Recepción Activa W32

Versión 21.0.3

Operación

Contenido

Recepción

Mejoras Versión 21.0.3

Citas Programadas 

Visualizar las citas de todos los asesores (fijo)

Esta función es opcional. 

Al activar está mejora, el parámetro VISUALIZAR TODOS LOS ASESORES estará siempre activo.

Aun ampliando el rango de fechas de las citas aparecerá siempre activo (se puede deshabilitar si se requiere).

Nueva recepción

Botón adicional en la recepción para ir a portal de la marca

Esta función es opcional. 

Se puede añadir un botón en la recepción, que servirá para abrir una URL que se configure.

Al darle clic al botón te abre una pestaña adicional en el navegador con el sitio web configurado

Recepciones en proceso

Firma agrupada de documentos

Esta función es opcional. 

Actualmente se le solicita al cliente firmar cada uno de los formatos que se generan en una recepción.

Con la intensión de que el cliente no firme tantas veces, se creó la mejora para que solo se tenga que firmar una vez, y esta firma se aplique para todos los documentos o solo los que se deseen.

Con está funcionalidad, al llegar a la última sección de la recepción CREAR ORDEN, saldrá una ventana en la cual indicaremos para que documentos aplicará la firma de la recepción general.

Podemos seleccionar todos los documentos o solo los que se deseen.

Firmamos la orden y guardamos:

En la sección de firmas aparecen todos los documentos firmados, los botones cambian su nombre al VOLVER A FIRMAR por si fuera necesario:

Si oprimimos el botón VOLVER A FIRMAR de cualquier documento, nos vuelve a mostrar la opción de seleccionar los documentos que afectara esta nueva firma.

Cierre Automático de documentos en Recepción Activa.

Se implemento que al momento en que una Recepción Activa generada desde Web, al momento en que se Termina esta desde el DMS, deshabilite algunos botones en la recepción activa en la sección de firmas para no volver a generar el documento ya que la OR ya fue terminada y concluidos todos los Checklist.

Entramos a una recepción activa dentro de WEB, nos vamos a la sección de Firmas, en esta sección se crea la firma de cliente y posterior Generamos el documento.

Ya generados los documentos nos muestra la pantalla con todas las opciones posibles, que son Previsualizar el Formato, Volver a Firmar, Enviar, descargar, Imprimir Formato, Volver a generar y Llamada al cliente.

Posterior nos vamos al DMS, Hojas de trabajo y localizamos esta orden, traspasamos los trabajos a la pestaña de Operaciones y las refacciones a la pestaña de Refacciones, ya con todos los trabajos finalizados y las refacciones traspasadas, se procede a Terminar la orden.

Al terminar la Orden desde el DMS deshabilita algunos botones en la Recepción Activa en WEB, únicamente deja activos los botones de Enviar, Descargar, Imprimir Formato y Llamar al cliente.

Con esto se evita que los documentos que provienen de un Checklist nos sean ya modificados, únicamente se podrán realizar las funciones que están activas.

Puntos marcados en rojo en Checklist, se genere una Aplicación de OR

Al realizar el llenado del Checklist, ya sea desde Recepción Activa o desde el Marcaje, y marcar un punto en rojo, solicitara autorización para poder crear una ampliación de OR, únicamente con el título y el titulo con que se crea es el del punto marcado en el Checklist. Tiene que ser únicamente con recepciones ya emitidas, no aplica al realizar una nueva recepción.

Para que se pueda crear de forma automática la Ampliación de la OR, es necesario entrar al Checklist y configurar un parámetro.

Entramos a Ajustes de ConcesionarioGeneralMantenimiento de Checklist, nos muestra todos los Checklist creados.

Por ejemplo en el Checklist de Inspección en Citas Servicio, este va a generar Ampliación de OR, al editar este nos muestra la pantalla general del Checklist, en la parte media de la pantalla nos muestra un Check el cual tiene por título Generar Ampliaciones Automáticas.

