Mantenimiento a Clientes

Gestión-Clientes

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Mantenimiento a Clientes

En este módulo se crea y da mantenimiento a los clientes de la agencia, y será un cliente, toda persona que ingresa a la agencia para realizar alguna operación como Venta o dejar Anticipo para alguna transacción con la agencia, Todo cliente debe tener un código asignado. Esta información será común para todas las empresas, por tanto, si creamos otra empresa o ya existe la otra empresa no será necesario introducir de nuevo los datos de los clientes.

RUTA: Gestión| Menú | Mantenimientos | Clientes

    Una vez entramos en el menú de clientes encontramos un listado con los datos más relevantes de nuestros clientes mostrados en modo tabla:

Generalmente utilizaremos el modo tabla para realizar una búsqueda rápida de un cliente en concreto, ya sea manualmente (moviéndonos a través de la tabla cuando el volumen de datos sea pequeño), posicionándonos en el campo por el cual queremos hacer la búsqueda y anotar de manera manual con el teclado los datos que coincidan con el registro grabado, o pulsando el botón selección.

    Ejemplo: Queremos saber cuál es el número de teléfono del cliente Juan Álvarez. Los pasos a realizar serán los siguientes:

1. Pulsar el botón selección 
   
2. Realizaremos la búsqueda por nombre y en a partir de escribimos el nombre del cliente. Una vez hecho esto nos aparecerá en la tabla el listado con clientes cuyo nombre inicia con Juan seleccionaremos el que se buscaba o bien, en el campo contenido podemos capturar el nombre o Apellido, para realizar la búsqueda por contenido en el campo seleccionado en el recuadro Ordenado por. 
   

Cuando ya se localizó el registro buscado, pulsamos el botón modo ficha y en la pestaña campos variables podremos visualizar el número de teléfono.

Nuevo cliente

Para crear o dar de alta un nuevo cliente debe pulsar el botón de Nuevo   estando en modo tabla, o bien el botón cuando se encuentre en modo Ficha.  Al hacer esto inmediatamente se abre una pantalla para realizar una búsqueda, la intención de hacer una búsqueda antes de crear un nuevo registro es, para evitar duplicidad en los clientes.

Debe introducir cualquiera de los datos que aparecen en pantalla, Apellido, Nombre, teléfono, NIF(RFC), y al ingresarlo se habilita el botón de buscar. Al oprimir este botón, el sistema hará una búsqueda en el catálogo de clientes con esa coincidencia y mostrará los registros que resulten de la coincidencia para seleccionar alguno si es el que se requiere.

Si, no esta el registro en la lista mostrada puede agregar otro dato para que habilite el botón de crear un nuevo registro. 

Una vez que habilita el botón de Crear Nuevo, al oprimirlo, mostrará la pantalla con los campos en blanco para ingresar información.

1. En la cabecera debe ingresar los siguientes datos: 
   

Nombre y Apellidos separados.

Empresa (Opcional), Para identificar en búsquedas futuras una empresa se recomienda guardar el nombre de la empres en el campo Nombre.

Dirección

RFC.- En el campo NIF. 

El resto de los datos serán capturados en las pestañas situadas en la parte inferior de la pantalla como se muestra a continuación:

CAMPOS VARIABLES

    Desde esta pestaña se capturarán los datos generales del cliente y puede añadir nuevos campos desde el menú Configuraciones / Definición de campos variables

Los campos que están sombreados de un color por ejemplo en este caso, color azul claro; son campos Obligatorios y deben ser llenados con información real. Si alguno de estos datos no es capturado, el sistema no permitirá grabar el registro.

Pestaña de: HISTORIA

    En esta pestaña podría realizar una ficha con las acciones que realicen los clientes o bien que se realicen de la agencia para, con los clientes, Introduciremos los datos de forma manual:

1. Fecha: la introduciremos manualmente o pulsando sobre el recuadro fecha.
   
2. Comentario: Introduciremos las observaciones que creamos oportunas.
   
3. Acción: pulsando sobre el recuadro de acción se nos desplegarán una serie de opciones para definir el tipo de acción que ha realizado nuestro cliente.
   

Pestaña de: Estadística.

Al momento de realizar el seguimiento de un cliente concreto, es muy útil poder comparar la evolución de las ventas entre dos años. Desde la ficha de un cliente, se puede visualizar de forma rápida, una estadística de ventas comparativa, entre dos años diferentes. Debido a que un mismo cliente puede realizar sus compras a más de una empresa (en caso de existir varias) en la parte superior derecha podemos seleccionar el nombre de la empresa sobre la que realizamos la estadística.

