Recepción Activa W32

Versión 22.1.0

Operación

POSTVENTA 

Recepciones en Proceso

Ordenar las recepciones en Proceso por columna

Dentro de POSTVENTARecepciónRecepciones en Proceso, al mostrar el listado de las órdenes en proceso, se podrá ordenar por cada una de las columnas que se muestran.

Ejemplo, si queremos ordenar por el nombre del cliente, en la cabecera de la columna se oprime con el clic izquierdo del mouse el campo de Cliente, con esto ordenará por orden alfabético y la primera ves es Ascendente, si se oprime por segunda vez, el ordenamiento será descendente.

Este proceso se puede hacer con todas las columnas que se encuentran en la cabecera.

Identificar las Recepciones que tienen Ampliaciones Pendiente de Autorizar

Dentro de POSTVENTARecepciónRecepciones en Proceso, se agrega en la columna de Estatus un nuevo indicador, el cual nos mostrará que recepciones tienen una ampliación pendiente, esto es para que de forma visual se identifique que registros tienen ampliaciones pendientes y le demos seguimiento.

Cambiar propietario de vehículo en alta de recepción 

Esta mejora permite cambiar el propietario del vehículo estando en alta de recepción.

Es necesario activar la mejora desde Ajustes de Empresa.

El usuario debe tener privilegios de Supervisor.

Seleccionamos la sección Postventa.

Activamos el parámetro Cambiar cliente al vehículo.

Puede solicitar esta configuración al departamento de soporte técnico o a su consultor asignado.

Con la mejora activa, en alta de recepciones se mostrará en Inicio el botón Cambio de Propietario.

Al oprimir el botón, podemos buscar al cliente mediante Búsqueda Específica o General:

Búsqueda Específica

Búsqueda General

Al buscar por cualquiera de las 2 opciones (en el ejemplo Búsqueda General).

El sistema muestra las coincidencias encontradas ordenándolas de manera descendente por porcentaje de coincidencia. En caso de que el cliente no exista, se puede crear.

Se pueden presentar 2 escenarios:

2. Seleccionar cliente existente
3. Registrar nuevo cliente

SELECCIONAR CLIENTE EXISTENTE

En caso de que el cliente se muestre en las coincidencias, basta con seleccionarlo y guardar.

Al guardar, se muestra un aviso de confirmación para realizar el cambio.

Al continuar, se realiza el cambio de propietario del vehículo y en la recepción.

REGISTRAR NUEVO CLIENTE

Cuando el cliente no existe procedemos a crearlo con el botón Registrar Nuevo Cliente.

Al oprimir el botón se muestra la ventana para capturar sus datos.

Capturamos los datos del cliente y guardamos.

Se mostrará un aviso de confirmación para realizar el cambio.

Al continuar, se realiza el cambio de propietario de vehículo y el cliente en la recepción.

Poder cambiar la pirámide cuando se tiene limitado el uso de pirámides.

Dentro de POSTVENTARecepciónRecepciones en Proceso, al crear una nueva recepción, se ingresa la pirámide y pasamos a Trabajos a Realizar, sí tuvimos un error en la pirámide, nos podemos regresar a Inicio y hacer la corrección de esta.

Se ingresa una pirámide en la pantalla de Inicio.

Pasamos a Trabajos a Realizar.

Regresamos a Inicio y hacemos la modificación de esta, ahora ya lo permite, con la versión anterior no se podía realizar este cambio.

Este proceso se puede hacer en cualquier pantalla en la que nos encontremos, siempre y cuando no se emita la recepción activa.

Poder visualizar los técnicos que intervienen en la orden al emitir los formatos.

Al realizar una cita, en esta se cargan operaciones de mano de obra, estos trabajos se pueden asignar a más de un mecánico, al realizar la recepción de esta cita e imprimir los documentos, en el campo de Mecánico, se plasmarán los técnicos involucrados en la orden de servicio.

Para que se puedan visualizar, es necesario solicitar al departamento de sistemas o a soporte técnico, para que se realice el mapeo de los técnicos.

Manejar formatos de impresión por empresa.

Al imprimir los documentos en la versión anterior, los formatos personalizados en específico, no había forma en que se tuviera uno por empresa, tomaba un solo formato, ya que no se podía identificar a que empresa pertenecía este.

Se ha implementado el poder manejar los formatos personalizados por empresa, con esta mejora si los contratos o parte del texto del formato es diferente por empresa se podrá manejar ya sin problemas.

Empresa Principal.

Sucursal “A”.

Sucursal “B”.