Si queremos que este Checklist genere ampliaciones de OR de forma automática, es necesario marcar este check. Otra condición es que los Ítems sean de tipo Semáforo.

Service 360.

Para poder generar de forma automática la ampliación de la OR, en el caso de Service 360, es necesario estar en la opción de POSTVENTARecepciónRecepciones en Proceso, entrar a una de las ampliaciones e irnos a la sección de Checklist, en este caso el que se configuro fue el de Inspección en Citas Servicio, como se ve en la imagen de abajo el ítem de Frenos es el que tiene el tipo de campo como semáforo.

Al marcar el check de color Rojo nos mostrara una pantalla en la cual nos indica que se generara una ampliación de OR, si se oprime el botón de OK generar de forma automática la ampliación, únicamente con el título del punto seleccionado.

Al oprimir el botón de OK nos envía un mensaje indicando que la ampliación fue guardada correctamente.

Si nos vamos a la sección de Aceptación de trabajo, nos muestra esta ampliación sin importe y sin detalle, ya que viene de un Checklist.

Para poder integrar los componentes a cotizar es necesario que el personal de refacciones y el asesor de servicio o jefe de taller, entren a Trabajo a Realizar y complementen las operaciones y refacciones que integran esta ampliación.

Si por cualquier motivo en el Checklist se desmarca el check en color rojo de tipo semáforo, y esta ampliación aún no ha sido autorizada, aplazada o rechazada por el cliente, nos envira un mensaje indicando que se eliminara la ampliación de la OR.

Dentro del Checklist marcamos el check de color verde o amarillo, nos muestra la siguiente pantalla:

Si se oprime OK elimina la ampliación de la sección de Aceptación de trabajo y de la Orden de reparación dentro del DMS.

Si la Ampliación de OR fue ya autorizada por el cliente, aplazada o rechazada no permitirá desmarcar el check de color rojo, ya que el cliente ya tuvo interacción con esta ampliación.

Marcaje.

Para poder generar de forma automática la ampliación de la OR, en el caso de marcaje, el técnico tiene que entrar al módulo de Marcaje, localizar la operación la cual va a trabajar y dar un clic, con esto se habilitan las opciones de ese trabajo. Se oprime el botón de Checklist.

Nos abre la pantalla para hacer el llenado del Checklist, nos posicionamos en el punto que requiere generar una ampliación y marcamos el check de color Rojo con tipo de campo semáforo, al marcarlo nos muestra el siguiente mensaje:

Al oprimir OK nos muestra el mensaje de que se guardó la ampliación correctamente.

Si revisamos la recepción dentro de service 360, vemos que la ampliación ya está integrada para que se complementen los trabajos y refacciones.

Se realiza el mismo proceso, y las mismas validaciones que ya se describieron con la operación de Service 360.

Fotografías Asociadas a un punto Rojo se incluyan en la ampliación y sean visibles en Vista360

Al realizar el llenado del Checklist, ya sea desde Recepción Activa o desde el Marcaje, y marcar un punto en rojo, en este momento se pueden agregar fotos y videos. Después de que se marca un punto Rojo en el Checklist nos indica que se generará una Ampliación de OR, después de mostrar los 2 mensajes se agregan las fotos y video en su caso.

Concluyendo de agregar las fotos y videos, nos vamos a la opción de Trabajo a Realizar y vemos que tenemos la Ampliación de OR, se agregan las refacciones y operaciones necesarias y se guarda.

Al igual en esta sección en el botón de Para Cliente si se oprime este botón, nos muestra la opción de Mostrar Medios, en la parte inferior de la pantalla nos mostrará las fotos y videos tomados desde el Checklist.

Ya guardada la ampliación, nos vamos a la opción de Aceptación de trabajo, aquí enviamos la notificación al cliente de la Vista 360 para su aceptación o rechazo de la misma, esto con el botón de Enviar Notificación.