Tenemos dos partes diferenciadas en esta pestaña. Por un lado, encontramos el total de ventas por año, con el margen de beneficio. Por otro, podemos aplicar un filtro a la estadística eligiendo únicamente una familia de artículos. 

Encontramos los siguientes campos:

Seleccionar año:	Seleccionamos el año del ejercicio que queramos incluir en nuestra comparación. Para pasar de un año a otro, utilizamos
Importe:	Importe total de ventas de un año, en las columnas de la izquierda y por familias en la parte de Familias.
Beneficio:	Margen de beneficio sobre la venta. Está relacionado con el campo de importe.
Familias:	Podemos aplicar el filtro a la estadística de seleccionar únicamente la familia de la que deseamos información.
Imprimir:	Mediante columnas a comparar podemos seleccionar entre qué importes deseamos realizar la comparación: año o familia; pulsamos el botón imprimir para definir la presentación del documento.

Vemos que debajo de familia nos aparecen los importes relacionados con cada año que intervienen en la estadística.

Con el botón ampliar ampliamos la estadística, presentándonoslas ventas detalladas por meses. Para volver al formato global por años, pulsamos de nuevo en el botón ampliar.

Con el botón gráfico, visualizamos la evolución de las ventas con diferentes tipos de gráficos, según las preferencias del usuario.     

Pestaña: Condiciones de pago

En esta pestaña definimos los vencimientos y formas de pago.

Vencimientos:	Controla hasta 6 vencimientos diferentes. Deberá respetarse el orden de introducción de forma progresiva. Ej. Vto.1 (30 días) Vto.2 (60 días) Vto.3 (90 días) etc. Lo que hará el sistema cuando introduce información en estos campos es: Valida la fecha de emisión de la factura y programa el vencimiento de esta a los 30 días  o en caso de tener más de un vencimiento divide el total de la factura en la cantidad de Vencimientos grabados.
Descuentos:	La casilla 1 y 2 son referentes a los descuentos a aplicar en las Facturas de nuestro cliente. También podemos definir el descuento de Pronto pago (PP). En cada caso indicaremos el porcentaje correspondiente.
Día de pago:	Podemos definir hasta dos días de pago. En caso de que nuestro cliente tenga dos días diferentes, al realizar la factura, tomará primero el más próximo a la fecha de factura
Tipo de pago:	(Este campo no debe ser llenado ya que no contemplará el tipo de pago que se haga en la factura de contado)

Pestaña - Datos facturación

Definimos en esta pestaña la información asociada a la facturación. Encontramos dos campos de observaciones muy útiles:

Factura:	Tiene por objeto reflejar observaciones que le interese que aparezcan en el documento (factura, albarán...). En caso de desear introducir el mismo comentario para todos los clientes, deberíamos acceder al mantenimiento de Empresas\Observaciones e introducirlo para cada empresa e idioma.
Pantalla:	Son anotaciones que aparecerán en pantalla, siempre que se haga referencia a ese cliente desde albaranes(remisiones), facturas u hojas de trabajo.

El resto de los campos son:

Especial:	Si tenemos activada esta casilla cuando realicemos un documento al cliente, se nos mostrará un indicativo como que el cliente es especial.
Hacer albarán por defecto:	Si activamos este campo, indicamos que al cliente se le generarán albaranes por defecto.
Una factura por cada albarán:	Si activamos este campo, indicamos que el cliente quiere una factura por albarán cuando se realice la Facturación de albaranes.
Tipo de moneda:	Definiremos el tipo de moneda con la que se realizarán las facturas a nuestros clientes.
Tipo de cliente:	El tipo de cliente nos define los impuestos que se le tienen que aplicar a nuestros clientes. Se definen tres posibles tipos M y E. M: Con Impuestos o E: exento Impuestos.  Entendemos como IVA el Impuesto sobre el valor agregado.
Copias Albarán:	Definimos aquí el número de copias que desea el cliente por albarán (remisión). Si se deja en blanco, se imprimirán el número por defecto definidas en el aplicativo (se definen en el apartado configuración de documentos y pueden ser diferentes para cada documento, empresa e idioma).
Copias factura:	Definimos aquí el número de copias que desea el cliente por factura. Si se deja en blanco, se imprimirán el número por defecto definidas en el aplicativo (se definen en el apartado configuración de documentos y pueden ser diferentes para cada documento, empresa e idioma).
Idioma:	Campo con el que definiremos el idioma con el que generaremos los documentos para el cliente.
Cuenta Contable:	Será la misma que la utilizada en el programa de contabilidad Es un campo de 15 posiciones. (Grupo 43). El traspaso se comienza por la derecha del código para evitar problemas cuando los dígitos contienen ceros.
Perfil descuento:	Clasificaremos a nuestros clientes en varios grupos sobre los que aplicar unos determinados precios de artículos, descuentos y mano de obra. Todos los clientes que pertenezcan a un determinado grupo obtendrán los mismos descuentos, definidos en la pestaña stocks del mantenimiento de referencias. Esta opción es de gran utilidad cuando deseamos aplicar diferentes precios según el tipo de cliente que se trate, por ejemplo: supongamos que trabajamos con talleres a los que facturamos unas cantidades muy importantes y en vez de venderles a precio de venta, deseamos aplicarles un precio especial que sea el resultado del cálculo: al precio medio de coste aplicarle un 10% de cargo adicional; lo que deberíamos hacer sería: crear un perfil de descuento “Taller” y definirle como precio a aplicar el precio medio de coste y en % de cargo introduciríamos el 10.  Disponemos de las siguientes opciones de personalización: Precio que aplicamos a las referencias: indicamos el precio que aplicaremos a las ventas (tanto de taller como de recambios), podemos seleccionar el precio de venta o ultimo coste, precio medio de coste, precio concesionario más un margen. Mano de Obra: indicamos el precio de la mano de obra según el tipo de orden que se trate: hoja de trabajo, garantía o interna. Si en mano de obra dejamos el importe a cero, al realizar la orden de reparación nos aplicará el precio que hayamos introducido en Empresas/Marcas.

Clientes – Extractos (Estado de Cuenta)

En caso de existir varias empresas, podremos seleccionar la Empresa sobre cual visualizamos los extractos, ya que un mismo cliente puede tener extractos diferentes para cada empresa. Es una pestaña de consulta. Un resumen de la cuenta del cliente. El Navegador de la pestaña, tiene insertada la opción de selección para poder realizar la búsqueda por los diferentes conceptos que nos presenta.

Podemos conocer el estado de las cuentas de nuestros clientes para cada uno de los años pulsando el botón aumentar/disminuir. También tenemos la posibilidad de conocer los siguientes saldos:

3. Saldo inicial: saldo inicial para el año seleccionado. Es un campo calculado que al saldo final le suma o resta todos los movimientos de historia de cuentas corrientes.
   
4. Saldo actual: si nos situamos sobre la tabla donde se encuentran todos los movimientos y nos movemos a través de la misma, podemos comprobar que el saldo varía; esto nos puede ser de utilidad si deseamos conocer el saldo que tenía el cliente el día que se realizó el movimiento.
   
5. Saldo final: saldo final para el año seleccionado.
   

Pestaña de Saldos

En caso de existir varias empresas, seleccionamos sobre cuál de ellas visualizamos los saldos de nuestro cliente. Uno de los parámetros más importantes en el aspecto de un crédito es el riesgo máximo (línea de crédito) que podemos asignar de un cliente. Definimos este dato en esta pestaña. 

La información que nos ofrece va referida al ejercicio seleccionado mediante el campo año.

Saldo Inicial:	Importe inicial del ejercicio definido.
Total facturado:	Cantidad  global facturada en ese periodo
Total cobrado:	Cantidad global cobrada en ese periodo
Saldo final:	Resultado de (saldo inicial) + (total facturado) - (total cobrado)

Mediante el botón ampliar accedemos Ampliar Cuentas Corrientes desde donde podemos realizar el control de los recibos pagados, pendientes de cobros, así como de los anticipos:

Pestaña: Matrículas

Esta pantalla nos presenta en modo tabla las matrículas (Autos) que posee un cliente. Su contenido es meramente de consulta. 

La introducción de la información que contiene esta pestaña se realizará a través del Mantenimiento de matrículas

Clientes - Consumos

En esta pestaña podemos consultar todos los consumos que han realizado nuestros clientes. Primero seleccionaremos la empresa (en caso de que existan varias) y si lo deseamos también podemos indicar el tipo de documento. Una vez hecho esto, la aplicación nos mostrará en la parte izquierda la cabecera del documento y en la derecha su detalle: