Service 360 CRM

Versión 23.0.0

Operación

Contenido

 

CRM POSTVENTA 

Vista 360

Reagendar o Cancelar citas desde la vista 360

Por medio de la Vista 360 se implementó el poder Cancelar o Reagendar una cita.

Cancelar Cita

Se crea una cita desde Services 360 con preorden, al finalizar la emisión se realiza el envío de un correo y SMS al cliente final. El cliente accede a la vista 360 por medio del correo por ejemplo, en este se implementaron dos botones, uno con el nombre de Reagendar Cita y otro con Cancelar Cita.

Al oprimir el botón de Cancelar Cita se habilita una pantalla en la cual se puede especificar el motivo por el cual se va a cancelar la cita.

Se indica el motivo y se oprime el botón de SÍ, DESEO CANCELAR MI CITA, con esto se cancela la cita desde la vista 360

Reagendar Cita

Se crea una cita desde Services 360 con preorden, al finalizar la emisión se realiza el envío de un correo y SMS al cliente final. El cliente accede a la vista 360 por medio del correo por ejemplo, en este se implementaron dos botones, uno con el nombre de Reagendar Cita; al oprimir este botón nos abre un calendario para que el cliente seleccione la fecha y hora en la cual va a reprogramar su cita.

Seleccionamos la fecha y nos habilita los horarios disponibles.

Seleccionamos el horario y mostrará el asesor al cual le va a asignar la cita, se selecciona el asesor que muestra, posterior el botón de Guardar.

Con esto quedará agendada la cita para la hora que el usuario final seleccionó, cabe mencionar que la configuración que se utilizó en este ejemplo es que de forma automática se asigne al asesor, si no se tiene configurada esta función, mostrará a los recepcionistas disponibles, el usuario final seleccionará al asesor que le convenga.

Restricciones.

Al seleccionar el día de la cita, únicamente mostrará los horarios con disponibilidad de los asesores, por tal motivo puede haber horarios que no se muestren.

Asignación de trabajos para citas reagendadas. 

Para poder reasignar los trabajos de las citas reagendadas, es necesario entrar a POSTVENTAMagnetoplano Taller, entrar con la opción de Administrar, abre la pantalla del magnetoplano.

Para asignar los trabajos de la cita reagendada se oprime el clic izquierdo del mouse en cualquier técnico, con esto nos habilita las opciones de Tiempos Muertos / Asignar operaciones, seleccionamos el de Asignar Trabajos.

Nos habilitará dos opciones en el menú lateral derecho, que es Trabajos Pendientes y Trabajos sin asignar, en la sección de Trabajos sin asignar se ordena por el campo de Fecha entrada oprimiendo el clic izquierdo del mouse.

Como se puede apreciar en la imagen de arriba, el primer registro que muestra es el de la cita recién reagendada, se identifica ya que en el campo de Orden tiene el valor de No Definido.

Se habilita el botón de Mostrar Operaciones y en la parte superior de la pantalla en la sección de Operaciones por asignar nos mostrará las operaciones que están asignadas a la cita.

Se arrastra la operación u operaciones al técnico que los trabajará posterior a la hora de llegada del vehículo.

Con esto se asignan los trabajos de una cita reagendada.

Citas

Desplazar anualmente el Calendario de Citas

En el calendario de citas, se añadieron 2 botones en la cabecera del calendario secundario con los que será posible desplazarse anualmente. 

Estos botones solo se mostrarán si se tiene activa la mejora de poder asignar citas de servicio en fechas lejanas.

Si la mejora de agendar citas en fechas lejanas está inactiva, el sistema por defecto muestra hasta 3 meses posteriores al actual, por lo que no es necesario mostrar los botones para desplazarse anualmente.

Control Citas Servicio

Actualización automática a citas “No Show”

Esta mejora es opcional.

El sistema modificará automáticamente las citas que se consideren No Show por haber excedido el tiempo de tolerancia (parámetro a configurar). 

El cambio automático a las citas No Show consiste en:

3. Cambiar el estado de la cita a “NO SHOW”
4. En el planning del mecánico se eliminarán los trabajos de la cita 
5. En el detalle de la orden se eliminará la asignación de trabajos a los mecánicos 

Para el funcionamiento de la mejora, es necesario configurar el tiempo de tolerancia que tendrán las citas para ser consideradas No Show, tomando como referencia la fecha-hora de agendamiento.

El tiempo de tolerancia se puede configurar en número de días y/o número de horas.

Ejemplo:

1 día: Debe pasar un día (24 horas) para que la cita sea considerada No Show.

2 horas: Deben pasar 2 horas para que la cita sea considerada No Show.

1 día–1 hora: Deben pasar 25 horas para que la cita sea considerada No Show.

Además, se debe configurar una fecha de inicio, con el fin de no modificar citas de meses o años anteriores que no se deseen afectar.

FUNCIONAMIENTO

Cada hora se revisarán las citas que no tengan relacionada una recepción u orden de servicio, si su fecha-hora de agendamiento excede el tiempo de tolerancia, cambiará el estatus de la cita a NO SHOW y se eliminará la asignación de los trabajos.

Se debe solicitar la activación de esta mejora al área de Soporte Técnico o a su Consultor asignado.

Reportes Postventa

Trabajos por origen 

Dentro de CRM POSTVENTAReportes Postventa, se agrega un nuevo reporte con el nombre de Trabajos por origen, la función de este reporte es mostrar el detalle de los trabajos cargados en cada orden y el origen de cada uno, los posibles orígenes son:

Cita

Recepción

Presupuestos refacciones

Multimarca Windows

Orden de servicio web

Kiosko de servicio

Portal citas

Cita: Proviene de los trabajos cargados desde una cita, incluye refacciones.

