DFS 2.0 Toyota - Mapeo

Operación

Tabla de contenido

Descripción

La marca Toyota solicita un cambio en la forma de reportar los saldos contables/operativos por parte de los concesionarios y para ello requiere que cada concesionario extraiga y suba su información en archivo de texto plano con cierto layout a una plataforma indicada. Por lo tanto, el concesionario cuenta con una herramienta desarrollada por MultimarcaW32 para realizar:

1. El mapeo entre las cuentas contables de la concesionaria y las cuentas contables de la marca Toyota
   

1. Ejecutar la creación y descarga del archivo TXT en una ruta física definida por el usuario; dicho archivo contendrá los saldos contables y operativos de la agencia
   

        Operación:

Dentro de la carpeta \Inforext\DFS_2_0, se localiza un ejecutable con nombre de TOYRDFS.exe, este ejecutable se utiliza para la creación y configuración del archivo TXT. 

Configuración de Mapeo.

Al abrir esta aplicación muestra una pantalla donde carga las configuraciones que se tienen para la empresa o empresas que se tengan declaradas.

Al concluir nos abre la siguiente pantalla:

 

En la parte superior izquierda de la pantalla se localiza una opción llamada Balanza, al oprimir esta, nos muestra dos opciones más, en este caso tenemos que seleccionar

1.  Utilizar Plantilla Existente.
   

Al oprimir esta opción nos abre una pantalla para que seleccionemos la conexión a la base de datos, previamente configurada, únicamente aquí tenemos que seleccionar la conexión y oprimir la flecha apuntando hacia la derecha para el siguiente paso.

En la siguiente pantalla nos solicita una plantilla existente, al oprimir la flecha hacia abajo, nos muestra las posibles plantillas ya configuradas. Seleccionamos la plantilla a la cual vamos a dar mantenimiento. Se oprime por último el botón de Finalizar.

 

Al oprimir el botón de Finalizar, carga el catálogo de cuentas de la agencia, actualiza todas las cuentas que se tiene, si se creó alguna nueva cuenta la cargara para el siguiente proceso.

Al finalizar de cargar, nos muestra la pantalla con la configuración del mapeo de las cuentas contables.

En la parte superior de la pantalla, se localiza un botón con la siguiente forma , este botón sirve para guardar los cambios que se realizan en el mapeo y en esta sección está el botón , este botón es para salir del mapeo y regresar a la pantalla anterior.

En la sección media de la pantalla, tenemos 2 opciones, la primera es Filtrar, en esta se pueden hacer 3 tipos de filtros, Todos, Solo cuentas mapeadas y Solo cuentas no mapeadas.

Todos: Muestra todas las cuentas del catálogo, las mapeadas y no mapeadas, como se ve en la imagen. 

Solo cuentas mapeadas: Únicamente muestra las cuentas que en la columna Cuenta de Planta, tienen información.

 

Solo cuentas no mapeadas: Mostrara las cuentas que no tienen un valor en la columna de Cuenta de Planta, esta opción sirve para concluir con el mapeo de cuentas.

Buscar, se tiene dos opciones, por Cuenta o por Descripción, en el siguiente campo se puede introducir el valor a buscar, si se teclea el sistema localizara el valor más próximo de la información introducida, ejemplo busco la cuenta 401, en automático se posiciona en la cuenta encontrada con ese valor.

Lo mismo si se hace con la descripción, al igual si introduzco un valor en este campo y se oprime el botón , nos muestra únicamente los valores que contengan ese valor:

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El botón , es para limpiar el valor ingresado para la búsqueda.

En la parte media de la pantalla se encuentran 5 columnas, Reportar, No. de Cuenta, Desc. de la Cuenta, Empresa y Cuenta de Planta.

Reportar: Este check se marca de forma automática al momento en que la columna Cuenta de Planta tiene algún valor, y quiere decir que esta cuenta será reportada en el TXT.

No. de Cuenta: Esta columna contiene la información de las cuentas contables que se encuentran dentro de IC2000.

Desc. de la Cuenta: Descripción de la cuenta contable de IC2000, es únicamente informativa esta columna.

Empresa: Empresa a la que pertenece la cuenta contable con la que estamos trabajando, esto ya que se puede trabajar con Centros de Costos o reportar dos empresas con el mismo número de dealer, con esto se puede identificar la cuenta y empresa.