Para su configuración es necesario solicitar al departamento de soporte.

Mantenimiento a Motivos de Rechazo en las Ampliaciones de OR.

Por medio de una tipificación, al momento en que se va a autorizar o rechazar un trabajo, el cliente o el asesor de servicio pueden rechazar definitivamente los trabajos; al momento en que se hace este proceso en una Ampliación de OR, se pueden seleccionar los motivos de rechazo de acuerdo con lo que previamente se allá configurado, se podrán agregar o eliminar los valores que ya se tenían configurados.

Para esto se tiene un mantenimiento a estos valores, en los que se podrán agregar o eliminar los registros configurados.

Al momento en que entramos a una Recepción Activa, nos vamos a la opción de Aceptación de trabajos, si la ampliación no está aceptada nos muestra en la columna de Rechazar, el botón habilitado de Rechazar trabajo.

Al oprimir este botón nos mostrará los motivos de Rechazo definitivos.

Como se puede observar en la imagen, en los motivos de rechazo se muestran más de los que se tenían configurados, esto ya que se les dio mantenimiento.

Para poder dar mantenimiento a estas es necesario solicitarlo a su departamento de sistemas o a soporte técnico.

Vista 360

Mantenimiento a Motivos de Rechazo en las Ampliaciones de OR 

El proceso es el mismo, en este caso lo que cambia es que se envía la Vista 360 al cliente, el cliente entra a esta, en la vista 360 el cliente tiene la capacidad de aceptar o rechazar los trabajos, en este caso si es un rechazo definitivo nos mostrará las mismas opciones previamente configuradas.

Presupuestos en Proceso

Identificar que usuario da de alta una Ampliación de OR.

Aquí se realizan dos mejoras, la primera es que en modo lista se muestren los técnicos involucrados en la recepción activa en una sola línea, ya que en la versiones anteriores se visualizaban tantos registros de la misma recepción como mecánicos se tenían en la orden involucrados.

La segunda mejor incluida es dentro del presupuesto, en el apartado de las ampliaciones, identificar que usuario es el que creo esta ampliación, se agrega una columna llamada Creada por, en la cual se plasma el usuario que dio de alta esta.

Con esto sabemos con quien dirigirnos para cualquier duda o aclaración de esta.

Poder ver el estado de los presupuestos de forma simple para los usuarios

Agregar el campo de “Estado Presupuesto” en los filtros de la vista “Presupuestos en Proceso”

Los valores para el filtro serán los siguientes:

6. Por Cotizar
7. Cotizado Parcialmente
8. Cotizado
9. Aceptada
10. Aplazado
11. Rechazado

Para diferenciar de forma visual, cada uno de los estados del presupuesto se le cambio el color de fondo del botón del presupuesto:

Los estados de Por Cotizar, Cotizado Parcialmente y Cotizado aplican al estado general del presupuesto.

Los estados Por Cotizar, Por Autorizar, Aceptada, Aplazado y Rechazado aplican a los ítems(refacciones) de cada presupuesto que se encuentran en las ampliaciones y se mostrará además del color de fondo un numero con el número de ítems con ese estatus.

En la imagen de ejemplo se interpretaría de la siguiente forma:

Ej. 1 para la orden #103005 los indicadores son los siguientes:

Esto quiere decir que las refacciones de esta orden ya fueron cotizadas (color negro de fondo del botón de presupuesto) pero solo 30 han sido Aceptadas, 19 han sido aplazadas y 10 rechazadas.

Ej. 2 para la orden #10297 los indicadores son los siguientes:

 

Esto quiere decir que la orden esta parcialmente cotizadas (color morado de fondo del botón de presupuesto) y tiene 39 refacciones que han sido aplazadas y 25 por cotizar.

Esto también se ve en el detalle del presupuesto:

Magnetoplano

Reservar Tiempos Muertos a los Técnicos.

Dentro del Magnetoplano se ha implementado el poder reservar tiempos muertos para los técnicos.

Entramos a POSTVENTAMagnetoplano Taller, aquí nos mostrará los Magnetoplanos que tengamos configurados.

Para poder reservar un tiempo muerto, es necesario entrar al magnetoplano como Administrador.

Nos muestra el magnetoplano con los técnicos que lo integran, para poder reservar un tiempo muerto, es necesario oprimir el clic izquierdo del mouse, con esto nos mostrará dos opciones, Tiempos muertos y Asignar operaciones.

Se oprime la opción de Tiempos muertos, con esto nos abre una pantalla en la que tenemos que seleccionar que tipo de tiempo muerto vamos a asignar.

