Mantenimiento de Refacciones

Contenido

En este módulo de Mantenimiento a Refacciones podremos crear o modificar registros de artículos de la empresa. 

Para ingresar sigamos la siguiente ruta: 

RUTA: Gestión| Menú | Mantenimientos | Refacciones

Alta de Refacciones. 

Una vez que ingresamos a la opción de refacciones, podrá ver el catálogo de refacciones del almacén en modo tabla. Si tenemos más de una empresa, del lado derecho de nuestra pantalla nos indica el nombre de la empresa en la que se encuentra situado y desde ahí mismo podrá cambiar de empresa si es necesario.

Para realizar una búsqueda podrá oprimir en la parte superior el botón de Selección, estando en modo tabla.

Estando en modo tabla, podremos ingresar a ver el detalle de cualquiera de los registros o bien crear nuevos registros. Al dar doble clic sobre alguno de los registros o presionando el botón de Ver Ficha, ingresará al detalle de la refacción seleccionada.

Refacción Original.

Para dar de alta una refacción original, es decir de la Marca que maneja en su concesionaria, lo podrá hacer desde el catálogo de planta, para ello nos vamos al botón Catalogo en la parte superior estando en modo ficha.

Con este botón nos muestra el catálogo completo de planta.

El botón abre una ventana donde podemos buscar la refacción por código de artículo.

Para hacer la búsqueda en el catálogo de planta, deberá realizar la Búsqueda por Referencia, posteriormente teclear el código del articulo y luego presionar el botón del lado derecho de búsqueda, para que le muestre el registro buscado, si es que lo encuentra. 

Para agregar la refacción a nuestro catálogo de almacén, damos doble clic sobre el renglón o registro que nos entregue la búsqueda; la otra forma es seleccionar el registro con un clic y damos clic al botón de Copiar

Si requerimos de una nueva refacción que no se encuentra en el catálogo de la marca, o bien no es de la marca, se hará de manera manual presionamos el botón de Nuevo estando en el modo tabla o con el símbolo de + en el modo ficha.

En la cabecera de la refacción tenemos:

1. El Código del Artículo: Es el número de pieza
   
2. Una descripción general (a veces la asignada por planta)
   
3. La familia, esta es definida por la Planta o bien gerente administrativo y puede ser: ACCESORIO ORIGINAL, REFACCION ORIGINAL, OTRAS REFACCIONES, OTROS ACCESORIOS, etc. 
   
4. La subfamilia, es una subclasificación que se hace adicional y también es definida por la marca o gerente de refacciones puede ser: Motores, Aceites, etc.
   

    Del lado derecho de nuestra cabecera esta:

5. La Marca de la refacción
   
6. El almacén en que estamos ingresando
   

Cuando los campos se encuentran sombreados en algún color diferente al blanco significa que son obligatorios, por lo que deberá contener algún dato ese campo, de lo contrario no le permitirá grabar el registro.

En cada ficha tenemos pestañas, cada una de estas nos mostrara una información diferente.

Para crear una refacción manual damos clic en el botón + y seleccionamos el almacén, la marca, ingresamos el código de nuestra refacción, su descripción y familia.

Pestaña Campos variables

En esta pestaña podemos agregar nuevos campos para tener más información de nuestra refacción. Los campos principales de esta pestaña son:

• Código básico, para algunas marcas lo trae por default
  
• La fecha de creación, este dato lo ingresa de manera automática.
  
• Unidad de medida: Si la unidad de medida si no es asignada de acuerdo a lo que requiere el SAT, por defecto pondrá PIEZA
  
• Clave de Producto: Deberá ingresar la clave de producto de acuerdo a lo solicitado por el SAT o bien lo que su proveedor le defina, Este dato es MUY IMPORTANTE, de lo contrario no le permitirá el sistema facturar la pieza. 
  