Cuenta de Planta: Esta columna contiene la cuenta contable de Planta, que esta cuenta difiere a la cuenta que se maneja en IC2000, esta columna es para darle mantenimiento al mapeo y reporte de acuerdo con las cuentas que maneja la marca. 

Ejemplo la cuenta 1100 de IC2000, en Toyota es la cuenta 1010B.

Si alguna de las cuentas no cuenta con el valor en la columna Cuenta de Planta, nos posicionamos en la cuenta que corresponda y nos posicionamos en la columna Cuenta de Planta, al estar en esta columna nos habilita el botón con forma de flecha hacia abajo, al oprimir este nos mostrara el catálogo de cuentas de Toyota.

Aquí podremos teclear el número de cuenta a la que pertenece nuestra cuenta contable, ya que se localizó la cuenta con un clic seleccionamos la cuenta y nos cambiamos de registro para que se guarde. Se pueden hacer también modificaciones a los registros que se tienen ya configurados por algún cambio o que no corresponda la cuenta de Toyota.

Esto se tendrá que realizar por las cuentas que nos hagan falta mapear. Ya que se ingresaron todas las cuentas, con el botón que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla con esta forma , se guardan los cambios. Al oprimir este nos muestra una barra con el progreso de guardado.

En caso de que se requiera agregar una cuenta nueva de la marca Toyota, podremos hacerlo con el botón que se indica en la imagen de abajo.

Se abrirá una ventana, el cual contiene las cuentas de la marca Toyota

En caso de requerir una cuenta nueva de la marca Toyota, se debe dar clic en el botón + como se indica en la imagen de abajo, y se añadirá una fila, donde se debe agregar el valor en la columna Cuenta, Descripción, agregamos el valor en “Signo contrario” si es que la cuenta lo requiere.

Tipo, aquí se ingresa e, tipo de cuenta que maneja la marca, los valores posibles son C= Contable, significa que tomara los saldos de las cuentas contables, G= Gasto, el tipo de cuente G, es para identificar que es una cuenta de Gasto para planta, y M= Manual, si en la cuenta se ingresa un importe manual, esto desde la opción de Asignación de saldos operativos.

Acumulativa= Este campo se utiliza para las cuentas manuales, si esta marcada como “T”, acumula los saldos anteriores para plasmar el valor en el archivo txt. 

Por último con el botón , se grabará la cuenta recién creada en el catálogo de cuentas de la marca Toyota. Posterior esta cuenta ya estará disponible para ser mapeada con las cuentas de la concesionaria.

Asignación de saldos operativos.

En esta opción se ingresan las cantidades de las cuentas que fueron marcadas como Manual, esto para que se plasme esta cantidad en el txt y no los saldos de las cuentas.

Dentro del menú superior izquierdo se encuentra la opción de Balanza, dentro de este menú se localiza el submenú Asignación de saldos operativos.

Al ingresar a este menú nos solicita la conexión, seleccionamos a la cual vamos a hacer la configuración.

En la siguiente pantalla nos solicita la plantilla que se utilizara de acuerdo con la conexión seleccionada previamente, el mes y periodo en el cual vamos a capturar los saldos operativos.

Por ultimo se oprime el botón de Finalizar, nos mostrará una pantalla con las cuentas que se marcaron como Manual en el mantenimiento de cuentas de planta.

En la columna con el nombre de Saldo Operativo se ingresará el importe o cantidad que se refleja en el archivo txt a generar.

Únicamente nos posicionamos en el registro que se requiere que lleve el importe o cantidad en la columna Saldo Operativo e ingresamos el valor y nos cambiamos de renglón.

Para salvar la información ingresada se oprime el botón de Guardar que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Al momento de generar el Archivo de saldos se verán reflejadas las cantidades ingresadas desde esta opción.

Prorrateo de cuentas.

En esta opción se configuran las cuentas contables que se prorratean con las cuentas de la planta, ejemplo la cuenta de gastos de sueldos de gerentes, en las cuentas contables de la agencia es una que es 700000010001, esta cuenta para planta se tiene que reportar en 3 cuentas de acuerdo con un porcentaje, para la cuenta de planta 7001 le corresponde el 35%, a la cuenta 7002 le corresponde el 35% y a la cuenta 7003 le corresponde el 30%; en esta opción se hace este prorrateo.

