Manual Portal Día VW (Portal Datos Clientes)

Manual Portal Día VW (Portal Datos Clientes)






  Portal Datos Clientes






Manual Portal Día 

(Portal Datos Clientes)

Operación






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Introducción



El portal día, es una interfaz donde se hace envío de información del DMS W32 hacia un servidor designado por la marca VW. 

A continuación, se muestran los datos que se envían a dicho portal y donde deberán ser llenados.

Es importante que la información sea capturada correctamente, de lo contrario el portal rechaza información incompleta y eso afecta al concesionario.


Descripción de campos


Existen una serie de campos que son obligatorios para el envío de información a VW, estos campos siguen con el mismo funcionamiento.


A continuación, se definen los campos utilizados por el sistema, por módulo y los posibles valores:


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Clientes


Los siguientes datos deben ser llenados en el módulo de Mantenimiento de Clientes, dentro de Gestión.

No.

Campo

Valor y validación

Obligatorio

1

Nombre de Cliente

Nombre o razón social del cliente. Hasta 150 Caracteres.

Si

2

Apellido Paterno

Apellido paterno en caso de persona física. Hasta 50 C.

Si

3

Apellido Materno

Apellido materno en caso de persona física. Hasta 50C.

No

4

Calle

Únicamente se captura la calle sin número.

Si

5

Numero

Número exterior e interior, si es que tiene interior, todo se captura en este campo

Si

6

Colonia

Colonia del cliente

Si

7

Del./Municipio

Delegación o municipio del cliente

Si

8

Estado

Estado, con relación a este campo únicamente se selecciona, no se puede modificar, ya que está la información de acuerdo a los requerimientos de VW

Si

9

Código Postal

Código postal del cliente

Si

10

Lada Casa

Lada casa corresponde a la lada principal del cliente, ya sea física o moral, puede ser de 2 ó 3 caracteres, dependiendo de la zona geográfica.

Si

11

Teléfono

Teléfono, es el teléfono principal del cliente, tanto persona física como moral, puede ser de 7 u 8 posiciones, ya que la suma entre la lada y el número telefónico tiene que ser de 10 posiciones.

Si

12

Genero

Es equivalente a Sexo, los valores son EMPRESA, F o M

Si

13

Desea ser contactado

Este campo es para indicar si el cliente desea ser contactado, valores, S o N (Véase. Aviso de Privacidad)

Si



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Mantenimiento a Clientes.


RUTA: CRM | Gestión | Menú | Mantenimientos | Clientes







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Placas


En el módulo de Matrículas, dentro de Gestión deberá capturar correctamente la siguiente información.


No

Campo

Valor y validación

Obligatorio

1

Serie/Chasis

Es el número de serie o chasis, tienen que ser 17 dígitos

Si

2

Placas Auto

Placas de la unidad

Si


Mantenimiento de Matrículas

RUTA: CRM | Gestión | Menú | Archivos Taller | Matrículas






NOTA: Es importante que considere que, el nombre del cliente que se graba en matrículas será el contacto al que se le hará la encuesta, por lo que, dentro de Matrículas, en el campo Nombre deberá estar el del contacto. 




Si, la orden tiene que ser facturada a nombre de una empresa, en la Orden de servicio deberá agregar, en el campo: cliente a facturar, el nombre de la empresa a la que será facturada la orden. 


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Datos del Asesor de Servicio


No

Campo

Valor y validación

Obligatorio

1

Nombre del Asesor

Solo Nombre del Asesor de Servicio

Si

2

Apellido Paterno

Apellido Paterno del Asesor de Servicio

Si

3

Apellido Materno

Apellido Materno del asesor.

Si

4

CURP del Asesor

Debe capturar el CURP del asesor 

Si


Operarios (Asesores).


RUTA: CRM | Gestión | Menú | Archivos Taller | Operarios




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Hojas de Trabajo


No

Campo

Valor y validación

Obligatorio

1

Fecha Entrada

Fecha de entrada de la unidad al taller, esta fecha se rellena en automático al dar de alta una Hoja de trabajo.

Si

2

Fecha Salida

Fecha de factura de la hoja de trabajo, esta se pone en automático al hacer este proceso.

Si

3

Kms.

Kilometraje de la unidad, este campo se captura al ingresar la unidad al taller.

Si

5

Recepcionista

Nombre del Asesor de servicio, este campo se llena seleccionando el Asesor que dio de alta previamente en Operarios (Véase sección de Asesor de servicio en este manual). 

Si

6

Tipo Servicio

Es para identificar a qué tipo de servicio ingresa la unidad, los valores ingresados en este campo no son modificables y están configurados de acuerdo con los parámetros de VW.

Si

Ordenes de Taller.


RUTA: CRM | Gestión | Menú | Taller | Ordenes de Taller



También podrá agregar comentarios, como máximo se podrán utilizar 100 caracteres, estos se capturarán directo en las hojas de trabajo, en la pestaña de Observaciones subpestaña de Comentarios en la factura.





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Envío de información al PDC


Envío de información de Hojas de trabajo


Al activarse el Portal de datos cliente, en las hojas de trabajo el sistema validará que la información este capturada correctamente al momento de Terminar la Orden de reparación. La información que validará es la que se describió en la sección de Descripción de campos.

Ejemplo, si el número telefónico más lada excede los 10 caracteres, el sistema enviará un mensaje como el que se muestra:

PortalDia:  El valor del campo TELEFONO + LADA es inferior a 10 caracteres


El usuario en ese momento tendrá que hacer la modificación de la información que solicite el sistema, de lo contrario la Orden de reparación no podrá ser Terminada.


El envío de información al PDC se realizará al momento de facturar las hojas de trabajo cuando sea diferente al tipo Garantías. Con la validación de información, al momento de Terminar la hoja de trabajo, eliminamos la posibilidad de que no se envíen correctamente los datos al PDC y para la Facturista es trasparente el proceso.


En el caso de que el servidor no pueda enviar la información al PDC, puede ser porque el servidor de VW no esté en habilitado, entonces el sistema enviará un mensaje como este:

“PortalDia: Server was unable to process request. - No connection could be made because the target machine actively refused it”

Le permitirá facturar la Orden de reparación sin problema.


Posteriormente, para cuando este en línea el servidor de VW, lo que se tendrá que hacer es entrar a la ficha de la Orden de reparación, en la parte superior derecha existe un menú llamado Opciones, dentro del cual existe una opción llamada Portal Día; al oprimir este botón, lo que realizará el sistema es enviar la información al PDC.




Si por error, el usuario intenta volver enviar una orden ya procesada por el PDC, el sistema enviará un mensaje indicando que ya fue procesada.






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Envío de información de Hojas de trabajo tipo Garantías


Para las Órdenes de Reparación de Garantías el proceso de validación de información se realizará de la misma forma.

En las hojas de trabajo, el sistema validará que la información este capturada correctamente al momento de Terminar la Orden de reparación. La información que validará es la que se describió en la sección de Descripción de campos.


Ejemplo:

Si el valor del campo lada. más el número de teléfono excede de 10 caracteres, el sistema enviará un mensaje como el que se muestra:

Portal Día:  El valor del campo TELEFONO + LADA es inferior a 10 caracteres


Deberá ingresar al mantenimiento de clientes desde el botón ampliar, 


El envío de información se realizará al momento en que se oprima el botón de Entregar de la orden de garantía, en ese momento el sistema enviará la información al PDC.

Realizará los mismos procesos que las Hojas de trabajo normales. Si el servidor no está disponible al momento del envío, enviará los mismos mensajes y se podrá enviar de la misma forma en que se hace con las Hojas de trabajo normales.