• FILTRARTIPOFACT: para los conceptos de notas de crédito y notas de cargo Especiales, deberá activar este dato (EN EL CASO DE REFACCIONES DEBERÁ QUEDAR DESACTIVO)
  

Pestaña Generales

Esta pestaña es importante por la definición de PRECIOS de Venta que se le asigna a la refacción. Pero además se tienen datos como:

1. Tipos de precio para la refacción. En el sistema podemos manejar hasta 5 tipos diferentes de precios. El precio 1 Siempre será el Precio Público, y de ahí se definirán los de: flotilla, garantía, estafeta, aseguradora, etc. 
   
2. Al dar de alta una refacción manual solo debemos llenar el campo de precio público en esta pestaña.
   
3. El check de descripción modificable solo debe activarse para los conceptos de contabilidad.
   

4. Descripción Modificable, al activar este campo permitirá que la descripción que traiga la refacción, al momento de ser asignada en un documento pueda ser modificada. (Se recomienda no activar)
   
5. La clasificación del inventario (A, B, C) y la fecha; este campo nos muestra el tipo de clasificación que tiene la refacción después de correr el algoritmo, así como la fecha de asignación de dicha clasificación.
   
6. Botón de ampliar Estudio de márgenes promedio. Nos permite conocer los márgenes de utilidad de acuerdo con el costo promedio y el precio concesionario 
   

Desde esta ventana podemos ver el precio concesionario, Último costo y Costo promedio. (PMC)

Del lado derecho tenemos el Precio de Venta y Porcentajes de utilidad sobre:

PMC: Costo promedio

Ult.  Coste: Ultimo costo de la pieza

Pre. Conce: Precio concesionario.  

El porcentaje de utilidad sobre Costos lo muestra del lado Izquierdo  y el Porcentaje de utilidad sobre precio de venta lo muestra de lado derecho.

Pestaña de stock

Esta pestaña mostrará el stock actual y los costos de la pieza. 

En esta pestaña están contenidos los siguientes campos:

• Stock:  Muestra la cantidad de piezas en existencia De todos los almacenes
  
• La ubicación: Es el estante en que se encuentra la refacción, está la deberá capturar de forma manual.
  
• El Stock por almacén: Se detalla el stock del almacén en el que se encuentra. (Cuando se manejen almacenes)
  

• El botón ampliar: Para ver el stock de los diferentes almacenes en caso de tenerlos, en una misma ventana
  

• Unidades pedidas; Cantidad de piezas pendientes de surtir, es el back order de unidades pedidas por almacén, el botón de Ampliar mostrará el (los) pedidos donde se encuentra pendiente la refacción.
  
• Mínimo: Se puede manejar el dato de un mínimo de piezas por mantener en el almacén
  
• Botón Falta stock (piezas solicitadas por no tener stock), podemos registrar una venta perdida desde esta ventana
  
• Unidades envase, las unidades contenidas por envase
  
• Unidades bloqueadas o reservadas, son las unidades apartadas para un cliente o matricula (Véase Reserva de Refacciones)
  

Del lado derecho de la ventana tenemos 

• Descuento por grupo: Se requiere de configuración especial para otorgar descuentos por grupo. 
  
• Precios:
  

• Compra Concesionario, Se debe grabar el precio en el que se compra la refacción, este dato lo proporciona el proveedor y se puede y debe modificar cada que existe un cambio.
  
• Última Compra: El dato de este campo lo obtiene el sistema de manera automático cada que se hace una compra de la refacción.
  
• Último Coste: Este dato se obtiene de la misma manera que el anterior.
  
• Costo Promedio. El sistema calcula el costo promedio en base al costo actual y las entradas nuevas.
  

Estos últimos campos no son modificables por el usuario, solo calculados por el sistema.

Super sesión o Recambio

Una pieza o refacción original puede tener un cambio en su código, sin cambiar la pieza física. A esto le llamamos Super sesión y/o Recambio.

Para grabar un recambio en el sistema ingresaremos en modo ficha en el registro que tendrá el nuevo número de pieza.

Estando en modo ficha del lado derecho del código de refacción tenemos un campo que se llama <<A USAR>> 

Este botón que se encuentra en la cabecera del modo ficha de refacciones, nos permite asignar la refacción por la cual será sustituida.

Solo deberá capturar en este campo el NUEVO número o código de Articulo y posteriormente clic en el botón de Crear Referencia a Usar. 