Recepción: Proviene de los trabajos cargados desde una recepción activa, incluye refacciones.

Presupuestos refacciones: Proviene de las refacciones cargadas desde un presupuesto, únicamente las que se agregan desde este módulo, las que ya se tienen cargadas respeta el origen.

Multimarca Windows: Proviene de los trabajos cargados desde una orden de servicio desde multimarca, incluye refacciones.

Orden de servicio web: Al duplicar una orden desde web, se tiene la posibilidad de poder agregar operaciones, refacciones, kits y cortesías, estos trabajos se identifican con este origen.

Kiosko de servicio: Proviene de los trabajos cargados desde el kiosco, incluye refacciones.

Portal citas: Proviene de los trabajos cargados desde el portal citas.

Ingresando al reporte nos muestra la siguiente pantalla:

Las columnas son las siguientes: 

Fecha de entrada, fecha de creación de la orden de servicio.

No. Orden, número de orden de servicio.

Sección, sección de la orden de servicio.

Estado de OR, este lo toma directo de multimarca del campo Estado.

Estado Trabajo, si está finalizado se marcará con una “F”, de lo contrario se muestra vacío.

Cliente, es el cliente al que se levantó la OR.

Asesor, es el recepcionista que abrió la OR.

VIN, es el número de serie de la unidad.

Placas, es la placa del vehículo.

Marca, es la marca de la unidad.

Modelo, es el modelo de la unidad.

Código, es el código de la operación o refacción de los trabajos cargados en la orden, en dado caso que este campo no tenga información es porque es la cabecera del paquete.

Descripción, es la descripción del trabajo cargado a la OR.

Precio Unitario, es el importe del precio unitario.

Unidades, pueden ser las unidades de tiempo o la cantidad de refacciones.

Importe s/IVA, es el importe que resulta del precio unitario por la cantidad antes de IVA.

IVA, Importe del impuesto.

Total, es el resultado del importe sin IVA más el importe de IVA.

Origen Trabajo, en que modulo fue cargado el trabajo, los valores ya fueron definidos previamente.

Sucursal, en que sucursal se realizó la recepción de la unidad.

En la parte superior derecha de la pantalla nos muestra 3 botones, Volver a Buscar, Filtros y Exportar a Excel.

Volver a Buscar: Por default al ingresar al reporte, nos mostrará toda la información del mes, si queremos hacer un filtro por un rango de fechas, se oprime el botón de Volver a Buscar, con esto nos habilita una cintilla con la opción de Fecha de Entrada.

Al posicionarse en el campo de Fecha de Entrada, nos habilita el calendario, pero la diferencia es que en este mismo calendario se seleccionará la fecha de inicio y de fin, ejemplo si quiero ver la información del 21 de junio hasta el día 23 de junio, selecciono primero la fecha de inicio y se marca el día de inicio, posterior selecciono la fecha de fin sin salir del mismo calendario.

Como vemos en la imagen, las fechas seleccionadas quedan resaltadas, ya que seleccionamos las fechas se oprime el botón de buscar.

Únicamente nos mostrará los registros que cumplan con esta búsqueda, en automático se oculta la opción de búsqueda.

Con el resultado de la información se pueden hacer diferentes filtros, esto se realiza con el botón de Filtros.

Filtros, al oprimir este botón nos mostrará varios criterios de búsqueda.

Sección: Se filtrará la información de acuerdo con la sección de la orden de servicio, al posicionarnos en la opción, nos muestra las secciones de las órdenes que se tienen de acuerdo con el resultado de la búsqueda.

Ejemplo seleccionamos la sección HT CLIENTE MTO, nos mostrará únicamente la información que coincida con este filtro.

Estado: Filtrará los estados de las órdenes de acuerdo con el resultado de la búsqueda.

Asesor: Filtrará las órdenes de acuerdo con el recepcionista seleccionado, esta búsqueda se realiza de acuerdo con el resultado de la búsqueda previamente ejecutado.

Origen del trabajo: Filtrará los trabajos de acuerdo con el origen u orígenes seleccionados, la información que muestra es del resultado de la búsqueda.

Sucursal: Si tenemos la empresa matriz mas sucursales, al obtener el resultado de la búsqueda muestra la información de todas las empresas configuradas, si es necesario visualizar la información de alguna de las empresas se oprime este filtro, en el cual nos mostrará las empresas configuradas.

Al seleccionar alguna de las empresas o varias de ellas, mostrará en el detalle la información del filtro.

Filtro Global: Este filtro se utiliza para poder localizar información en específico del resultado que se tiene, ejemplo, tengo un filtro por Sección y quiero buscar únicamente el Aceite, se ingresa en este campo ese valor.

Busca en todas las columnas y registros el criterio ingresado y muestra el resultado del filtro.

Por último se tiene el botón de Borrar filtros, este elimina los filtros aplicados y muestra la información como originalmente se obtuvo.

Se pueden aplicar mas de un filtro a la vez.

Exportar a Excel

Esta función sirve para poder exportar la información a un archivo de Excel, la información se exportará de acuerdo con la búsqueda y filtros aplicados, por ejemplo aplicamos el filtro de Sección, únicamente se requiere ver la sección seleccionada, se oprime el botón de Exportar a Excel y crea el archivo con esta información.

Elaboro	Modifico	Reviso	Versión del Documento
Horacio Barrientos		Horacio Barrientos	23.0.0