Para ingresar en el menú superior izquierdo de la pantalla se localiza la opción de Balanza, dentro de esta el submenú Prorrateo de cuentas.

Al ingresar nos solicitara la conexión con la cual vamos a trabajar, la seleccionamos y se oprime el botón en forma de flecha apuntando a la derecha.

En l siguiente pantalla nos solicita la plantilla, la seleccionamos y se oprime el botón de Finalizar.

Al concluir nos envía la siguiente pantalla:

En la parte superior nos muestra las cuentas contables del concesionario, en la parte inferior izquierda nos muestra las cuentas de Planta y en la parte inferior derecha las cuentas relacionadas.

Para realizar la configuración seleccionamos la cuenta contable del concesionario, la cual llevara prorrateo.

Ya seleccionada en la parte inferior izquierda buscamos las cuentas de planta que se relacionaran con la cuenta contable, esta búsqueda se puede realizar ya sea por cuenta o por descripción. En la sección de Filtrar seleccionamos el criterio de búsqueda, en el siguiente campo se introduce el criterio y por ultimo se oprime el botón con forma de lupa.

Al oprimir el botón en forma de lupa nos arroja el resultado en la pantalla de abajo.

Para que la cuenta de planta se considere relacionada con la cuenta de planta se da doble clic izquierdo del mouse, con esto se pasa a la sección de Cuentas relacionadas.

Ya en la sección de cuentas relacionadas, en la columna de Porcentaje se ingresa el valor que corresponde a esta cuenta de planta del saldo de la cuenta contable, se guarda con el botón con forma de paloma verde.

Para ingresar la siguiente cuenta se hace el mismo proceso, en la cuenta de planta se da doble clic izquierdo del mouse, en la sección de Cuentas relacionadas se ingresa el porcentaje que le corresponde y se guarda, si intentamos guardar el Prorrateo con el botón de la parte superior izquierda de la pantalla y no se cubre el 100%, nos envía el siguiente mensaje:

Es necesario que se cubra el 100% o que se deje en 0 eliminando lo que se lleva del prorrateo con el botón de menos en la sección de Cuentas relacionadas. Lo mismo sucede si se quiere ingresar más del 100%

Ya con la información integrada en la sección de Cuentas relacionadas se puede guardar el Prorrateo.

Al concluir el guardado nos indica que fue actualizado con éxito el prorrateo.

El crear el archivo de Saldos, estas cuentas de planta plasmaran los importes que correspondan al prorrateo que se configuro en esta sección.

Generar archivo de saldos.

Esta opción sirve para generar el archivo txt que se podrá subir el portal Snap On de la marca.

En el menú superior izquierdo se localiza la opción de Balanza, dentro de esta el submenú Generar archivo de saldos.

Al entrar a esta opción nos solicita la conexión que se utilizara, la seleccionamos y con el botón en forma de flecha hacia la derecha continuamos.

En la siguiente pantalla seleccionaremos la plantilla con la que vamos a generar el archivo, seleccionado se oprime el botón de Finalizar.

En la siguiente pantalla nos muestra en la parte superior la conexión a la base de datos, el nombre de la empresa y el número de distribuidor.

En la parte inferior tenemos que seleccionar la ruta en donde se alojara el archivo que vamos a generar, esto se hace con el botón que se localiza de lado derecho con forma de flecha hacia arriba. Al oprimir este nos abre el explorador de Windows para seleccionar la carpeta, ya ubicada la carpeta se oprime el botón de Seleccionar carpeta.

Posterior ingresamos el nombre del archivo txt con el que se guardara, este se ingresa sin la extensión ya que por default se guarda con este formato.

Para DFS_2_0 no es necesario ingresar el numero de BAC, se ingresa información en el campo Snap On, este valor es de 6 caracteres, ejemplo B12346, este código lo asigna la marca.

Posterior se ingresa el mes en formato numérico y año, en este únicamente son los 2 últimos dígitos del año a generar.

Y ingresada la información se oprime el botón de Generar, con esto se inicia el proceso de generación del archivo txt.

Al concluir la generación, nos muestra en pantalla el archivo generado, y al igual se guarda en la ruta especificada.

En el aplicativo nos envía un mensaje indicando que el archivo se generó de forma correcta.

Con esto se concluye con el proceso de la generación del archivo txt para poder importarlo al portal especificado por la marca.