaciones de trabajo

4.Refacciones

Antes de empezar a utilizar dicha Interfaz debemos verificar cierta configuración.

Configurar Porcentaje para Precios de Refacciones.

En el precio de Refacciones que Planta paga al concesionario en una garantía se toma del costo planta, más un porcentaje que VW autoriza a cada concesionario ese porcentaje se debe configurar de la siguiente manera: 

Ingresar al CRM, en el módulo COMERCIAL => Luego ingresar a Herramientas 

En esta pantalla vamos a seleccionar el botón de Cargo sobre materiales ubicado en la parte media, del lado derecho 

    Al ampliarse la pantalla de cargo veremos 2 campos   % Cargo SAGA y % Cargo.

Ahí debemos ingresar el porcentaje de cargo adicional que nos autoriza Planta VW para el pago de las refacciones.  El campo de Aplicable Sobre deberá seleccionar siempre Compra Cocesionario Precio. 

Con esto se configura el cargo adicional que se debe hacer en Refacciones cuando utilicemos la Interfaz y se importen las averías, este cargo se hará en el costo promedio que SAGA graba.

USO DE LA INTERFAZ

Para usar la interfaz ingresaremos al CRM, en el módulo de Gestión elegimos en el menú el grupo de TALLER e ingresamos a la opción de Ordenes de Taller en la sección de Garantía emitidas

 1.- Ingresamos a Gestión, => Menú=> Taller =>Ordenes de Taller

2.- Ingresamos a la sección de Garantías Emitidas 

Preparar la Orden antes de enviar a SAGA

3.-  Seleccionamos la orden de Servicio que se enviará a Saga, y estando en modo Ficha, verificamos que las operaciones y refacciones ya se encuentren en la pestaña de Operaciones, (Pagadas) y Refacciones (Surtidas).

4.- Si necesita grabar Observaciones/Comentarios para que estos sean traspasados a SAGA, deberá realizarse en la (s) Operaciones, de la siguiente manera:

Estando en la pestaña de Operaciones, nos posicionamos en la columna de Observaciones, y damos click al botón de 3 puntos que aparece (como se muestra en la imagen) para que nos amplíe una pantalla para los comentarios. Los comentarios se graban en alguna línea de las operaciones debido a que, si existen 2 operaciones de averías diferentes se puedan grabar estos comentarios para cada una de las averías. 

Se muestra ejemplo en la imagen.

ENVIO DE LA ORDEN DE GARANTÍA A SAGA

6.-  Para pasar la orden a SAGA seleccionamos la opción de Enviar Garantía. El sistema nos mandará un mensaje indicando que la Garantía fue enviada.

    Adicional a esto en la pestaña de Datos Generales existe la pestaña de Saga donde  aparece el recuadro de Estado de Documento, que mostrará un mensaje de enviada,  cuando la orden se haya enviado a SAGA , ó bien Eliminada, cuando la orden se haya eliminado.

1. Buscar la orden en SAGA
   

7.-  Una vez que se envió la orden a SAGA, ingresar al portal de SAGA y buscar la orden en el listado de Ordenes. 

Seleccionar el menú Reclamaciones y posteriormente Lista de Ordenes y verificar que aparezca la orden enviada en la opción de lista de Ordenes.

Codificar Averías en SAGA

8.- Seleccionamos la orden que enviamos con doble clic, ingresamos a Desglose de la orden para codificar o grabar las averías en la Garantía. 

Los campos que deben ser llenados son los que aparecen en Rojo para crear la avería de acuerdo a las políticas que manejan en SAGA

6. Tipo de Reclamación
   
7. No.AT= No. De Avería
   
8. Defecto
   
9. Localización
   
10. Fecha de Reparación (activar campo con doble clic)
    
11. En Fabricante de la pieza capturar el dato correspondiente a la Pieza quitada, en caso de que mande error de proveedor capturar Pieza quitada y Pieza montada
    

9.- Una vez codificada la avería se da clic en el botón de Guardar, que encontramos en el menú superior.