El cliente con el correo o SMS que le llega tiene una URL para poder acceder a la Vista 360. Ingresa a la vista 360 y en la parte superior de la pantalla visualiza la Ampliación de la OR, y en la parte inferior de la pantalla se muestran los Medios, en este caso se posiciona en la operación que va a autorizar y oprime el botón de Mostrar Medios.

Al oprimir este botón nos despliega las fotos y videos tomados desde el Checklist marcado como Rojo.

Poder enviar Notificaciones por Sección desde el DMS

Por medio de una configuración en la cual se definen que tipos de ordenes de servicio enviaran notificaciones al momento en que se crea la Orden o al momento en que se finaliza esta. Con esto cada concesionaria definirá los tipos de orden que enviaran las notificaciones, para la configuración es necesario contactar a soporte técnico de W32 o con el departamento de sistemas.

Permitir tomar fotos continuamente.

Al tomar fotos con un dispositivo móvil era demasiado tardado ya que se tenía que oprimir el botón de la cámara, se toma la foto, ya con la foto se oprime el botón de Aceptar y posterior guardar, esto se tenía que estar haciendo con cada foto que se toma.

Se implemento una mejora en la cual, si el dispositivo tiene cámara, se mostrará un modal en el cual se podrán capturar múltiples imágenes.

Si el dispositivo tiene 2 cámaras, el botón para cambiar entre frontal y trasera se activa y permite este cambio. 

Tras capturar una o varias imágenes, se activa el botón con el iconito de imágenes y se muestra una “galería” en donde se podrán revisar las imágenes y omitir las imágenes que no se deseen cargar.

Una vez que se tienen las imágenes seleccionadas, se presiona el botón “Guardar” y las imágenes se suben a la Recepción que estemos realizando esta acción. Éstas se pueden visualizar desde el cuadro de multimedia, como el resto de las fotos, videos o notas.

Si el dispositivo no cuenta con alguna cámara, se mostrará igual que siempre, el modal desde el cual se puede cargar una única imagen.

Generar los PDF´s al emitir la Orden de servicio.

Al momento en que se emite una Recepción Activa y esta genera la orden de reparación, de forma automática se generan los PDF’s, la orden de reparación y los formatos de Checklist que se tienen configurados. Únicamente se generarán de forma automática los Checklist que en su configuración pertenezcan a Recepción activa, los que estén configurados para Citas no se generan automáticamente, estos se tienen que generar de forma manual.

La recepción puede venir de una cita o directo crear una recepción activa, en la opción de Firmas no se generan los documentos, nos vamos a Orden de Trabajo y guardamos la recepción.

Al guardar hace la creación de la orden y nos indica que fue creada con éxito, posterior al usuario le llegara una notificación para indicarle que documentos fueron creados con éxito, si alguno no se pudo crear nos indicara también en la notificación para que se cree de forma manual.

Como se ve en la imagen en la sección de Firmas los documentos de Inventario y Puntos de Seguridad aún no están creados, el Checklist de Inspección en Citas Servicio no se va a crear porque este está identificado con la sección de Citas.

Si se oprime el botón de la notificación, nos mostrara una lista de los documentos que fueron creados y si fue exitosa su creación.

Si se da clic izquierdo del mouse en la notificación, nos lleva al registro de la recepción y nos mostrara que los documentos ya fueron creados, como se sabe que ya están creados porque nos habilita las opciones de Previsualizar Formato, Enviar, Descargar, Imprimir Formato, Cerrar Formato y Volver a generar.

En caso de que el documento no se allá podido generar nos enviara el siguiente mensaje:

Error al generar el documento Inventario para la recepción No. 1678.×

Ha habido un error al generar el PDF para el documento Inventario para la Recepción No. 1678. Se puede generar manualmente desde la sección de firmas.

En ese caso nos vamos al documento y se oprime el botón con el nombre de Generar Documento, con esto se podrá generar sin problemas.

Esta mejora aplica tanto para ordenes de tipo normal y garantías y es por empresa.

Impresión de formatos desde web

Ahora al terminar una recepción el sistema direccionará a la sección FIRMAS, esto con la intención de poder imprimir los formatos si se desea. 

