Portal Día (Portal Datos Clientes)

Operación

Contenido

Concepto General 

Portal Día es una interface en la cual se envía la información de las Órdenes de servicio a un portal de la marca, la cual es analizada para poder contactar al cliente final, por tal motivo la información que se envía a la marca tiene que ir de acuerdo con un layout ya establecido, esta información es enviada al momento de Facturar. 

Es importante que la información sea capturada correctamente, de lo contrario el portal rechaza información incompleta y eso afecta al concesionario.

Flujo de Comunicación 

Mantenimiento

Mantenimiento a Clientes 

Al dar de alta un cliente, en el sistema existen campos obligatorios y campos complementarios, estos campos a continuación se definen y se indica si son obligatorios o no:

Los campo de si desea ser contactado y de transferencia de datos, se solicitan al momento en que se abre la Orden de servicio o al facturar.

Si alguno de los campos obligatorios no es capturado por el usuario, el sistema enviará un mensaje de advertencia indicando el campo que hace falta capturar, sin dejar grabar el registro, ejemplo del mensaje:

Advertencia

(Mens. N.: 805)

El campo: Dirección tiene que contener información.

Con esta acción aseguramos que los campos requeridos por VW estén capturados en el sistema.

Mantenimiento de Placas (Matrículas). 

Para el caso en el que se da la alta de vehículo nuevo dentro del módulo de Matrículas, existen campos obligatorios que a continuación se definen.

De la misma forma, el sistema hace obligatorios otros campos como lo son el Identificador o Matrícula, el modelo, Modelo taller y el año de la unidad, aparte de los que son obligatorios para VW.

En la siguiente imagen se pone un ejemplo del alta de un vehículo.

Si alguno de los campos que se tienen como obligatorios no es capturado, el sistema enviará un mensaje indicando el campo que hace falta de ingresar.

Asesor de servicio

Para el caso de la alta de un asesor de servicio, esta se realiza desde el mantenimiento de operarios o mecánicos, el sistema no dejara dar la alta si no se cumple con la captura de cierta información que a continuación se detalla.

Estos campos son primordiales para el envío correcto de la información a la marca.

Hoja de Trabajo

Para el caso de una hoja de trabajo nueva, el sistema no deja darla de alta si no se cumple con la captura de cierta información que a continuación se detalla.

Al igual que el alta de clientes, el sistema enviará una alerta con los campos obligatorios, y no dejará emitir la hoja de trabajo si no se ingresan los valores correctos para estos campos, ejemplo del mensaje.

Advertencia

(Mens. N.: 805)

El campo: Tipo servicio tiene que contener información.

Para el caso del campo Tipo de Servicio para todas las marcas se manejan 13 tipos, esto se describen a continuación.

Operación

Envió de información a Portal datos Clientes

Al tener activa la interface  Portal de datos cliente, dentro de hojas de trabajo se realizaran ciertas validaciones con relación a la información, al momento de Terminar la Orden de reparación se validará que se cumpla con los campos obligatorios por parte de la marca, la información que validará es la que se describió en la sección de Descripción de campos; se valida que los datos del cliente, matrícula, operario y en la hoja de trabajo tengan la información completa, esto de acuerdo a los campos obligatorios ya mencionados anteriormente, ejemplo, si la lada más el número de teléfono excede los 10 caracteres, el sistema enviará un mensaje como el que se muestra:

PortalDia:  El valor del campo TELEFONO + LADA es inferior a 10 caracteres

El usuario en ese momento tendrá que hacer la modificación de la información que solicite el sistema, de lo contrario la Orden de reparación no podrá ser Terminada.

El envío de información al PDC se realizará al momento de facturar, esto incluye las hojas de trabajo de tipo Garantía. Con la validación de información al momento de Terminar la hoja de trabajo, eliminamos la posibilidad de que no se envíen correctamente los datos al PDC y no se detenga el proceso de facturación por estar corrigiendo la información faltante.

Renvió de información a Portal datos Clientes

En el caso de que no se pueda enviar la información al PDC, puede ser porque el servidor de VW no esté disponible, la conexión a internet este abajo, entonces el sistema enviará un mensaje como este:

“PortalDia: Server was unable to process request. - No connection could be made because the target machine actively refused it”

Dejará facturar la Orden de reparación sin problemas.

Para cuando esté disponible el servidor de VW, o la conexión a internet esté estable, lo que se tendrá que hacer es entrar a la ficha de la Orden de reparación, en la parte superior derecha existe un menú llamado Opciones, dentro del cual existe una opción llamada PortalDia; al oprimir este botón, lo que realizará el sistema es enviar la información al PDC.

Si por error el usuario intenta volver enviar una orden ya procesada por el PDC, el sistema enviará un mensaje indicando que ya fue procesada.

PortalDia: La Orden de Reparación 433 fue enviada el lunes, 25 de Julio de 2021 a las 12:36:22 p.m. por el usuario SUPERVISOR

Envió de información de Hojas de trabajo tipo Garantía

Para las Órdenes de Reparación de tipo Garantía el proceso de validación de información se realizará de la misma forma.

En las hojas de trabajo el sistema validará que la información este capturada correctamente al momento de Terminar la Orden de reparación. La información que validará es la que se describió en la sección de Descripción de campos. Ejemplo, si la lada más el número de teléfono excede de 10 caracteres, el sistema enviará un mensaje como el que se muestra:

PortalDia:  El valor del campo TELEFONO + LADA es inferior a 10 caracteres

El envío de información se realizará al momento en que se realiza la facturación de Garantías, en ese momento el sistema enviará la información al PDC.

Realizará los mismos procesos que las Hojas de trabajo normales. Si el servidor no está disponible al momento del envío, o no hay conexión a internet, enviará los mismos mensajes y se podrá enviar de la misma forma en que se hace con las Hojas de trabajo normales.

Portal Día Histórico

Para el caso en que la interface de portal día nos regrese un error, este se guardara en el sistema.

Para poder visualizar el histórico de envíos y la respuesta del error detectado por parte de la interface, tenemos que entrar a la orden que nos mando el mensaje de error, en la parte superior de la pantalla se localiza un submenú con el titulo de Opciones, en este se localiza la opción de Portal Día Histórico.

Al seleccionar esta opción nos abre una pantalla en la cual nos muestra los números de intentos que se han realizado sin éxito a la interface.

Como se ve en la imagen, vemos en la primer columna el número de intento que se realizó, que usuario lo realizo, este lo toma por default al realizar el envío, es el usuario con que inicio sesión en el sistema, fecha y hora del envío y por ultimo el mensaje que regresa la interface.

El mensaje no es muy claro ya que es exactamente como lo envía la interface de planta y no tenemos un catalogo de errores para poder mostrarlo mas claro al usuario.