Crear nuevas Averías (Reclamaciones)

10.- Si desea agregar más averías, deberá crear una nueva avería con el botón de añadir  y codificarla de forma normal.

Una vez que se codificaron y crearon la (s) Avería(S) se pueden observar del lado izquierdo en la parte inferior Todas las averías (reclamos) Creados

Ahora pasaremos las Refacciones y Operaciones (Posiciones) a la avería que les corresponda de la siguiente manera: 

11.- De las Operaciones y/o refacciones que se traspasaron de W32, se visualizan del lado izquierdo en la parte superior, se deberá identificar a que avería pertenecen, con un clic las marcamos, quedando en color azul.        

Si se Crearon más de una avería primero se deberán marcar las refacciones y/o posiciones de la primera avería marcando con un clic hasta quedar sombreadas en azul. 

Una vez marcadas y seleccionadas las posiciones y/o refacciones damos click derecho y nos despliega las averías grabadas, para indicar a que avería se pasará la selección hecha.

12.- Una vez codificada y sin errores en captura pasará la orden de listado de Ordenes a Lista de Reclamaciones.

    Para pasarla debemos de oprimir el botón  de Guardar 1 y posteriormente el botón de  Completar2. 

13.- Al dar clic al botón de completar nos enviará la hoja con las averías incluidas en la orden de Garantía.  Si damos click al botón de  Detalles de la reclamación pasaremos a la reclamación para concluir.

Ó bien podemos cerrar esta pantalla y posteriormente buscar la orden en Lista de Reclamaciones.

14.- En el menú principal ingresamos a la opción de RECLAMACIONES y elegimos la opción de Lista de Reclamaciones 

Aquí deberán ingresar a la (S) reclamaciones cada reclamación es una avería así que si se crearon más de una avería tendremos varias reclamaciones, en cada una se deberá ingresar y grabar el código del mecánico en la pestaña de Mano de Obra.  

El proceso dentro de esta sección deberá ser el que siempre han llevado, verificar datos de operaciones y refacciones.

Si hubiera algún error, en la parte inferior de la pantalla aparecerán los comentarios de error, el administrador  de Garantías deberá corregir el error en el lugar indicado.

Al oprimir el botón de completar, nos enviará la hoja de código de barras, cerramos esta pantalla y con esto se concluye la codificación de la orden en SAGA la orden queda en la pestaña de Proceso y el nivel de proceso queda A la espera de Facturación del DMS.

Solo si el nivel de proceso de la reclamación es,  a la espera de facturación DMS podemos continuar de lo contrario deberá intervenir el usuario para ver si es necesaria alguna corrección. 

17.- Al cerrar la hoja de código de barras debemos ingresar a W32, y en el menú de SAGA2 seleccionamos la opción de IMPORTAR AVERIAS. El sistema inicia a buscar la información de la orden en SAGA, y actualiza las operaciones, refacciones y averías que se crearon y/o modificaron en SAGA. 

Cuando el proceeso de importación concluya,  veremos las averías en nuestra orden.

Estas son las que se crearon desde SAGA,  en las operaciones y refacciones, verémos en la primer columna las siglas AC, que indican que son operaciones y/o refacciones  Aceptadas en SAGA.

Debido a que la importación de los datos  los baja de SAGA, verémos que los precios de mano de obra y refacciones los estará actualizando de acuerdo a como SAGA los ha grabado en la reclamación en el caso de refacción aumentará el porcentaje adicional que se configuro al principio desde Mantenimiento de Empresas Véase: Configurar Porcentaje para Precios de Refacciones..

En la pestaña de totales podemos validar el total de Refacciones y total de mano de obra que deberá cuadrar con la reclamación en SAGA.  Exceptuando que en las refacciones de W32 ya se le hizo el cargo adicional del porcentaje de utilidad autorizado por Planta .

