Importación de Facturas de Compra (POC)

Operación

Descripción

Con base en las necesidades de nuestros concesionarios VW, SEAT, AUDI, se ha desarrollado la funcionalidad para importar el detalle de las facturas de compra que se publican a través del portal Parts On Command “POC”

Funcionamiento

Por medio de una nueva funcionalidad dentro de nuestro módulo de compras, tendremos la capacidad de importar el detalle de las facturas que se publican en “POC”

Descarga de Factura en POC.

Importación de Factura a DMS.

1. Para la importación de la factura es necesario dirigirse a “Gestión/Menú/Refacciones/Entradas almacén”
   

2. Seleccionar el tipo de documento “Alb entrada sin emit” y crear uno nuevo
   

3. Complementar los datos necesarios para el pedido como “Proveedor y Sección”
   

4. Ahora en la parte inferior de la pantalla tenemos el botón  tón  al dar clic sobre este se desplegará las opciones “Cargar TXT de POC”, vamos a seleccionarla y dar clic en el botón “Aceptar”.
   

5. Al dar clic en el botón “Aceptar” se desplegará la siguiente ventana.
   

6. Donde tenemos las siguientes opciones:
   

1.- Carga de factura

2.- Borrar factura cargada

3.- Botón Procesar

4.- Botón Salir

5.- Indicadores de registros procesados

6.- Barra indicadora de avance

7. Al dar clic en el botón “Cargar Factura” se desplegará una ventana donde podremos ir a la ruta donde se haya descargado la factura del POC.
   

8. Al seleccionar el archivo, observaremos que en la ventana para cargar los registros ha registrado la ruta del archivo seleccionado, ahora solo basta dar clic en el botón “Procesar”
   

9. Cuando damos clic en el botón “Procesar” observaremos que comienza a leer el archivo, indicando el número de líneas que componen este, así como las que ha procesado y su porcentaje de avance.
   

10. Una vez que termine el proceso, enviara el mensaje “Fin del cargado de datos” y daremos clic en el botón “Aceptar”
    

11. Se desplegará una barra de progreso que indica la carga de las líneas a la compra en el DMS.
    

12. Por último, tendremos cargadas las líneas del archivo en la compra del DMS, sin embargo, en este proceso el DMS hace una validación con respecto a las refacciones contenidas en el archivo y la existencia de estas en el catálogo de refacciones de la concesionaria.
    

13. En tal caso, si durante la importación el sistema detecta que una o varias refacciones no existen durante el proceso de importación, el DMS enviará una advertencia.
    

14. Si se quiere registrar las refacciones que no existen en el catálogo, es necesario dar clic al botón  para que el sistema registre un archivo, en este se en listaran las refacciones que el proceso de importación no ha cargado al sistema por la inexistencia de estas en el catálogo.
    

Nota: El archivo se genera en la ruta:  V:\Temp

15. Después de oprimir el botón de Si, nos envía el siguiente mensaje: 
    

Al oprimir el botón de Aceptar nos limpia el detalle de la compra, para que se puedan dar de alta las refacciones que se encuentran el archivo .log. 

Tenemos que editar el archivo log, que este se localiza en V:\Temp con el nombre incidencia_2603826367.log, el nombre se compone del título de incidencia, seguido de un guion bajo y el nombre del archivo que se intentó importar. Se visualiza de esta forma:

La sección marcada en rojo es el número de parte, se tendrá que marcar y copiar, posterior dar de alta la refacción, ya sea directo en el mantenimiento de artículos, o directo en la compra, con el botón de Catalogo.

16. Ya con las refacciones integradas en el maestro de refacciones se vuelve a importar la compra. Con el mismo proceso ya descrito en el punto d).
    

17. Al importar la compra sin Incidentes, te deja la información importada en el detalle de la compra, lista para emitirse.
    

18. Al importar sin incidencias, el archivo original lo elimina de la carpeta de importación y hace un respaldo en la carpeta V:\Temp, con el nombre 2603826367_20190626115716.txt, el nombre se compone, del nombre del archivo más la fecha y hora de importación.