Al oprimir el botón de crear referencia a usar, inmediatamente el sistema crea un nuevo registro con el nuevo Código de refacción a usar y pasa el historial o Kardex al igual que el stock. 

Si desea usar la pieza original en futuros documentos como, Facturas u ordenes de servicio, el sistema mostrará o cambiara al nuevo código, además de mandar un mensaje de aviso indicando que la pieza paso a ser  <NuevoCodigo de refacción>.

Alterna

Una pieza o refacción podría tener un sustituto o reemplazo, en este caso no es la misma pieza es un código de pieza diferente pero el artículo o refacción tiene el mismo uso que la refacción inicial.

A estos casos donde podemos usar una pieza diferente para el mismo uso les llamamos Alternas.

Dentro del sistema, para grabar una refacción alterna se hará estando en modo ficha del registro al que le queremos grabar la o las alternas, vamos a encontrar el botón situado en la parte superior del registro con el nombre de <<Alterna>> 

Esta opción permite agregar varias opciones (referencias) a la refacción base

Al oprimir el botón mostrará la siguiente pantalla.

Si ya han grabado alguna pieza alterna nos mostrará el listado.

Para agregar una pieza alterna nueva, debe oprimir el botón de Nueva, y elegir del listado existente la nueva pieza a grabar. 

Al oprimir el botón de Nueva mostrará la siguiente pantalla para que elija el nuevo número de refacción a agregar en el listado de alternas de la refacción base.

Buscar pieza y guardar o cancelar búsqueda.

Pestaña Kárdex:

En esta pestaña podrá ver el histórico de los registros creados por entradas, salidas y ajustes al inventario que ha tenido una refacción. 

Al ingresar a la pestaña verá lo siguiente:

Una tabla con Fecha, numero de documento y tipo de movimiento que se ejecutó.

Los botones de navegación en el encabezado de la tabla nos permiten ir entre los registros del histórico de nuestra pieza

Con los botones de filtrado por entradas, salida y ajustes al almacén, nos permiten ver todos los registros que se realizaron de un solo tipo de movimiento, según sea el caso en pantalla

Con el botón de búsqueda podemos buscar un registro específico por: número de documento, fecha, tipo de movimiento, etc. Al dar clic en el botón ejecutar realiza la selección definida.

En el combo Tipo de documento nos permite un filtro por los tipos de documento que tenemos, trayéndonos únicamente ese tipo de documento.

La exportación a Excel nos permite mandar la información mostrada en pantalla a un archivo de Excel. Al dar clic en el botón de exportar a…, nos abre una ventana secundaria donde en la parte inferior derecha el botón con la impresora nos manda a imprimir lo que tenemos en la ventana y con el botón de la flecha roja nos abre una ventana de exploración con la extensión de archivo de Excel.

El botón Stock a la fecha nos muestra la cantidad de pizas que existían en cada registro donde nos encontremos posicionados. Aumentando la cantidad en el caso de las entradas y disminuyendo en el caso de las salidas.

Pestaña Estadística

Nos permite ver un comparativo por año de la refacción. En el botón ampliar meses nos permite ver la comparación de unidades, importe y beneficio por mes entre los dos años de comparación que hayamos elegido

Este comparativo puede ser por venta o por compra de la refacción. Y de la empresa seleccionada, interna, actual o ambas.

El botón de imprimir nos manda el comparativo tanto en tabla como en gráfico. 

Reserva de piezas 

La reserva de piezas la realizamos desde el botón Opciones, en el apartado de reserva de piezas.

Con el botón Ampliar / Nuevo nos abre una ventana donde trae asignada la refacción en la que nos encontramos. Asignamos el cliente escribiéndolo o con el botón de búsqueda rápida nos abre el catálogo de clientes. escribimos un comentario para la reserva; asignamos el almacén (en caso de tener más de uno) y asignamos la cantidad de piezas a reservar. Al dar tabulador o clic en otro campo automáticamente se coloca la cantidad a pedir. La cantidad reservada y la a pedir no pueden ser diferentes.

Con el botón Guardar se genera nuestra reserva. Puede consultar el Manual de Reserva de Refacciones.