Ya seleccionado el tipo de tiempo muerto, seleccionamos fecha y hora de inicio y fecha y hora de fin.

Para guardar la fecha y hora de inicio y fin, es necesario oprimir el botón de Hecho. Ya con el tipo de tiempo muerto y las fecha de inicio y fin, se oprime el botón de Reservar, con esto se registra el tiempo muerto en el magnetoplano.

Los tiempos muertos se pueden reservar por horas o por días, dependiendo de que tipo de tiempo muerto se vaya a reservar.

Asignar Operaciones a los Técnicos.

Se implementó en el magnetoplano el poder asignar Trabajos Pendientes y Trabajos sin asignar.

Operación General.

Para habilitar esta opción se oprime el clic izquierdo del mouse en la línea del técnico que queremos asignarle los trabajos, nos mostrará la pantalla donde podemos asignar tiempos muertos y asignar operaciones.

En esta pantalla nos muestra los Trabajos Pendientes y Trabajos sin asignar, pero en la parte superior de esta pantalla, esta la opción de Filtrado de datos, estos son criterios de búsqueda para localizar las órdenes. Se puede buscar por Numero de Orden, fecha entrada y fecha entrega, por cualquiera de estos 3 filtros podemos localizar la información. 

Si el técnico tiene varias órdenes pendientes y queremos localizar una en específico, en el campo de Número de Orden se ingresa el valor y se oprime el botón de Buscar, con esto localizará la orden, ejemplo quiero asignar los trabajos de la orden 102997, ingreso este valor y se oprime buscar, con esto nos traerá las operaciones que tiene esta orden, tanto las que están pendientes como las que están sin asignar.

Esta orden tiene trabajos asignados al mecánico seleccionado y también tiene trabajos sin asignar.

Operaciones Pendientes:

En este apartado se mostrarán las operaciones que tiene asignadas el técnico pero que no han sido adjudicadas para su marcaje. Ejemplo, tenemos una orden de reparación, desde W32 se asignó el técnico pero no se le asignan los trabajos en el marcaje. Desde el magnetoplano, en la línea del técnico se da clic izquierdo del mouse y nos habilita la pantalla para seleccionar Tiempos Muertos o Asignar Trabajos, seleccionamos Asignar Trabajos y nos abre la pantalla lateral izquierda, localizamos la opción de Trabajos Pendientes.

Nos abre la pantalla de la barra lateral derecha, donde podemos visualizar la opción de Operaciones por asignar, dentro de estas se localizan los Trabajos Pendientes.

Si es necesario se hace la búsqueda de la orden, ya localizada, de lado derecho de la orden está un botón deshabilitado en la columna de Mostrar Operaciones.

Para asignar las operaciones se habilita este botón, con esto nos mostrará en la parte superior de la pantalla en color verde, los datos de la orden.

En la parte superior de la descripción de la orden, está un botón Habilitado con el nombre de Asignar todos los trabajos a un técnico, esta opción en si es para cuando vas a adjudicar los Trabajos no atendidos, ya que si es un trabajo pendiente ya tiene asignado un técnico, que es el que ya seleccionaste previamente. El funcionamiento en Trabajos Pendientes si deshabilitas el botón, te mostrará los trabajos que se tienen Pendientes de esa orden al técnico seleccionado.

En este caso nos muestra 2 trabajos, estos se pueden asignar ya sea uno por uno si es que es necesario hacerlo, o con el botón habilitado asignar todos los trabajos al técnico.

Para asignar el trabajo, únicamente se arrastra esté al horario deseado.

Con esto quedará programado.

Si por error se quiere asignar un trabajo pendiente a otro técnico, no se podrá realizar esta acción, ya que se tienen que asignar al técnico que seleccionamos, en este caso, nos enviará un mensaje el sistema indicando que no se puede hacer esta operación.

Te indica a que mecánico pertenecen, esto significa que se tiene que asignar estos trabajos al técnico seleccionado.

Trabajos sin Asignar.

Estos son trabajos que se han cargado en las ordenes de reparación, pero estos trabajos no tienen un técnico asignado.

El funcionamiento es el mismo prácticamente que Trabajos Pendientes, la diferencia es que estos trabajos no están asignados aún y se pueden asignar a cualquier mecánico.

Los filtros son iguales, se puede buscar por cualquiera de los 3 criterios, al habilitar el botón que se encuentra en el registro de la orden, nos muestra la información de esta en la parte superior, si deshabilitamos el botón de Asignar todos los trabajos a un técnico, nos muestra los trabajos de esa orden.

