Recepción Activa W32

Versión 23.2.0

Operación

POSTVENTA 

Citas Programadas

Configurar rango de tiempo de Citas Programadas

Con esta mejora es posible configurar el rango de horas a visualizar de las citas programadas.

Se puede definir el número de horas previas y posteriores a la hora actual. De esta forma, se muestran las citas contenidas en ese rango de tiempo

Esta configuración se encuentra en Ajustes de Empresa -> Post-venta.

Puede solicitar esta configuración al departamento de soporte técnico o a su consultor asignado.

Si no se realiza ninguna configuración, por default se muestran 2 horas antes y 2 horas después de la hora actual.

Recepción Activa

Servicio Exprés

Requiere activación

Esta funcionalidad permite generar el proceso de Servicio Exprés solicitado por la marca Toyota.

El servicio exprés, requiere reducir el tiempo de los procesos que se realizan desde que el cliente entrega su automóvil hasta que lo recibe.

Por lo tanto, en Service 360 se generaron los siguientes cambios para los servicios exprés:

5. Las citas exprés se agendan en el calendario con un menor rango de tiempo (configurable)
6. Desde el agendamiento de la cita de recepción, se debe agendar la cita de entrega (el rango de tiempo de la cita de entrega es configurable)
7. En los diferentes módulos de Service 360 se muestran distintivos en las órdenes de Servicio Exprés, para que todo el personal involucrado las pueda identificar
8. En el marcaje de lavado se agregó un contador de minutos cuando se trate de un servicio exprés
9. Se añade un visor que muestra el seguimiento de la orden (para proyectar en una pantalla en la sala de espera).

Citas Programadas Servicio Exprés

Las citas de Servicio Exprés se muestran con el indicador de Exprés.

Recepción Servicio Exprés

Al recepcionar una cita de Servicio Exprés, en la sección Inicio se mostrará activo este indicador. El asesor lo puede desactivar si así lo desea, pero no lo podrá volver a activar.

Desactivar el indicador de Servicio Exprés en la recepción, implica la eliminación automática de la cita de entrega y de los indicadores de servicio exprés en los diferentes módulos.

Al cambiar el tipo de orden a Garantía en la recepción, se desactivará automáticamente el indicador de Servicio Exprés, eliminando la cita de entrega.

En recepciones directas (que no provienen de cita) no es posible activar el indicador de Servicio Exprés (no se muestra).

Validación de información del cliente y vehículo al realizar la Recepción Activa

Se implementó el poder realizar la validación de la información del cliente y del vehículo antes de iniciar la recepción, con esta función si es necesario hacer un cambio ya sea al cliente o la unidad se podrá hacer desde aquí.

La función tiene varias combinaciones.

Obliga a guardar cambios.

No Obliga a guardar cambios.

Desactivado.

Aparte esta mejora se combina con un datosgen que permite modificar clientes, esta puede ser de la siguiente forma.

Datosgen activo, para modificar cualquier cliente solicite password.

Datosgen activo, para modificar cliente de crédito solicite password.

Desactivado, permite modificar a los clientes sin solicitar un password.

Configuración Previa

Dentro de Manejo de Usuarios tenemos que localizar a los Asesores de servicio y Asesor Digital PV, seleccionar al usuario, este proceso es usuario por usuario, ya seleccionado, en la parte inferior se selecciona la opción de Asignar rol

Nos abre la pantalla para signar el rol, seleccionamos el de Administrador de Clientes.

Con esto el usuario podrá dar mantenimiento a los clientes.

Obliga a guardar cambios

1. Primer caso Obliga a guardar cambios con el datosgen activo, para modificar cualquier cliente solicite password.

Al iniciar una recepción activa ya sea que esta venga de una cita o se realice de forma directa, ya seleccionado el cliente y la matrícula, nos abre la siguiente pantalla:

La cual contine los datos del cliente en la sección izquierda de la pantalla, de lado izquierdo se encuentra los datos básicos de la matrícula.