Una vez generados los formatos, se añadió la funcionalidad de poderlos imprimir.

Fecha y kilómetros de la próxima visita al finalizar orden

Al tener activa la mejora de poder terminar ordenes de servicio desde Service 360, ahora se mostrará la ventana de fecha y kilómetros de la próxima visita al momento de dar clic al botón

De Igual forma que en Multimarca W32 en esta ventana los valores son editables, y si se desea, el sistema puede generar estos valores de forma automática con la configuración de la tabla kilómetros, a la que se puede acceder desde Multimarca entrando a cualquier orden de servicio -> pestaña opciones -> kilómetros:

Marcaje

Tiempo mínimo para Finalizar Operaciones

Por medio de un parámetro se ha implementado el no poder finalizar operaciones antes del tiempo estipulado, en este ejemplo se configuro que no se puedan finalizar operaciones antes de los dos minutos, si intentamos finalizar la operación antes de este tiempo nos enviara el siguiente mensaje:

Ya pasando el tiempo que se tiene configurado, en este caso 2 minutos, la operación ya se puede finalizar.

Asignación de trabajos desde Marcaje 

Esta función es opcional. 

Con la activación de esta mejora, el mecánico podrá asignarse trabajos pendientes de las ordenes que haya dado de alta su ASESOR ASOCIADO. 

Para su utilización es necesario asignar un asesor a cada uno de los mecánicos desde multimarca.

La configuración se realiza en el Mantenimiento del Mecánico u Operario -> pestaña superior Asociar Asesor.

Una vez que el mecánico ya tiene asignado su asesor, entramos al marcaje web y se visualiza un nuevo botón TRABAJOS SIN ASIGNAR.

Al oprimir este botón se muestran solo las órdenes que fueron dadas de alta por su asesor asociado y además tienen trabajos pendientes de asignar.

Al dar clic a cualquier orden nos muestra únicamente los trabajos pendientes de asignar, esta información es la misma que en multimarca w32.

Adicional a los trabajos está el botón ASIGNAR, este botón se encarga de asignar los trabajos al mecánico e iniciar el primero del listado.

Al oprimirlo nos muestra un mensaje de confirmación.

Al confirmar, nos lleva a la ventana principal del marcaje (Trabajos Asignados), donde nos muestra los 2 trabajos asignados y el primero de ellos iniciado (en color verde agua).

De igual forma en Multimarca W32 vemos los trabajos asignados y el primero iniciado.

En el calendario del mecánico también se reserva el tiempo, en el caso de los trabajos iniciados los muestra en color verde agua (trabajo en proceso).

Una vez que el mecánico ha terminado el trabajo procedemos a finalizarlo.

Al oprimir el botón finalizar nos muestra 2 opciones: Finalizar y Finalizar Varias.

Al seleccionar la opción finalizar

Únicamente termina el trabajo que se encontraba iniciado. Con esta opción se tienen que iniciar y terminar los trabajos uno a uno.

Al utilizar la opción Finalizar Varias 

Nos permite seleccionar los trabajos que deseamos terminar. En esta ventana muestra únicamente los trabajos pendientes de la orden de servicio que tiene asignados el mecánico.

Después de dar clic al botón Finalizar Operaciones, ambos trabajos aparecen finalizados en el marcaje.

Al consultar en Multimarca W32, tanto en la orden de servicio como en el calendario del mecánico aparecen los trabajos finalizados.

Hay trabajos que se deben excluir del marcaje del mecánico ya que él no los realiza, como son: TOT’s, Materiales Diversos y Lavado. 

Para excluir este tipo de operaciones el sistema se basa en parámetros del Mantenimiento de Manos de Obra de Multimarca W32.

EXCLUIR TRABAJOS EN OTRO TALLER:

Estando en el mantenimiento de manos de obra u operaciones, existe un parámetro llamado Trabajo Externo, al estar habilitado este parámetro, Service 360 lo excluirá y le asignará el mecánico sin pago.