Enviar Notificación de Facturar Avería.

Para envíar la notificación de Facturar Averia, nos posicionamos en la pestaña de DatOS Generales,

Botón de Averías, y con el botón derecho del mouse,  seleccionamos la opcion de Enviar Notificacion de Facturar Avería.

*Si la orden de servicio se facturará en ese momento ó bien una vez que  ya se tiene la Nota de crédito y se desea facturar la Orden de servicio, el proceso de facturación es el mismo que hasta ahora llevan:

1.- Se debe terminar la Orden de Servicio  (Marcar el check de  Terminada)

2.- Se pasa la orden a Entregada    Oprimiendo el botón de  .. 

3.- Después oprimimos el botón de Gar. En Planta   

4.- Una vez que la Garantía esta en Planta elegimos el botónde Facturar,

CASOS ESPECIALES 

Mantenimientos  de SERVICIO

Cuando se tiene que enviar un servicio de Mantenimiento  en una garantía.

Primero deberá crearse el Kit de Servicio

En W32, ingresamos a Gestión , Menú, Archivos Taller , Kits de  Servicio 

Se deberá crear el kit de servicio   con el codigo que se enviará a SAGA, por ejemplo  este kit tiene codigo X081MXVZ, se debe componer con sus operaciones y refacciones autorizadas.

Para  cargar o grabar un servicio de mantenimiento a SAGA, solo debera pasarse un codigo de posiciòn externa, ese codigo de posición será el codigo que se le puso al kit de servicio.

Si las piezas y las posiciones de trabajo de la  orden en W32  se graban de forma independiente no pasarán como un servicio de mantenimiento. 

A Saga solo pasará 1 operación que será el codigo del Kit, como operación externa.

En la orden seleccinamos el Kit con el codigo correcto validando los totales.

Se  carga el kit  a la orden desde que se da de alta esta misma  y, se trabaja la unidad en el taller, cuando se finalizaron operaciones y entregaron las refacciones, se pasa la oden a SAGA, desde el menú de SAGA 2 .

Al pasar la oden con el Kit cargado, pasará como una sola posición de trabajo Externo, no pasan piezas y mano de Obra, solo el codigo del kit que será la posición externa y el total del kit. 

Cuando la reclamación este en SAGA con una única poscición de trabajo que se maneja como externa, el proceso que debe llevar es el normal. Se codifica, y se importan averias en W32.

El importe total es la suma de las refacciones y Mano de OBRA

Garantías de Deferencia / Cortesía

Cuando deseamos trabajar con una orden de tipo Cortesía el proceso será el siguiente:

Desde que se abre la orden se debe hacer la petición a Saga de la cortesía, para ello enviamos la orden de servicio aún sin cargar Operaciones ni refacciones.

Abrimos la Orden que se manejará como Cortesía en modo ficha, Validamos que el kilometraje, la fecha de recepción y la serie sean los correctos. 

En la orden de servicio estando en modo ficha veremos en pestaña de Campos Variables dos campos que son:

2. Es deferencia
   
3. Es deferencia In.
   

Para envíar la solicitud de petición de autorización de Cortesía, debemos marcar esos checks, como se muestra, ambos deben quedar activos. 

 

Unavez que se marco las deferencias , se hace el envío de forma normal, desde el menú de SAGA2 y  le damos click en Enviar Garantía.

Una vez que se registró la unidad en listado de deferencias, se realiza el proceso de petición de cortesía dando doble clic sobre el registro ingresamos el detalle para grabar la avería y defecto, se oprime el botón de Búsqueda de cortesía     si la cortesía es de catálogo mostrara la cortesía otorgada en la pestaña de información de la deferencia. 

Se acepta la cortesía con botón de Confirmar   si está de acuerdo con lo otorgado y cuando ya se tiene la información de la deferencia pasará al listado de  deferencia ACEPTADA. 

La cortesía pasará en el mismo listado de información de deferencias a la pestaña de Aceptado. 

Cuando la cortesía es aceptada, en este momento podremos enviar la orden de servicio nuevamente desde W32 de la siguiente manera:

En esta ocasión la orden se deberá trabajar y completar, es decir, completar las operaciones y entregar refacciones, cuando se haya terminado el trabajo de la orden se ingresa a la Orden de servicio dentro de W32.

Ingresamos en modo Ficha y nos posicionamos en la pestaña de Campos Variables, aquí debemos desactivar el chek en el campo de ES DEFERNCIA IN. 

 

Una vez que se desmarco el check, ingresamos al menú de SAGA2 y seleccionar la opción de Enviar Garantía. 

Se trabajará con la orden en W32 hasta completar las operaciones y que se hayan entregado las refacciones, ya debe estar todo en sus respectivas pestañas de la orden, en Operaciones como finalizadas y en Refacciones como entregadas. Hecho esto, la orden se enviará a SAGA, pero esta ocasión, ya pasará a lista de órdenes como los casos normales, deberán seleccionar el tipo de reclamación, avería y codificar sus averías.

NOTA: Antes de enviar la orden a SAGA verificar que las refacciones estén cargadas al 100% dentro de W32, ya que al pasarse a SAGA , saga dividirá de ese total, la parte que pagará. 

Cuando la orden se codifica en Reclamaciones, mostrará dentro de SAGA, los importes que pagará. Una vez completada el orden, cuando esta se encuentre en el estado de “A la espera de Facturación por parte del DMS” se Importarán averías desde W32.

Debido a que es una cortesía al importar la avería a W32, el sistema crea una nueva línea con el mismo código de mano de obra o refacción (duplicando) para que se indique el pago que hará el cliente, en una factura para cliente indicando en la primera columna las siglas FC (factura cliente). Sin embargo, se deberán eliminar todas esas líneas que aparecen en color ROJO, tanto en Mano de obra como en Refacciones. Dado que la Orden del cliente ya fue creada previamente.

Y en las líneas que queden en W32, para el caso de REFACCIONES, deberá descargarlas y cargarlas nuevamente pero solo la parte que le corresponde pagar a Planta.

Ejemplo.   Si, SAGA autorizo el 50% Refacciones cargará el 50% de la cantidad surtida en la orden de SAGA, el otro 50% lo cargará a la orden del cliente.

El proceso en el área de Servicio y refacciones para las Deferencias (Cortesías) será el siguiente: 

1.-  Servicio hará la petición de la cortesía a SAGA

2.- SAGA indicará cuanto se autoriza y si el cliente deberá pagar algo.

3.- Si el cliente debe pagar un porcentaje se deberá Crear una orden adicional de Cliente (Normal) más la que ya se tiene de Garantías.

4.-  Después de realizar el proceso de la interfaz y cuando ya se importaron las averías el encargado de Garantias debe notificar a Refacciones cuanto es lo que debe de descontar o modificar en las piezas.

5.- Garantías debe enviar el vale de salida original de refacciones y la Orden del cliente en donde se cobrará el porcentaje que debe pagar el cliente.

6.- Refacciones descarga de la orden de garantía el 100% de las piezas 

7.- Refacciones carga nuevamente en las 2 òrdenes su respectivo porcentaje o parte de piezas. 

    Ej. Puede ser   0.5 o 0.3 etc.

    Se eliminan las 2 líneas mostradas en la imagen anterior y se agrega nueva línea con el porcentaje que le corresponde.

8.- Refacciones regresa a Garantías 2 nuevos Vales uno de la orden de garantía y otro de la orden de cliente los cuales complementan el 100% de las piezas surtidas.

Después de dicho proceso se envía a SAGA la notificación de facturar avería y se concluye con la orden de garantía de forma normal. Se puede Facturar la orden en ese momento o bien, esperar nota de crédito de VW. 

Con esto se concluye el caso de Deferencias.