En la parte inferior de la pantalla se encuentra los datos del contacto y el histórico de servicios de la unidad, en la parte inferior se encuentra el botón de Guardar cambios y continuar.

Como vemos en la imagen el botón indica que se tiene que guardar el registro forzosamente, no hay opción de cerrar la ventana, se tiene que guardar el registro. Como está activo el datosgen para modificar cualquier cliente que solicite password, en la parte superior media de la pantalla existe un botón en forma de Candado, para poder modificar a cualquier cliente es necesario oprimir este botón, al hacer esta acción nos solicitará un password para poder hacer la modificación del registro.

Si el password ingresado es incorrecto, nos arrojará el siguiente mensaje:

Y no se habilita la edición, al ingresar la contraseña correcta habilita los campos del cliente y vehículo, en el caso de la unidad se habilitan los campos de Placas, color y combustible.

En dado caso que alguno de los campos obligatorios no contenga información, no permitirá el grabado del registro, al oprimir Guardar cambios y continuar, nos arroja el siguiente mensaje y nos marcará en rojo el campo o campos que hagan falta ingresar y que tengan el valor correcto.

Tenemos que hacer la modificación para poder guardar.

2. Segundo caso Obliga a guardar cambios con el datosgen activo, para modificar clientes de crédito solicite password.

Al iniciar la recepción si el cliente no tiene crédito el botón den forma de candado no se muestra, ya que el cliente no es de crédito.

En este caso se podrá hacer la modificación del cliente sin solicitar algún password, pero las validaciones de los campos obligatorios se mantienen para poder guardar el registro.

3. Tercer caso Obliga a guardar cambios con el datosgen inactivo, permite modificar a los clientes sin solicitar un password, tanto de crédito como de contado.

Al iniciar la recepción si el cliente tiene crédito o no, el botón dé forma de candado no se muestra.

En este caso se podrá hacer la modificación del cliente sin solicitar algún password, pero las validaciones de los campos obligatorios se mantienen para poder guardar el registro.

No Obliga a guardar cambios.

1. Al tener activa la opción de No obliga a guardar cambios, al abrir la pantalla con la información del cliente y vehículo, se podrá cerrar o continuar, pero si está activa la opción del datosgen para modificar cualquier cliente solicite password, se habilitará el candado para introducir la contraseña.

En la parte inferior se habilita el botón de Continuar.

Con esta opción se pueden validar los datos del cliente, si no hay necesidad de hacer ningún cambio se cierra la pantalla con la X o se oprime el botón de continuar, con esto no se hace ningún cambio al registro.

2. Segunda opción de No obliga a guardar cambios, si esta activa la opción del datosgen activo, para modificar cliente de crédito solicite password, se habilitará el candado únicamente para los clientes de crédito, los de contado se deshabilita el botón.

Con esta opción se pueden validar los datos del cliente, si no hay necesidad de hacer ningún cambio se cierra la pantalla con la X o se oprime el botón de continuar, con esto no se hace ningún cambio al registro.

3. Tercera opción de No obliga a guardar cambios, si no está activa la opción del datosgen activo, no habilitará la opción del candado y se podrá modificar cualquier cliente.

Con esta opción se pueden validar los datos del cliente, si no hay necesidad de hacer ningún cambio se cierra la pantalla con la X o se oprime el botón de continuar, con esto no se hace ningún cambio al registro.

Desactivado.

Si está desactivada la opción, la recepción es como hasta ahora, nos muestra la pantalla de la recepción en automático.

Password para modificar clientes de Crédito y Contado

Actualmente al tener activa una configuración en el sistema, si a un cliente de crédito se le realiza alguna modificación solicita un password para realizar esta acción, esta función se amplía a clientes de Contado, al crear ya cualquier cliente y querer hacer la modificación de este solicitará un password

Dependiendo de la configuración que se tenga, que pueden ser las siguientes:

Datosgen activo, para modificar cualquier cliente solicite password.

Datosgen activo, para modificar cliente de crédito solicite password.

Desactivado, permite modificar a los clientes sin solicitar un password.

Datosgen activo, para modificar cualquier cliente solicite password.

Al tener esta configuración y entrar a recepción activa, en la pantalla de inicio se encuentra un botón junto al nombre del cliente, al oprimir este nos abre la ficha del cliente.

Al oprimir el botón de Editar, nos habilita una pantalla en la cual nos muestra los datos del cliente, en esta hay un botón en forma de candado.

Al oprimir este nos solicita un password para poder modificar los datos del cliente, si el password es incorrecto nos envía un mensaje indicando que no se puede realizar la acción solicitada.

Al ingresar el password correcto, nos habilita los campos del cliente para realizar la modificación.

Se hacen los cambios necesarios y se oprime el botón de Guardar. Con esto se actualiza la información del cliente.

Datosgen activo, para modificar cliente de crédito solicite password.

Si tenemos esta configuración, la validación para modificar un cliente aplica nada mas para los clientes de crédito, los clientes de contado se podrán modificar sin solicitar password.

Clientes de Crédito.

Contado.

Desactivado, permite modificar a los clientes sin solicitar un password.

Si no se encuentra la configuración descrita, al modificar cualquier tipo de cliente, no solicitará password y se podrá modificar la información del cliente.

Los formatos de impresión incluyen la serie del documento.

Para la marca GM se implementó al imprimir en los formatos de impresión la serie del documento, tanto los documentos genéricos como los personalizados. Al igual al generar una recepción desde el Kiosco se generan los documentos con la serie.

En dispositivos móviles poder tomar fotos con flash.

Para dispositivos móviles se implementó que al tomar una foto si es un lugar con poca luz, se habilite el flash de la cámara.

Recepciones en Proceso Servicio Exprés

Las órdenes de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Órdenes en Proceso

Se agregó la opción de filtrar por fecha de entrega.

Al ingresar a la opción de Órdenes de servicio el filtro natural es por fecha de entrada, se agregó el filtro de fecha de Entrega, para que se pueda realizar en combinación de la fecha de entrada con la fecha de entrega.

Por ejemplo seleccionamos las órdenes que entraron del día 20 al 22 de diciembre, pero al igual queremos las entregas del día de hoy, seleccionamos 21 de diciembre.

Nos arroja la información de acuerdo con los filtros utilizados.

Órdenes en Proceso, Servicio Exprés

Las órdenes de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Magnetoplano

Agrupación de trabajos en asignación desde Magnetoplano 

Con el objetivo de agilizar la asignación de trabajos desde el Magnetoplano, en la sección Operaciones por Asignar, se creó la funcionalidad de agrupar trabajos de la orden cuando se desea asignar a más de un técnico. 

FUNCIONAMIENTO

Para el uso de esta mejora es necesario ingresar a la Administración del Magnetoplano.

En la sección Operaciones sin asignar, seleccionamos la orden de la que asignaremos los trabajos.

Al quitar la asignación de todos los trabajos a un técnico, aparece el botón Agrupar Operaciones.

Este botón arroja una ventana que muestra todos los trabajos pendientes de la orden, permitiendo seleccionar los que se deseen agrupar para asignar a un técnico.

Una vez seleccionados todos los trabajos que se desean, damos clic al botón Agrupar.

El botón Limpiar quita la selección de los trabajos.

Se genera un bloque que contiene todas las operaciones seleccionadas (debajo se muestran las operaciones de las que se conforma).

De esta forma podemos asignar el bloque de operaciones a un técnico, evitando la asignación una a una. 

En color azul se muestran las operaciones pendientes sin agrupación.

Si reingresamos a la agrupación de operaciones, solo se mostrarán las operaciones pendientes sin agrupación.

Cuando el sistema detecta la existencia de al menos un bloque de operaciones, se muestra el botón Desagrupar operaciones que permite deshacer los bloques generados incorrectamente.

En la ventana que muestra este botón, debemos quitar la selección del bloque para deshacerlo.

Al desagrupar, se vuelven a mostrar todos los trabajos independientes.

CONSIDERACIONES

5. Esta función solo aplica para la sección Operaciones por Asignar
6. Se pueden generar los bloques de operaciones que se deseen
7. Una operación no puede pertenecer a más de un bloque
8. Una vez asignado el bloque a un técnico no se puede desagrupar
9. La agrupación no considera operaciones sin marcaje (tot’s, materiales diversos, lavados y manos de obra sin marcaje).

No permitir asignar dos tiempos muertos en el mismo horario o en el rango del primer tiempo muerto.

Se implementó la mejora para no permitir asignar dos tiempos muertos en el mismo horario o en el mismo rango del primer tiempo muerto.

Ejemplo, tenemos un tiempos muerto en el horario de 5:30 p.m. a 6:58 .m, si queremos asignar un tiempo muerto en el horario de 4:30 p.m. a 7:00 p.m., el sistema no lo va a permitir ya que existe un tiempo muerto en ese rango en que se quiere programar el segundo tiempo muerto.

Aquí se tiene que programar antes, o después, o eliminar el tiempo muerto ya programado, ya que no se va a permitir realizar este proceso.

No permitir asignar tiempos muertos al tener operaciones ya programadas en el rango asignado.

Se implementó la mejora para no permitir asignar tiempos muertos si hay una operación programada en el rango que se quiera programar este.

Ejemplo, tenemos una operación programada a las 6:02 p.m. y concluye a las 6:10 p.m., queremos programar un tiempo muerto de las 5:00 p.m. a las 6:30 p.m.

No se va a permitir hacer esta acción porque está la operación intermedia, aquí se tiene que programar antes, o después, o eliminar la operación ya programada, ya que no se va a permitir realizar este proceso.

Magnetoplano Servicio Exprés

Los trabajos de una orden de Servicio Exprés se muestran con un indicador de Exprés (bandera).

Presupuestos en Proceso

Presupuestos en Proceso Servicio Exprés 

Los presupuestos de Servicio Exprés se muestran en color verde y con el indicador de Exprés.

Marcaje

Marcaje Servicio Exprés 

Los trabajos de una orden de Servicio Exprés se muestran con un indicador de Exprés (bandera).

Planning de Lavado

Planning de Lavado Servicio Exprés 

Los trabajos de una orden de Servicio Exprés se muestran con un indicador de Exprés (bandera). 

Al iniciar el lavado de una orden de Servicio Exprés, en la cabecera se mostrará un contador de minutos del proceso de lavado.

Visor

Visor Servicio Exprés 

Para acceder a este nuevo módulo, es necesario otorgar a un usuario el perfil Visor.

Una vez asignado el permiso, el usuario podrá acceder a esta función desde las opciones generales de usuario.

Entrando en modo Visor, en la sección de Servicio Exprés damos clic al botón Ver.

En este módulo se muestran los trabajos en proceso de las órdenes de Servicio Exprés, el técnico que los está realizando, y el cronómetro que indica el tiempo transcurrido de la operación.

La información de esta pantalla se actualiza cada minuto.

Una vez concluidos los trabajos, desaparecen.

Este visor se puede proyectar en una pantalla en la sala de espera de los clientes, para que puedan visualizar el seguimiento de su vehículo.

General

Al editar clientes no remplazar valores por los de SEPOMEX

Requiere activación.

Al editar clientes, el sistema no remplazará los valores de la dirección cuando detecte que no corresponden con la base de datos de SEPOMEX, solo se mostrará la advertencia.

Los valores que se respetan con la mejora son:

8. Colonia
9. Municipio
10. Estado

Originalmente el sistema remplaza los valores al detectar que son diferentes a los existentes en SEPOMEX.

Afecta todos los módulos web donde se editan clientes.

Elaboro	Modificó	Revisó	Versión del Documento
Horacio Barrientos/ Julio Garcia/ Ismael Reyes		Horacio Barrientos	23.2.0