En este caso se pueden asignar los trabajos a diferentes técnicos, ya que no tiene ninguna asignación previa. En este ejemplo arrastramos el primer trabajo a Alberto.

El segundo a Ernesto.

Con esto se asignaron los trabajos a diferentes técnicos, esto porque las operaciones no tenían mecánico cargado.

Agendar tiempos muertos a Asesores

Se creó la funcionalidad de agendar tiempos muertos a los asesores dentro del Calendario de Citas, con el objetivo de evitar agendamiento de citas en ese rango de tiempo.

Esta funcionalidad permite al Gerente de Servicio o Asesor: agendar, modificar o eliminar tiempos muertos dentro del calendario de citas, por lo que a partir de esta versión, tendrán visible el módulo Calendario de Citas Servicio dentro de la sección POSTVENTA.

Los usuarios con perfil Asesor digital PV (citas de servicio) también pueden operar esta funcionalidad en el Calendario de Citas (siempre han tenido visible este módulo). 

FUNCIONAMIENTO

7. AGENDAR TIEMPO MUERTO

Dentro del calendario de citas debemos dar clic a un horario disponible, o si se prefiere, se puede sombrear el rango de tiempo deseado sin soltar el botón del mouse.

Se muestra la ventana en donde indicaremos el motivo del tiempo muerto, además de poder definir el rango de tiempo exacto. Damos clic al botón Reservar para asignar el tiempo muerto.

En el calendario se muestra el tiempo muerto agendado.

8. MODIFICAR TIEMPO MUERTO

Para modificar un tiempo muerto debemos reducir o ampliar con el mouse la cinta agendada.

Esto mostrará la ventana para seleccionar un motivo diferente o cambiar el rango de tiempo.

Al guardar los cambios, se mostrará en el calendario con el nuevo motivo y/o rango de tiempo.

9. ELIMINAR TIEMPO MUERTO

Para eliminar un tiempo muerto basta con dar clic a la cinta agendada que se desea eliminar.

Se mostrará una ventana con el detalle del tiempo muerto y la opción de eliminar, damos clic al botón para realizar dicha acción.

Al eliminar el tiempo muerto desaparece del calendario.

CONSIDERACIONES

10. Por defecto vienen precargados los siguientes motivos de tiempos muertos:

Si se desea agregar, quitar o modificar algún motivo, se debe solicitar esta configuración al departamento de soporte técnico o a su consultor asignado.

11. Se pueden agendar tiempos muertos por largos periodos de tiempo (sin límite).

12. No se pueden agendar tiempos muertos en días anteriores.

13. No se pueden agendar tiempos muertos antes del horario actual.

Status Área Postventa

Análisis de estatus de la OR en Toyota Kodawary

Se solicitó por parte del concesionario de Toyota, poder consultar de forma visual el estatus de una orden de servicio, donde a través de códigos de colores e iconografía, se pueda identificar el estatus de la orden de servicio y en qué proceso se encuentra.

Para los estatus de las órdenes de servicio, se manejarán los colores y estatus configurados en el Planning, en la tabla CNFSITALLER:

La información que muestra este visor es la siguiente

12. Fecha de entrada
13. Fecha de salida
14. Cliente
15. Modelo
16. Color
17. Placas
18. KM
19. # Cita
20. # Recepción
21. # Orden
22. Trabajos a Realizar
23. Estatus

2. Indicador de reparación repetida
3. Indicador si tiene presupuesto

3.   Por cotizar
4.   Refacción Pendiente de cotizar
5.   Cotizado

4.  Indicador de control de calidad
5.  Indicador de lavado

Acciones:

1. Exportar a Excel 

2. Calendario (muestra calendario con carga de trabajo de taller, lo toma del parámetro de empresas "Visualizar carga de taller en calendario de citas”)

3. Filtros (filtro por estatus, placas y cliente)

4. Empresa (filtro de empresa donde se pueden seleccionar varias empresas, se refresca la información seleccionando las empresas y el día que se quiere consultar)

Kiosco

Ajustes en los botones dentro del Kiosco.

Se realizó un ajuste en las diferentes pantallas del Kiosco, esto para que los botones no se desfacen dentro de la pantalla, en la versión anterior, al realizar la búsqueda de la matrícula y la creación de la recepción, los botones quedaban muy abajo y tenías que desplazarte hacia abajo con la barra lateral del explorador. En esta versión se hace el ajuste a las pantallas para que no tengan que desplazarse en las diferentes opciones.

Elaboro	Modificó	Revisó	Versión del Documento
Horacio Barrientos		Horacio Barrientos	22.1.0