EXCLUIR MATERIALES DIVERSOS:

En el mantenimiento de manos de obra u operaciones se creó un parámetro llamado EXCLUIR DE MARCAJE, al estar este habilitado, Service 360 lo excluirá y le asignará el mecánico sin pago. También se pueden excluir trabajos sin asignar mecánico.

 

EXCLUIR LAVADO:

En el mismo mantenimiento se creó un parámetro con nombre LAVADO, al estar habilitado Service 360 lo excluirá.

 

Al hacer estas configuraciones, en multimarca W32 se aprecia que los TOT’s y MATERIALES DIVERSOS se asignan al mecánico sin pago, y los que tengan habilitado el check de excluir marcaje o lavado no se les asigna mecánico.

Service 360 sabe cuál es el mecánico sin pago y los materiales diversos por una configuración adicional que se hace en el portal web, esta configuración la realiza el consultor de W32.

Mejoras Versión 21.0.2 Integradas

Campo de Comentarios se posiciona en un lugar más visible.

Para una mejor visualización de los comentarios que se ingresan ya sea desde la Cita o al crear una Recepción Activa, el campo de comentarios se integra a la pantalla media de Inicio en la Recepción Activa.

Al crear una cita en la sección de trabajos en el campo Comentarios de El Cliente reporta, se ingresan las observaciones que el cliente nos indica.

Se concluye con la creación de la cita, posterior entramos a POSTVENTACitas Programadas y creamos la Recepción del vehículo al cual se le realizo la cita, al iniciar la recepción en la parte media de la pantalla se visualizan los comentarios del cliente

Se emite la recepción, posterior entramos a la orden ya creada y en la pantalla de Inicio, se visualizan los comentarios.

Dentro de POSTVENTACitas Programadas, se crea una nueva Recepción, en la pantalla de Inicio en la parte media de la pantalla se visualiza el campo de Comentarios.

Se crea una cita Rápida, se ingresan los datos del cliente y se ingresan los comentarios.

Se crea la cita y nos vamos a POSTVENTACitas Programadas e iniciamos la recepción, en la sección de Inicio se visualizan los comentarios del cliente:

Si revisamos la recepción ya creada visualizamos los comentarios en la Orden ya creada en la sección de Inicio.

Homologar opciones de Cita/Citas Rápida 

Para homologar opciones se ha eliminado del menú lateral izquierdo la opción de Cita Rápida, este se integró dentro de CRM POSTVENTACitas, en la parte superior derecha de la pantalla existe un nuevo botón llamado Crear Cita Rápida.

Al oprimir esta opción nos habilita la cita Rápida como lo hace la opción del menú lateral izquierdo de Crear Cita Rápida.

Con esto se unifica en un solo sitio la creación de las citas, tanto las normales como las citas rápidas.

En la creación de la Cita, al ingresar los datos de la matricula nos devuelve los resultados de la información ingresada, las etiquetas del menú lateral derecho cambiaron, ahora tienen el título de Cita con Pre-orden, y Cita sin Pre-orden.

Al realizar la búsqueda por nombre del cliente, con el resultado de la información seleccionamos un registro con el clic izquierdo del mouse, nos muestra la lista de vehículos asignados al cliente, en el menú lateral derecho las etiquetas cambiaron su título por Cita con Pre-orden, y Cita sin Pre-orden

Al crear una cita y después de ingresados los datos del cliente este no se localiza en la base de datos, nos mostraba en automático la pantalla para dar de alta al cliente, se implementó una pantalla en la cual el usuario puede escoger dar de alta la cita rápida o crear un nuevo cliente.

Si seleccionamos la opción de Alta de cita rápida nos abre la pantalla para crear la cita rápida sin el alta del cliente.

Si en lugar de crear la cita rápida seleccionamos la opción de Crear nuevo cliente, nos habilita la pantalla para dar de alta al cliente como se venia haciendo antes de poder dar la opción de crear cita rápida.

El proceso del alta del cliente es como ya lo conocemos.