Manual de operación - KIA Fleet Invoice

Manual de operación - KIA Fleet Invoice



                                                          


                                                                                                                                                                                                                                                                     Interfaz KIA Fleet Invoice                        












Manual de Interfaz KIA Fleet Invoice


Operación









ÍNDICE


Introducción...................................................................................................3

Facturación y cancelación de factura (anulación o abono) ..................4

Nota de crédito por bonificación o descuento.......................................5

Consola de reenvío...............….....................................................................7

Errores comunes............................................................................................9




Introducción

KIA solicita a sus concesionarios el envío de información sobre las ventas de Vehículos Nuevos a través de FLOTILLA, lo que implica que el envío de información se debe realizar en los siguientes procesos: 

  1. Facturar Vehícul
  2. Cancelación de Factura (Anulación o Abono)
  3. Notas de crédito por descuento 


El envío se genera posterior a la emisión de cada uno de los documentos. 

La información que se envía es la siguiente:

    1. Número de concesionario
    2. VIN del vehículo
    3. Número de documento (Factura, Abono, Nota de Crédito)
    4. Tipo de documento (FACT.NC.)
    5. Fecha de documento
    6. Total de Documento
    7. PDF de documento (Encriptado)

Otros datos fijos que solicita planta son:

    1. Nombre del proceso
    2. Nombre del DMS
    3. Código destino
    4. Id dealer
    5. Fecha de envío

Datos necesarios parla operación

Facturación y cancelación de factura (anulación o abono)

Como se menciona en la introducción, solo se realizará el envío de información por esta interfaz cuando el tipo de venta sea FLOTILLA. Por esta razón, es necesario indicar dentro de la Operación V.N. el TIPO DE CLIENTE (CARTERA) que se utiliza para este tipo de venta.

Accedemos a la Operación VN desde la siguiente ruta: 

COMERCIAL / MENÚ / OPERACIÓN Y FACTURACIÓN V.N.


También es posible entrar a la Operación de V.N. a través de un Pedido V.N. con el siguiente botón:

Estando dentro de la Operación VN, indicamos la CARTERA DE FLOTILLA en el campo TIPO CLIENTE.


La cartera puede tener un nombre diferente, se debe colocar la que se utiliza para facturar Flotilla.


Nota de crédito por bonificación o descuento

Adicional a la facturación, es necesario enviar la información de notas de crédito por descuento o bonificación que se apliquen a las ventas de flotilla. 

Estas notas de crédito se realizan en la siguiente ruta: 

CXC / MENÚ / NOTAS DE CRÉDITO

Estando dentro de la nota de crédito, indicamos la CARTERA DE FLOTILLA en el campo TIPO CLIENTE.


Si ya existe la factura, la seleccionamos desde la pestaña Documentos de Débito.

Se creó el campo VIN dentro de la pestaña Campos Variables, el cual es necesario llenar con el número de serie del vehículo.

Si el campo VIN no se captura, generará error y no se enviará al portal, por lo que será necesario cancelarla y volverla a generar.

Consola de Reenvío

En el proceso de envío de información a planta pueden existir errores, ya sea por intermitencia en la conexión, porque nos falta llenar campos obligatorios o la información capturada es incorrecta.

Para validar si tenemos documentos con error en el envío, existe una consola dentro de Multimarca W32 en la ruta: Comercial / Menú / Kia Fleet Invoice / Consola de Reenvío




Al dar clic al menú Consola de Renvío aparecerá una aplicación, la cual muestra únicamente los registros con error al enviar.



Para operar esta consola es necesario seleccionar la empresa en la cual queremos validar los envíos.


Aparecen los documentos que tuvieron error al enviarse.


La última columna Error nos indica la razón por la cual no se env el documento.


Al dar clic derecho del mouse nos permite reenviar el documento o cancelar el envío, según sea el caso.


Es importante mencionar que el envío de documentos tiene un retraso de 2 minutos a partir de la emisión, esto es porque se requiere enviar el PDF encriptado del documento.





ERRORES COMUNES

  1. Error de timbrado al momento de generar la factura de VN por algún dato incorrecto.

Solución:

  1. Corregir el dato incorrecto
  2. Dentro de la factura -> Crear XML
  3. Generar PDF.

  1. Entrar a la consola de reenvío y Reenviar el registro.


  1. No se capturo número de VIN en la nota de crédito

Solución:

  1. Anular la nota de crédito
  2. Entrar a la consola de reenvío y Cancelar el registro.
  3. Volver a generar la Nota de Crédito de manera correcta.


  1. Planta acepta una venta flotilla siempre y cuando el VIN del vehículo exista en un contrato, entonces, si facturamos un vehículo con un VIN que no esté registrado para flotilla, mandará el siguiente error: 

"Error: VIN no existe en un contrato","status":"FAIL"

Solución:

  1. Revisar con planta si es que se debería poder facturar ese VIN como flotilla.
  2. En caso de que el VIN si fuera incorrecto, se recomienda cancelar factura.
  3. Entrar a la consola de reenvío y Cancelar el registro.
  4. Facturar el VIN correcto.



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